Conditions Générales Relatives à Clearnox

1. Objet et champ d’application

Les conditions et modalités suivantes constituent les Conditions Générales (« CG Clearnox ») et s’appliquent au service Clearnox commercialisé par ClearFacts SRL, sous la marque « Clearnox SAAS Solution » («le Service»). Le Client souscrit au Service en signant le formulaire d’abonnement (« FA », qui forme avec les CG Clearnox, le « Contrat »).

Le Service est commercialisé par ClearFacts SRL, une société immatriculée à la Banque- Carrefour des Entreprises de Bruxelles (Belgique) sous le numéro BE 0539.930.110 et dont le siège social est situé Boulevard de l’Impératrice 13-15, 1000 Bruxelles, Belgique (« ClearFacts »).

En souscrivant au Service Clearnox, le Client déclare, avant de conclure un accord avec ClearFacts, qu’il a lu et accepté les présentes conditions générales (« Contrat »).

2. Objet

2.1 Le Service offre une plateforme qui assure le suivi des factures impayées, permettant aux utilisateurs de gérer et d’automatiser le recouvrement et la relance des créances.

2.2 Le Service permet à l’utilisateur de gérer les factures et les relations avec les débiteurs correspondants par le biais de rappels et de paiements. Cette gestion s’effectue de la manière suivante :

• L’utilisateur communique les informations nécessaires au fonctionnement du Service via les outils et interfaces mis à disposition par ClearFacts. Ces informations comprennent, sans que la liste soit exhaustive :
  • le détail des sommes dues (numéro de document, date d’émission, montant, tiers, date d’échéance, date de prévision de paiement, etc.)
  • les détails des paiements
  • les coordonnées de ses débiteurs
  • les derniers rappels envoyés en dehors de la plateforme
  • les messages à envoyer à ses débiteurs
  • les modalités de relance de ses débiteurs

Le Service offre les fonctionnalités suivantes (sans que cette liste soit limitative) :

• suivi des factures impayées à recouvrer
• rappels multicanaux pour le paiement des factures
• prévision des paiements

L’accès au Service est limité aux seuls utilisateurs, pour la durée et le niveau de l’abonnement souscrit par le client en vertu du Contrat.

2.3 ClearFacts se réserve le droit (i) de supprimer ou d’ajouter de nouvelles fonctionnalités au Service sans toutefois dénaturer le Service, et (ii) de sous-traiter tout ou partie des Services offerts à un tiers, sans demander l’accord préalable du Client.

3. Accès et disponibilité des services

3.1 Le Service est accessible exclusivement aux utilisateurs du Client qui ont dûment ouvert un compte sur la plateforme et accepté le Contrat et/ou les Conditions d’Utilisation.

3.2 Chaque utilisateur se verra attribuer un Identifiant et un mot de passe lui permettant d’avoir accès à son compte. Cet Identifiant et ce mot de passe sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à des tiers. Chaque utilisateur ne peut ouvrir plus d’un compte, sauf autorisation expresse et écrite de ClearFacts.

3.3 Le Client est seul responsable des données qu’il communique et de la confidentialité du mot de passe. Toute perte ou omission doit être signalée à ClearFacts dans les plus brefs délais.

3.4 ClearFacts met tout en œuvre pour assurer l’accès au Service 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, sans toutefois fournir de garantie à cet égard. Cet accès peut être interrompu, notamment pour des raisons de maintenance et de mise à jour, en raison de dysfonctionnements, d’erreurs, de bugs ou pour toute autre raison technique.

3.5 Le Client achète lui-même le hardware et software nécessaires à l’accès au Service. Le Client est seul responsable du choix et du bon fonctionnement du matériel (hardware et software) ainsi que de la conclusion d’un contrat avec un fournisseur d’accès à Internet conforme aux spécifications communiquées par ClearFacts.

3.6 Le Client est en outre responsable du bon fonctionnement de son système informatique (matériel, système d’exploitation, configuration, connexion Internet, software, etc. Il s’engage expressément à ne pas perturber le fonctionnement optimal et la sécurité du Service, par exemple en utilisant des virus ou autres fichiers ou données nuisibles ou en accédant à des fichiers ou données auxquels il n’a pas été autorisé à accéder par ClearFacts.

4. Droit d’utilisation

4.1 Après avoir accepté le FA dûment complété et signé par le Client, ClearFacts accorde au Client et à ses utilisateurs le droit d’accéder et d’utiliser le Service. Ce droit ne peut être transféré à un tiers par le Client et aucun tiers ne peut se voir accorder l’accès à la plateforme et au service en ligne (directement ou indirectement) sans l’accord préalable et écrit d’ClearFacts. Le terme « tiers » désigne toute entité juridique différente du Client.

4.2 Sans préjudice de la clause 4.1, ClearFacts permet au Client de demander l’accès à la plateforme du Service à ses propres clients, entité juridique différente du Client pour laquelle le Client fournit un service.

4.3 Le Client est seul responsable du choix et de l’identification des utilisateurs qui peuvent, sans que la liste soit limitative (i) avoir des droits d’accès et de gestion sur la plateforme du Service, pour le compte du Client ; (ii) accéder, modifier et supprimer des informations sur la plateforme du Service, pour le compte du Client et (iii) charger et télécharger de la documentation sur la plateforme du Service, pour le compte du Client. ClearFacts ne peut en aucun cas être tenu responsable de toute action entreprise par un tel utilisateur sur les dossiers du Client ou d’autres utilisateurs. ClearFacts a le droit de conserver des enregistrements et d’inspecter l’utilisation du Service par le Client. S’il ressort de cette inspection que le Client a sous-payé le montant des frais dus à ClearFacts, sans préjudice des autres droits et recours dont dispose ClearFacts, le Client devra payer sans délai le montant de ce sous-paiement à ClearFacts, ainsi que tout intérêt de retard applicable. En cas de sous- paiement ou de toute autre violation contractuelle telle que déterminée par cet examen et cette inspection, tous les coûts liés à cet examen et à cette inspection seront à la charge par le Client, sans préjudice des autres droits et recours dont dispose ClearFacts (ou, le cas échéant, tout concédant de licence concerné et fournisseur de services sous-jacents d’ClearFacts) en vertu des présentes.

5. Livraison, activation et utilisation du Service

5.1 ClearFacts déploiera des efforts commercialement raisonnables pour fournir le Service, dans tous ses aspects matériels, conformément au Contrat. ClearFacts ne peut garantir, et ne garantit pas, que toute date de livraison sera respectée. La date réelle d’activation dépend, entre autres, de l’actualité et de l’exhaustivité des informations soumises par le Client et du temps requis par les fournisseurs tiers (le cas échéant) impliqués dans l’installation et la configuration du Service.

5.2 L’accès et l’utilisation du Service peuvent être subordonnés à ce qu’utilisateur : (i) crée un compte sur la plateforme du Service et fournisse certaines informations en rapport avec celui- ci ; (ii) ait indiqué avoir lu et accepté certaines conditions d’utilisation relatives au Service et à la plateforme du Service, telles que prévues à l’Annexe 2 du présent Contrat. Le Client veillera à ce que ses utilisateurs reçoivent et acceptent ces conditions d’utilisation. ClearFacts (y compris son fournisseur de services sous-jacent, le cas échéant) se réserve le droit de refuser, d’annuler, de supprimer ou de réattribuer certains noms d’utilisateur lorsqu’ils sont jugés inappropriés, trompeurs, diffamatoires, obscènes ou illégaux, à sa seule discrétion.

6. Annulation

En cas d’annulation par le Client de tout ou partie de la commande et des services, avant la création du compte, le Client sera redevable d’une indemnité forfaitaire égale à 20% du montant total de la commande correspondant aux frais uniques de mise en place du service + 1 an de frais d’abonnement mensuel, majorée des frais déjà supportés ou devant inévitablement être supportés par ClearFacts.

7. Conditions de paiement

7.1 Les frais et charges du Service sont prévus dans le FA.

7.2 Les parties conviennent d’appliquer un mécanisme d’indexation des prix basé sur l’indice Agoria publié mensuellement. ClearFacts a le droit d’appliquer cette indexation des prix à ses tarifs une fois par an (en janvier), en utilisant la formule suivante :

Nouveau prix = Prix en vigueur * {0,2 + 0,8 (Indice Agoria actuel) / (Indice Agoria de base)}

dans lequel :

• le Prix en vigueur : le prix d’un produit ou d’un service spécifique tel qu’il est en vigueur au moment de l’indexation ;
• l’Indice Agoria actuel : l’Indice Agoria applicable deux mois avant la date d’indexation ;
• l’Indice Agoria de base : l’Indice Agoria applicable le mois précédant le mois au cours duquel le Prix en vigueur applicable a été ajustée pour la dernière fois.

Au cas où l’indice Agoria ne serait plus publié ou subirait une modification substantielle de son contenu et de sa forme, un indice comparable sera proposé en consultation avec le Client. ClearFacts informera le Client de cette indexation en lui adressant un avis écrit au moins deux (2) mois à l’avance.

7.3 La facturation aura lieu après la mise en œuvre du Service, sauf mention contraire dans le FA, toute période civile contractuelle commencée étant due. Sauf disposition contraire explicite dans le FA : (i) les frais d’abonnement seront dus à compter de la date d’activation du Service et seront facturés mensuellement à l’avance ; et (ii) tous les frais supplémentaires et les frais complémentaires, selon le cas, seront facturés mensuellement à terme échu de la consommation.

7.4 Toutes les factures doivent être payées dans leur intégralité par le Client au moyen d’un système de prélèvement automatique, ou de tout autre moyen de paiement convenu avec le Client dans le cadre du FA. En cas de paiement par domiciliation, le Client doit fournir à ClearFacts un mandat de domiciliation SEPA sous la forme fournie ou mise à disposition par ClearFacts dans le cadre de la souscription au Service par le Client. ClearFacts peut suspendre l’activation du Service jusqu’à la réception du mandat de domiciliation SEPA dûment complété et signé par le Client. Le Client s’engage à ne pas résilier ledit mandat pendant l’utilisation du Service et, en cas de changement de banque, à prendre les mesures nécessaires pour qu’il n’y ait pas d’interruption de la domiciliation. En cas de retard de paiement, toutes les obligations de paiement du Client envers ClearFacts deviendront immédiatement exigibles.

7.5 Les factures pour le Service sont payables au comptant dans les quatorze (14) jours suivant la date de la facture, sauf convention contraire expresse entre les parties.

7.6 ClearFacts peut, en cas de non-paiement d’une facture à son échéance, suspendre le compte du Client, y compris tous les comptes de ses utilisateurs.

7.7 Tous les frais et charges dus à ClearFacts en vertu du Contrat sont payés sans droit de compensation ou de demande reconventionnelle et sans aucune déduction ou retenue, à moins que la loi ne l’exige, auquel cas le Client s’engage à payer à ClearFacts les montants supplémentaires nécessaires pour que les montants nets reçus par ClearFacts après toutes les déductions et retenues ne soient pas inférieurs à ce qu’ils auraient été sans ces déductions ou retenues. Les montants déclarés payables en vertu du Contrat ne comprennent pas la taxe sur la valeur ajoutée applicable ou d’autres taxes, qui seront facturées en sus au Client. Le Client est responsable du paiement de toutes les taxes générales, nationales ou locales d’importation, d’usage, de valeur ajoutée, de retenue ou autres associées à la fourniture ou à l’utilisation du Service. Le Client remboursera sans délai à ClearFacts les taxes ou droits payés par ClearFacts.

7.8 ClearFacts a le droit de modifier les frais et charges de temps à autre (y compris l’application d’une indexation des prix) dans la même mesure qu’ClearFacts peut modifier ses tarifs et frais conformément aux CG de ClearFacts.

8. Amendements

8.1 Compte tenu de la nature des services fournis par ClearFacts et du développement des services et des produits, ClearFacts se réserve le droit de modifier (i) les services, (ii) le présent Contrat ou (iii) ses prix et tarifs de temps à autre, moyennant une notification préalable au Client deux (2) mois avant l’entrée en vigueur de ces modifications. En cas de modification, le Client en est informé par écrit conformément à l’article 17. Si le Client n’est pas d’accord avec les modifications apportées par ClearFacts, il aura la possibilité de mettre fin à sa relation contractuelle avec ClearFacts sans frais, en envoyant une notification écrite à ClearFacts dans les deux (2) mois suivant la notification des modifications envisagées. Si le Client ne fait pas usage de cette possibilité de résiliation dans le délai susmentionné, il sera réputé avoir accepté lesdites modifications.

8.2 Dans le cadre de l’évolution des technologies, ClearFacts peut de temps à autre fournir des mises à jour ou des mises à niveau des services ClearFacts qui, sans que cette liste ne soit exhaustive, peuvent inclure des corrections d’erreurs, des modifications, des améliorations, des déploiements de logiciels, (« Mise à Niveau »). Le Client reconnaît et accepte que les Mises à Niveau sont par nature des modifications, des améliorations et/ou des extensions des services ClearFacts et que, par conséquent, des fonctionnalités peuvent être modifiées ou supprimées de la version remplacée. Il est de la seule responsabilité du Client de s’assurer que toute Mise à Niveau est adaptée à l’usage prévu et fonctionne avec le matériel, les logiciels et les données du Client. ClearFacts n’assume aucune responsabilité pour les dommages ou les réclamations liés au fait que le Client n’utilise pas la version la plus récente de la Mise à Niveau mise à sa disposition ou qu’il n’intègre pas ou n’installe pas les corrections mises à sa disposition dans la Mise à Niveau. ClearFacts ne sera pas responsable des coûts supplémentaires que le Client pourrait encourir en raison de l’absence d’installation d’une telle Mises à Niveau.

9. Confidentialité

9.1 ClearFacts reconnaît le caractère confidentiel des informations transmises par le Client dans le cadre du Service ainsi que les données que transmet et utilise le Client via Clearnox (« Informations confidentielles »). ClearFacts s’engage à ne pas modifier les Informations Confidentielles, ni à les utiliser à d’autres fins que celles convenues dans le cadre du présent Contrat. Ne sont pas considérées comme des Informations Confidentielles les informations qui (i) sont ou deviennent généralement publiques, sans avoir été rendues publiques par ClearFacts ; (ii) étaient déjà connues de ClearFacts avant leur divulgation ; (iii) ont été développées de manière indépendante par ClearFacts.

9.2 ClearFacts, le Client et ses utilisateurs s’engagent à respecter une stricte confidentialité en ce qui concerne les informations relatives à l’organisation de chacun, le contenu des dossiers, le fonctionnement du logiciel, etc. Sauf autorisation écrite et préalable de l’autre partie, les parties ne mettront pas à la disposition de tiers les données et supports de données et d’informations qui sont à leur disposition et ne les porteront à la connaissance de leur personnel que dans la mesure où cela est nécessaire à l’accomplissement des activités convenues.

10. Droits de propriété intellectuelle

10.1 Les éléments de la plateforme de Service, notamment les textes, présentations, illustrations, photographies, marques, arborescences, procédés et mises en forme sont la propriété exclusive de ClearFacts ou de ses prestataires de services sous-jacents.

10.2 Les marques, logos, dessins, textes, graphiques et visuels apparaissant sur la plateforme de Service sont la propriété exclusive de ClearFacts ou de ses prestataires de services sous- jacents. Leur divulgation ne peut en aucun cas être interprétée comme l’octroi d’une licence ou d’un droit d’utilisation desdites marques et éléments distinctifs protégés par le droit d’auteur.

10.3 Le logiciel et le concept de ClearFacts sont la propriété pleine et entière de ClearFacts ou de ses prestataires de services sous-jacents. Ils font partie de ses secrets de fabrication et de ses Informations Confidentielles, que les composants soient ou non protégés par des droits de propriété intellectuelle en vertu de la législation en vigueur.

10.4 Sauf accord exprès de ClearFacts, il est interdit au Client de reproduire et/ou représenter de quelque manière que ce soit, par quelque moyen et à quelque fin que ce soit, les signes distinctifs de ClearFacts et/ou les éléments de la plateforme de Service et/ou son concept.

10.5 Le Client accepte que ClearFacts puisse, pour sa propre promotion, communiquer au public sur tout support ou média en utilisant le nom et les signes distinctifs du Client, ainsi que toute donnée publique le concernant.

11. Obligations des parties

11.1 Obligations du Client

• 11.1.1 Le Client est responsable de l’encadrement des utilisateurs. Cela comprend la fourniture d’informations sur les trucs et astuces concernant l’utilisation et les évolutions du Service, tels que fournis par ClearFacts.
• 11.1.2 ClearFacts propose le ‘Clearnox SAAS Solution’ sur la base d’une « utilisation raisonnable », c’est-à-dire qu’en principe, elle ne limite pas la charge du système et du réseau causée par le Client. Toutefois, ClearFacts se réserve le droit de prendre des mesures en cas d’utilisation excessive, c’est-à-dire une utilisation significativement plus élevée que celle d’un client moyen du Clearnox SAAS Solution. Cette mesure signifie que le(s) utilisateur(s) qui provoque(nt) systématiquement une utilisation excessive se verr(a)(ont) refuser (temporairement) l’accès à la plateforme ClearFacts. Cette mesure ne sera prise qu’après que le Client ait été informé de l’utilisation excessive par l’un de ses utilisateurs.
• 11.1.3 Le Client prendra des mesures pour mettre fin à la charge excessive du système et/ou du réseau dès qu’il en sera informé par Clearfacts. Conformément à l’article 15.4, Clearfacts est en droit de suspendre la plateforme Clearfacts et/ou toute autre obligation à exécuter en vertu du Contrat en cas de charge excessive persistante du système et/ou du réseau et après avoir mis le Client en demeure par écrit.
• 11.1.4 Le Client ou un utilisateur n’est pas autorisé à utiliser le Service d’une manière susceptible de causer des dommages au Service, à ClearFacts et/ou à des tiers, ou de provoquer une interruption de la disponibilité.
• 11.1.5 Le Client veillera à ce que ses utilisateurs traitent les données de connexion a Clearnox SAAS Solution avec soin.
• 11.1.6 Le Client garantit ClearFacts contre toute réclamation de tiers et/ou de ses utilisateurs fondée sur des actes du Client en violation des conditions d’utilisation, qui ne sont en aucun cas liés à la configuration, au paramétrage ou au fonctionnement de Clearnox SAAS Solution, ni directement imputables à un acte ou à une omission de la part de ClearFacts.
• 11.1.7 Le Client et ses utilisateurs s’engagent à ne pas utiliser Clearnox SAAS Solution à des fins illégales ou d’une manière illégale, trompeuse ou nuisible pour le Service, ClearFacts ou des tiers.
• 11.1.8 Le Client et ses utilisateurs ne peuvent traiter aucun contenu (i) qui soit de quelque manière que ce soit illégal, diffamatoire, injurieux ou menaçant ; (ii) qu’ils ne sont pas autorisés à traiter en vertu d’une loi ou de relations contractuelles ou fiduciaires ; (iii) qui viole les droits d’un tiers, y compris, mais sans s’y limiter, les droits de propriété intellectuelle et les secrets commerciaux.
• 11.1.9 Le Client ne peut accorder l’accès à Clearnox SAAS Solution à d’autres personnes que ses utilisateurs de Clearnox SAAS Solution et garantit que ses utilisateurs se conforment au présent article 11.
• 11.1.10 Le Client et ses utilisateurs achètent eux-mêmes le matériel et les logiciels nécessaires pour accéder à Clearnox SAAS Solution. Le Client et ses utilisateurs sont seuls responsables du choix et du bon fonctionnement de l’équipement (matériel et logiciel).
• 11.1.11 Les documents et données restent la propriété exclusive du Client et de ses utilisateurs, qui garantissent à ClearFacts qu’ils disposent de tous les droits nécessaires pour que ClearFacts puisse avoir accès à ces documents et données aux fins prévues dans le Contrat.

11.2 Obligations de ClearFacts

• 11.2.1 Les parties reconnaissent que toutes les obligations de ClearFacts en vertu du présent Contrat ne sont pas des obligations de résultat, mais des obligations de moyens.
• 11.2.2 ClearFacts prend des mesures commercialement raisonnables pour assurer la continuité du Service.
• 11.2.3 ClearFacts assurera la disponibilité en utilisant tous les moyens nécessaires et raisonnables auxquels elle peut avoir recours. En cas d’incident, ClearFacts fournit les procédures nécessaires pour réagir en temps utile et résoudre l’incident dès que possible.
• 11.2.4 En cas de problème, le client contactera le service d’assistance de Clearnox en utilisant les coordonnées disponibles sur le site www.clearnox.be.

12. Limitation de la responsabilité

12.1 Le Client comprend que le Service est une application en ligne. ClearFacts ne peut être tenu responsable si un défaut ou un dysfonctionnement du Service est imputable à des problèmes de réseau, des pannes matérielles ou logicielles externes, des modifications non autorisées de Clearnox, l’utilisation de matériel ou logiciel inapproprié, des erreurs de manipulation, un manque de sécurité du système de l’utilisateur ou un usage fautif du compte.

12.2 ClearFacts n’est pas responsable des liens ou services tiers accessibles depuis le Service. L’utilisation de ces connexions se fait aux risques du Client, ClearFacts ayant une obligation de moyens et ne garantissant aucun résultat. ClearFacts décline toute responsabilité pour les erreurs, lacunes ou retards liés à ces services tiers.

12.3 ClearFacts décline toute responsabilité pour les pertes de bénéfices, dommages indirects ou collatéraux. La responsabilité totale de ClearFacts est limitée aux dommages directs, plafonnée aux montants perçus pour le Service au cours des trois mois précédant l’incident.

12.4 Le Client s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables pour limiter les dommages.

12.5 Les limitations de responsabilité ne s’appliquent pas en cas de décès, de dommage corporel, d’intention ou de négligence grave de la part de la partie responsable.

12.6 ClearFacts ne peut être tenu responsable des retards ou manquements dus à des événements imprévisibles et indépendants de sa volonté, tels que catastrophes naturelles, troubles à l’ordre public, actes terroristes ou problèmes de transport/communication.

12.7 Le Client s’engage, à tout moment pendant et après la durée du Contrat, à indemniser, maintenir indemne et garantir chaque partie indemnisée contre toute réclamation, demande, action, procédure et toute perte en rapport avec toute violation du Contrat par le Client ou ses utilisateurs, tout acte ou omission négligent ou préjudiciable du Client ou de ses utilisateurs en vertu du Contrat, tout manquement à agir ou fausse déclaration du Client ou de ses utilisateurs, et/ou toute faute ou omission dans l’exécution de ses obligations en vertu du Contrat, donnant lieu à des réclamations de tiers.

12.8 ClearFacts ne peut être tenue responsable de toute action ou omission d’un utilisateur (y compris, sans limitation, dans le cas où un utilisateur supprime ou modifie des informations sur le dossier du Client ou de l’utilisateur ou refuse d’accepter les conditions d’utilisation applicables au Service…).

13. Force Majeure

13.1 Ni le Client ni ClearFacts ne seront responsables des dommages causés par le non-respect ou le retard d’exécution du contrat en cas de force majeure, tels que guerre, insurrection, terrorisme, accidents, incendies, inondations, grèves, maladies, pénuries de personnel, défaillances de fournisseurs, pannes d’électricité, perturbations réseau, virus ou autres contaminations informatiques.

13.2 La disponibilité du Service peut être suspendue en cas de force majeure. Aucune indemnisation ne sera due pour ces interruptions. ClearFacts informera les Clients des pannes dans un délai raisonnable et s’efforcera de limiter leur durée.

13.3 L’insolvabilité financière du Client n’est pas considérée comme un cas de force majeure.

13.4 Si la disponibilité du Service est interrompue pendant plus de 30 jours consécutifs en raison d’un cas de force majeure, chaque partie peut résilier le Contrat avec un préavis de 15 jours.

14. Protection des données

14.1 Définitions :

• 14.1.1 « Données à Caractère Personnel » : au sens du RGPD.
• 14.1.2 « Données à Caractère Personnel Sensibles » : données révélant l’origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses, appartenance syndicale, condamnations pénales, données génétiques, biométriques, de santé, vie sexuelle ou orientation sexuelle.
• 14.1.3 « DPD » : « Délégué à la Protection des Données » (au sens du RGPD).
• 14.1.4 « Mesures Techniques et Organisationnelles » : mesures visant à protéger les données personnelles contre la destruction, perte, altération, divulgation ou accès non autorisés.
• 14.1.5 « Personne Concernée » : toute personne physique identifiée ou identifiable dont les données personnelles sont traitées.
• 14.1.6 « Responsable du Traitement » : au sens du RGPD.
• 14.1.7 « RGPD » : Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données personnelles.
• 14.1.8 « Sous-Traitant » : au sens du RGPD.
• 14.1.9 « Autre Sous-Traitant » : sous-traitant engagé par ClearFacts pour recevoir, du Client, des Données à Caractère Personnel destinées au traitement.
• 14.1.10 « Traiter », « Traitée » ou « Traitement » : au sens du RGPD.

14.2 Dans le cadre de la fourniture des Services, ClearFacts traitera des Données à Caractère Personnel en tant que Sous-Traitant, le Client étant le Responsable du Traitement.

14.3 ClearFacts traitera également des Données à Caractère Personnel en tant que Responsable du Traitement indépendant, notamment pour la détection de fraude, l’authentification, la continuité du service et l’archivage légal des transactions. Ces activités de Traitement sont décrites dans l’Avis de Confidentialité publié sur le site web https://www.clearnox.be/fr/privacy-policy/. Le client reconnaît que ce traitement est nécessaire à la fourniture du Service et qu’il est effectué indépendamment de ses instructions.

14.4 Les activités de Traitement (y compris les périodes de conservation) effectuées par ClearFacts en tant que Sous-Traitant du Client sont décrites comme suit. Celles-ci constitueront les instructions de Traitement fournies par le Client :

• 14.4.1 Objet du Traitement:
  • Envoi de rappels de factures
  • Suivi des factures impayées des clients du Client
• 14.4.2 Nature et finalité du Traitement:
  • Gestion des rappels de factures (création de PDF de rappel, envoi de rappels par e-mail et courrier, enregistrement des rappels envoyés)
  • Suivi et analyse des factures impayées des clients du Client
• 14.4.3 Types de données:
  • Informations d’identification de l’expéditeur de la relance (nom, prénom, raison sociale, adresse e-mail ou postale, fonction, numéro de téléphone)
  • Informations d’identification des contacts à relancer (nom, prénom, nom de la société, adresse postale, numéro de téléphone, e-mail, fonction, service concerné)
  • Langue à utiliser pour les interfaces
  • Informations concernant les factures à relancer et les paiements reçus, ou les notes de crédit émises (montant, date d’échéance, description de la dette ou du paiement, commentaires)
• 14.4.4 Données à Caractère Personnel Sensibles: Aucune
• 14.4.5 Catégories de Personnes Concernées:
  • Utilisateurs du Service
  • Les débiteurs du Client et des clients du Client
  • Autres clients du Client
• 14.4.6 Autres Sous-Traitants agréés: MailChimp
• 14.4.7 Localisation du Traitement:
  • France
  • Belgique
  • États-Unis d’Amérique
• 14.4.8 Période de conservation des données: Jusqu’à suppression du compte du Client ou de toutes les données synchronisées à partir du compte du Client.
• 14.4.9 Coordonnées du Délégué à la Protection des Données (DPD): privacy@clearfacts.be

14.5 Droits et obligations des parties

• 14.5.1 ClearFacts, en tant que Sous-Traitant, traitera les Données à Caractère Personnel uniquement sur base des instructions documentées du Client ou conformément à la loi applicable. Le Client garantit la légalité de ses instructions. ClearFacts et ses Autres Sous-Traitants n’assumeront aucune obligation concernant les Données à Caractère Personnel du Client et/ou des utilisateurs finaux ou l’utilisation des Services autre que celle requise par le Service et la loi applicable.
• 14.5.2 Le Client, en tant que Responsable du Traitement, doit fournir une notification suffisante et obtenir le consentement et l’autorisation nécessaires de toutes les Personnes Concernées pour permettre le Traitement de leurs Données à Caractère Personnel par ClearFacts et ses Autres Sous-Traitants, conformément au présent Contrat, au RGPD et à la loi applicable.
• 14.5.3 ClearFacts prend les Mesures Techniques et Organisationnelles appropriées, conformément à l’article 32 du RGPD, pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque.
• 14.5.4 ClearFacts veille à ce que les personnes traitant les Données à Caractère Personnel soient tenues à la confidentialité par contrat ou par une obligation légale appropriée.
• 14.5.5 ClearFacts, en tant que Sous-traitant, aidera le Client, dans la mesure requise par le RGPD et en tenant compte de la nature du Traitement et des informations disponibles, à:
  1. respecter les obligations des articles 32 à 36 du RGPD ; et
  2. répondre aux Personnes Concernées exerçant leurs droits en vertu du RGPD.
• Le Client remboursera ClearFacts pour les services rendus dans le cadre de cette assistance selon les tarifs en vigueur ou convenus.
• 14.5.6 Le Client a le droit de contrôler le respect du Contrat par ClearFacts. Il peut inspecter les installations et équipements de ClearFacts, ainsi que les informations et matériels pertinents, moyennant un préavis de 15 jours. Les informations obtenues lors de l’audit restent confidentielles. ClearFacts peut exiger des auditeurs externes de signer un accord de confidentialité. L’audit ne doit pas perturber les activités de ClearFacts ni compromettre l’intégrité des données.
• 14.5.7 Le Client doit défendre et dégager ClearFacts et ses Autres Sous-Traitants de toute réclamation d’une Personne Concernée découlant du non-respect par le Client de ses obligations.
• 14.5.8 À la fin du Service, ClearFacts supprimera ou retournera toutes les Données à Caractère Personnel au Client et supprimera les copies existantes, sauf si la loi exige leur conservation.
• 14.5.9 ClearFacts peut anonymiser les Données à Caractère Personnel, c’est-à-dire les rendre non personnelles. ClearFacts et ses affiliés disposent alors d’une licence libre de redevances pour utiliser, copier, transmettre, traiter, afficher, publier, commercialiser et/ou créer des œuvres dérivées de ces données anonymisées.

14.6 Sous-Traitement

• 14.6.1 Le Client autorise ClearFacts à engager d’Autres Sous-Traitants pour traiter des Données à Caractère Personnel dans le cadre des Services.
• 14.6.2 ClearFacts informera le Client de tout changement prévu concernant l’ajout ou le remplacement d’un Autre Sous-Traitant. Le Client peut s’opposer à ces modifications sur la base d’une justification fondée, notifiée par écrit à ClearFacts dans un délai de quinze (15) jours à partir du moment où ClearFacts a informé le Client des modifications envisagées.
• 14.6.3 Dans le cas où le Client s’oppose raisonnablement (ce qui inclura toujours une motivation écrite de la non-approbation) à l’utilisation d’un Autre Sous-Traitant présenté, ClearFacts déploiera des efforts raisonnables pour recommander une autre modification commercialement raisonnable de l’utilisation par le Client des services concernés.

15. Durée, Résiliation et Suspension

15.1 Sauf accord contraire, le Contrat prend effet à la création du compte Client et dure douze (12) mois. Il se renouvelle ensuite tacitement pour une durée indéterminée, sauf préavis écrit de résiliation de trois (3) mois.

15.2 Toute violation du Contrat ou des droits de propriété intellectuelle de ClearFacts par le Client permet à ClearFacts de résilier le Contrat immédiatement et sans intervention judiciaire.

15.3 En cas de résiliation, le Client paie tous les frais dus à ClearFacts jusqu’à la date de résiliation, les licences accordées prennent fin et le Client retourne les Informations Confidentielles de ClearFacts en sa possession.

15.4 Suspension

ClearFacts peut suspendre l’accès au Service si le Client ne respecte pas ses obligations, sauf remédiation dans les quinze (15) jours suivant la mise en demeure. La suspension cesse dès que le Client s’acquitte de ses obligations et paie une redevance de 100 EUR. En cas de faute grave ou de manquements répétés, ClearFacts peut suspendre l’accès immédiatement. Le Client reste redevable des factures et ne peut prétendre à aucune indemnité.

16. Notifications et annonces

Toutes les notifications sont réputées faites par écrit, par e-mail, message pop-up, annonce sur Clearnox, mention sur la facture, avis sur le site web ou courrier, jusqu’à notification d’un changement d’adresse.

17. Divers

17.1 Le Contrat constitue l’intégralité de l’accord entre les parties et remplace tous les accords antérieurs.

17.2 Cession

Le Client ne peut céder le Contrat sans l’accord écrit de ClearFacts. ClearFacts peut céder le Contrat sans le consentement du Client, moyennant notification écrite.

17.3 Droit applicable et juridiction compétente

Le Contrat est régi par le droit belge. Les litiges sont soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles.

17.4 Survie

Les clauses destinées à survivre à la résiliation du Contrat restent applicables, notamment celles relatives aux obligations de paiement, à la confidentialité, à la limitation de responsabilité et à l’exclusion de garanties, à la propriété intellectuelle, à l’indemnisation et au droit applicable ainsi qu’à la juridiction compétente pour le Contrat.

17.5Absence de renonciation

Le fait qu’une partie n’applique pas à tout moment l’une des dispositions du Contrat à l’autre ne peut en aucun cas être interprété comme une renonciation ou comme un préjudice à un droit quelconque de cette partie dans le cadre du Contrat.

17.6 Divisibilité

Les présentes conditions doivent être appliquées dans toute la mesure permise par la loi applicable. Si une disposition du présent Contrat est jugée contraire à la loi par un tribunal compétent, cette disposition sera modifiée par les parties et interprétée de manière à atteindre au mieux les objectifs de la disposition initiale dans toute la mesure permise par la loi, et les autres dispositions du Contrat resteront en vigueur.