Beheer van klantenrisico’s: 5 kernpunten

Evalueer de financiële situatie van de onderneming

Crisis of niet, de juiste reflexen moeten aanwezig blijven om risico’s in te schatten wanneer u een zakelijke relatie met een nieuwe klant aangaat. Uw toekomstige klant kennen is essentieel om te beslissen of u al dan niet een contract met hem aangaat. Informeer naar de juridische en gerechtelijke situatie van de onderneming om haar solvabiliteit te beoordelen:

Intern zal de boekhoudkundige afdeling van uw eigen bedrijf u vertellen over de toegepaste betalingsvoorwaarden en details over het betalingsbeleid in het algemeen.

Ook extern vind je waardevolle bronnen van informatie:

• Op de Kruispuntbank van Ondernemingen kunt u – gratis – de jaarrekeningen van de onderneming raadplegen om een idee te krijgen van de financiën. Bovendien vind je er de publicaties in het Belgisch Staatsblad en de Statutenbank (COSTA);
  
  
• Bij Graydon kunt u – tegen betaling – terecht voor uitgebreide kredietrapporten met scoring voor uw huidige of toekomstige klanten

Gearing, Days Sales Outstanding (DSO) en EBITDA

Deze financiële ratio’s helpen u om uw inschatting van het klantenrisico te verfijnen. U krijgt een meer volledige economische en financiële analyse.

• Gearing meet het effect van de schuld van de onderneming op haar eigen vermogen. Het resultaat ervan moet worden beoordeeld in het licht van de specifieke strategie van de betrokken bedrijfssector.
  
  
• DSO (Days Sales Outstanding) geeft aan hoeveel tijd er in de onderneming verstrijkt tussen de dag van de transactie en de dag van de inning. Zo beoordeelt u het risico dat de onderneming loopt om vorderingen niet te innen.
  
  
• EBITDA is een indicator van winst, die vergeleken kan worden met bedrijven in dezelfde sector.

In de huidige context blijven de visie op de juridische situatie van de onderneming en de berekening van haar financiële ratio’s goede indicatoren. Maar wees voorzichtig: ze zijn slechts het begin van een inschatting van het klantenrisico: de gegevens zijn gebaseerd op een visie uit het verleden.

Vooral de tijd die nodig is om de rekeningen te publiceren, kan misleidend zijn. Een andere grote moeilijkheid is dat de verschillende maatregelen om bedrijven te helpen de insolventieprocedure vertragen en u een vertekend beeld geven. 

Daarom is een toekomstgerichte aanpak noodzakelijk in onzekere tijden. Anticiperen is belangrijker dan ooit. Omdat de economische situatie snel verandert, vereist klantenrisicobeheer dat u uitstaande vorderingen nauwkeurig controleert.

Analyseer het betalingsgedrag van uw klanten

Het controleren van uitstaande vorderingen moet dagelijks gebeuren om passende maatregelen te kunnen nemen zonder tijd te verliezen.

Is een klant ongewoon laat met betalen? Stapelt een klantenrekening onbetaalde facturen op? Wordt de betalingstermijn voor vorderingen op een subtiele manier langer? Deze aaanwijzingen zijn een waarschuwingssignaal: het klantenrisico neemt toe.

Om uitstaande vorderingen effectief te kunnen controleren, heeft men een volledig, real-time overzicht nodig. Analytische hulpmiddelen en waarschuwingsfuncties helpen u ook om snel te handelen.

Pas facturerings- en betalingsvoorwaarden aan het risico aan

Elke klant reageert anders op de crisis, dus kies een strategie per geval om te voorkomen datu goede betalers straft – en zo een uitstekende klantenrelatie in gevaar brengt! Door elke klant in een betalerprofiel in te delen, kunt u gemakkelijk arbitreren bij het aanpassen van facturerings- en betalingsvoorwaarden.

Een scoringshulpmiddel helpt je om het risico van de klant te beoordelen, zodat u het beleid per geval kunt aanpassen. Bijvoorbeeld:

• Een klant met een hoog risico zal een strengere kredietlimiet krijgen.
  
  
• U verkort de betalingstermijn in geval van hoog risico, om sneller te kunnen handelen in geval van wanbetaling.
  
  
• Het stellen van garanties maakt het mogelijk de betalingen van risicovolle klanten veilig te stellen.

Het doel: geen enkele klant ab initio uitsluiten, maar je voorwaarden laten evolueren naarmate de situatie van de klant verandert.

Personaliseer de antenherinnering volgens het profiel van de betaler

Dunning is de beste operationele manier om het klantenrisico te beheren. Het gaat erom het juiste evenwicht te vinden tussen overtuiging en klantvriendelijkheid om de dubbele uitdaging van de commerciële relatie en de verkorting van uw betalingstermijnen aan te gaan.  Alvast 3 tips:

1. Sluit geen enkele klant van de herinneringsprocedure uit onder het voorwendsel dat hij geen risico loopt. Dunning is deugdzaam: de klant is inderdaad dankbaar voor deze herinnering – mits ze aangenaam wordt verwoord.
   
   
2. Stem de herinnering af op het profiel van de klant. De druk moet geleidelijk opgevoerd worden, waarbij niet alleen rekening gehouden wordt met het risico voor de klant, maar ook met de vertraging in de betaling.
   
   
3. Maak, zeker in deze onzekere tijden, aanmaningsscenario’s flexibel.

Wees ultra-reactief met een hulpmiddel voor klantenrisicobeheer

Voorkom risico’s door een geoptimaliseerde controle op uitstaande vorderingen. Incassosoftware moet inspelen op de specifieke uitdagingen in tijden van crisis:

• Een uitgebreid dashboard en een waarschuwingssysteem om snel te handelen bij de geringste anomalie in de betaling.
  
  
• Scoringsfuncties om procedures aan verschillende klantenprofielen aan te passen.
  
  
• Automatisering om klanten op een betrouwbare en gepersonaliseerde manier op te volgen.
  
  
• Samenwerkingsmodus om informatie te delen op alle niveaus van de onderneming, en efficiëntie te winnen bij de inning van je vorderingen.

Als partner van kleine en middelgrote ondernemingen, helpt Clearnox bij de digitalisering van klantenopvolging. Met de software van Clearnox kunt u uw openstaande vorderingen efficiënt beheren, zonder tijd te verliezen.

Meer weten?

Vraag een demonstratie aan van Clearnox

Download de whitepaper ‘Factureren is goed, betaald worden is beter’