La partie la plus difficile de Peppol n’a rien à voir avec Peppol

Peppol est obligatoire, l’infrastructure est en place. Et pourtant, selon De Tijd et De Morgen, des milliers de PME accumulent les factures impayées. C’est la conversation qu’on n’a pas encore vraiment.

David Nauwelaers de The Gathering, une entreprise qui organise des activités outdoor, n’a aucun problème avec Peppol. Ses factures partent correctement, dans les délais, par le bon canal. Et pourtant, pas moins de 16.000€ restaient impayés par ses clients. Non pas parce que ses factures n’arrivent pas à destination, mais parce qu’elles restent bloquées en interne. Son témoignage a été publié la semaine dernière dans De Morgen. Ce n’est pas un cas isolé.

Plus de 90% des assujettis à la TVA belges sont désormais enregistrés sur Peppol. Ceux qui ne l’ont pas encore fait risquent, depuis le 1er avril, des amendes pouvant aller jusqu’à 5000 euros. La deadline est respectée, le ton est donné. Mais les débats dans De Tijd et De Morgen portaient presque exclusivement sur la conformité : qui est déjà en ordre, qui ne l’est pas encore et les amendes peuvent-elles déjà tomber ? Ce sont des questions légitimes. Sauf qu’elles passent à côté de l’essentiel.

Envoyer plus vite ne signifie pas être payé plus vite

Peppol résout le problème de la livraison. Pas le problème du paiement. Une facture qui arrive en un rien de temps chez un client peut rester impayée pendant des semaines si, du côté du destinataire, personne ni aucun système ne la traite activement.

Avant, une facture atterrissait dans une boîte de réception physique ou électronique et quelqu’un la transmettait à la bonne personne. C’était parfois contraignant, certes, mais ça attirait l’attention. Aujourd’hui, elle arrive silencieusement dans une file d’attente électronique. Elle disparaît. Et à moins d’un processus de suivi bien rodé derrière, elle y reste.

33% des comptables ayant participé à un récent webinar Clearfacts ont indiqué que leur charge de travail a augmenté depuis l’introduction de l’obligation de facturation électronique. Peppol a accéléré la vitesse d’envoi. Dans beaucoup de PME, le suivi n’a pas suivi.

Les sept étapes que Peppol ne couvre pas

Entre l’envoi d’une facture et l’argent sur le compte, il y a sept étapes. Peppol en couvre deux :

1. Facture envoyée (Peppol)
2. Facture reçue (Peppol)
3. Approbation interne
4. Date d’échéance dépassée
5. Rappel envoyé
6. Mise en demeure
7. Paiement reçu

Les étapes 3 à 7, soit le cycle de recouvrement à proprement parler, échappent complètement au réseau Peppol. Et c’est précisément là que ça coince dans beaucoup de PME.

Automatisez le suivi, pas seulement la facture

Il existe des logiciels qui comblent ce vide. Des outils de gestion automatisée des créances. Vous les connectez à votre logiciel comptable et ils prennent en charge le suivi des factures ouvertes. Sur la base de la date d’échéance, du type de client et des règles que vous avez définies, ils envoient automatiquement rappels et mises en demeure, au bon moment et sur le bon ton.

Vous paramétrez vous-même la logique d’escalade selon vos besoins : un rappel amical trois jours après l’échéance, une mise en demeure formelle deux semaines plus tard. Et en cas de silence persistant, un transfert vers un bureau de recouvrement. Un client fidèle avec un léger retard, vous le traitez différemment d’un nouveau client qui a déjà laissé trois factures sans réponse. Dès que le paiement arrive, le processus s’arrête automatiquement.

L’humain garde le contrôle. L’outil prend en charge la partie répétitive, celle où la plupart des problèmes de trésorerie se nichent. Non pas parce que quelqu’un a oublié de payer, mais parce que personne n’est allé vérifier la boîte de réception numérique.

Peppol est un point de départ, pas une ligne d’arrivée

L’infrastructure de facturation numérique est en ordre. C’est une vraie avancée. Mais une autoroute n’a de sens que si, à l’autre bout, quelqu’un est là pour réceptionner la marchandise.

La boîte à chaussures numérique n’a pas disparu. Elle a juste changé de place. Elle a quitté la boîte de réception pour atterrir dans l’administration des créances. Celui qui, un an après l’obligation Peppol, court encore manuellement après les paiements n’a fait que la moitié du chemin.

Cet article est une réaction à la couverture de De Tijd et De Morgen. Plus d’informations sur les solutions de suivi des factures impayées sur www.clearnox.com.