Les bonnes pratiques pour le suivi des encours clients

Les dangers d’une mauvaise gestion des encours clients ? Augmentation de l’encours et du DSO (Days Sales Outstanding), difficultés de trésorerie et perte de temps pour les collaborateurs impliqués. En l’absence d’une politique de recouvrement bien organisée, le suivi des encours clients sera fatalement désorganisé et chaotique. Si certaines entreprises négligent encore l’importance du suivi des encours clients, d’autres ont découvert l’importance d’un outil de relance intégré avec le logiciel de comptabilité.

Le fichier Excel : manque de visibilité

Encore trop souvent mal équipées, de nombreuses entreprises continuent de travailler avec un fichier Excel, parfois associé à une balance âgée issue de leur logiciel de comptabilité.
Peu ergonomiques, les fichiers Excel ne permettent pas d’avoir une visibilité claire, en temps réel sur les encours clients : une approche archaïque qui ralentit le développement de l’entreprise et l’empêche de se moderniser.
La vraie maîtrise des encours clients nécessite une visibilité à 360° des flux financiers. Sans cette visibilité, il est impossible d’anticiper les risques et d’identifier à temps les impayés.

Définir ses process de recouvrement

Bien trop souvent, les processus de recouvrement sont gérés « au petit bonheur la chance » : chacun appliquant sa propre politique de recouvrement.
Afin d’éviter un suivi des encours désorganisé et chaotique, il est indispensable de mettre de l’ordre dans tout cela en définissant des procédures claires et en répartissant les rôles de chaque collaborateur dans le processus : chacun doit savoir ce qu’il doit faire, à quel moment, et en utilisant les bons outils.
En fin de compte, ces processus clairement définis permettront de gagner du temps à tous les niveaux de l’entreprise, et d’éviter les erreurs, les litiges et les difficultés de trésorerie.

La relance « artisanale » : manque d’exhaustivité

De nombreuses entreprises relancent encore leurs clients débiteurs « à la main »., ce qui fait perdre du temps aux collaborateurs, et diminue leur productivité au sein de la société. Ils n’arrivent pas à relancer l’exhaustivité des factures. Par manque de temps, ils se concentrent uniquement sur les factures les plus importantes. Combien de fois avons-nous entendu l’argument pour justifier une approche plutôt laxiste : « nous préférons ne pas être trop sévère afin de garder la bonne relation avec le client… ».

L’impact sur la santé financière de l’entreprise se fait inévitablement ressentir. Peut-on d’ailleurs reprocher au client, qu’en fin de mois il paiera d’abord les facture des fournisseurs dont connaît le suivi rigoureux des paiements, et dont il sait qu’aucun manque de paiement n’échappera à leur œil de lynx ?
Si l’on souhaite assurer la pérennité d’une entreprise, il est donc essentiel de relancer 100 % de ses clients.

Gagnez 50% de temps avec un outil de relance intégré avec votre logiciel comptable

Pour tenir votre comptabilité, vous disposez certainement d’un logiciel de comptabilité. Outil de pilotage et d’analyse indispensable, le logiciel de comptabilité ne permet malheureusement pas d’assurer un recouvrement optimal de vos créances. En effet, il faut exporter, puis analyser scrupuleusement les balances agées pour savoir qui doit quoi et quand, et pour effectuer manuellement les relances.
Pour en finir avec les impayés, mieux vaut alors intégrer au logiciel de comptabilité une solution de recouvrement éprouvée. Solution cloud de suivi et de relance de factures, le logiciel de recouvrement Clearnox permettra de gagner jusqu’à 50 % de temps lors du suivi et la relance des créances.

Une visibilité à 360°

Les tableaux de bord Clearnox permettent d’avoir une visibilité parfaite sur l’encours client, les sommes dues, les promesses de paiement, en passant par les créances en retard et à recevoir, les prévisions d’encaissement ou encore les historiques de relances.
En intégrant Clearnox à votre logiciel comptable, vous suivez tous le comportement de paiement de vos clients au quotidien, ce qui est indispensable pour anticiper les retards et les impayés, prendre les bonnes décisions et réduire son encours client. Les délais de paiement sont raccourcis, le suivi client est efficace et le processus de relance optimisé, afin de garantir le sérieux et d’améliorer l’image de votre entreprise.

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