Coronavirus : comment éviter les impayés en temps de crise

Face à une crise sanitaire aux multiples conséquences économiques, les entreprises ont plus que jamais besoin de sécuriser leur trésorerie. Dans un tel contexte, les encaissements sont à surveiller de près. Difficile cependant de relancer ses clients lorsque tout le monde est en télétravail et que certains clients rencontrent eux-mêmes des problèmes de trésorerie… Pourtant, pour espérer se relever malgré les prévisionnels de chiffre d’affaires en baisse, il faut éviter au maximum les impayés. 5 conseils pour relancer efficacement ses clients en période de crise.

1) Identifier les créances prioritaires à sécuriser

Il convient d’identifier les créances à sécuriser en priorité. Cette analyse peut se faire selon trois critères :

–          Selon le montant de la créance : mieux vaut déployer de l’énergie pour les créances aux montants les plus élevés

–          Selon la situation économique du client : pour les clients les plus impactés, l’objectif est de parvenir à un arrangement équilibré

–          Selon les retards constatés par le passé : il faut redoubler de vigilance quant aux mauvais payeurs qui seraient tentés d’abuser, sous prétexte de la crise

Une fois les priorités listées, il est temps de mettre en place un plan de bataille, adapté au confinement et à la généralisation du télétravail. Pour ce faire, il faut identifier les interlocuteurs à impliquer en interne, des commerciaux à la Direction, et s’assurer que tous disposent d’une vision en temps réel sur l’encours.

De manière générale, il est important de raisonner par rapport à un niveau de cash à atteindre. A ce titre, retrouvez un article complet consacré à ce sujet : 

> Trésorerie : comment se fixer des objectifs de cash et les atteindre ?

2) Ne pas laisser les retards se mettre en place

Crise ou pas crise, ce n’est pas le moment de prendre de mauvaises habitudes. Les retards de paiement représentent un véritable fléau pour les TPE/PME, il faut donc prendre des mesures adaptées pour s’en prémunir.

–          Utiliser la prévenance. Étape préalable à la relance, la prévenance consiste à rappeler au client l’échéance imminente de sa facture, 5 à 8 jours avant l’échéance. Cette démarche permet en outre de prendre connaissance d’éventuelles difficultés, pouvant amener à proposer un échelonnement des paiements, par exemple. Pour gagner du temps et se prémunir du risque d’oubli, il est vivement conseillé d’automatiser cette procédure.

–          Relancer immédiatement. Dès la première semaine de retard constaté, il ne faut pas hésiter à relancer, en adoptant le ton et les modalités de paiement selon le profil payeur.

–          Utiliser le mode collaboratif. Si la situation commence à s’installer, l’ensemble des équipes doit être impliqué. Disposer d’un logiciel avec un système de filtres personnalisés et un reporting périodique constitue en ce sens un précieux atout.

3) Avoir une communication qualitative

Le contexte inédit de la crise sanitaire actuelle implique des mesures exceptionnelles. Malgré le climat de confiance délicat, il est essentiel de préserver une bonne relation client. La relation doit être respectueuse, ferme et juste. Il faut écouter ses clients, être dans le dialogue. Ainsi, le discours à tenir auprès de chaque client doit dépendre de sa situation sectorielle. Face à des clients réellement impactés par la crise, il convient de s’entendre sur un arrangement équilibré. Par exemple, pour un client ayant dû fermer boutique, inutile de le menacer d’un contentieux. Mieux vaut lui proposer un plan de rééchelonnement, en lui proposant de régler sa facture en septembre, par exemple. Tout l’enjeu consiste à obtenir une promesse de paiement, même décalée dans le temps.

En revanche, face aux débiteurs qui seraient tentés de prendre la crise comme une excuse pour ne plus rien verser, soyez ferme. Défendez et valorisez votre service. Vos clients doivent prendre conscience que le service rendu implique des coûts et qu’il est nécessaire de payer pour assurer le fonctionnement dudit service. Si le débiteur persiste à faire la sourde oreille, menacez-le d’interrompre vos services provisoirement.

De manière générale, il faut soigner sa communication client et ne pas oublier de remercier les bons payeurs, pour instaurer un cercle vertueux.

4) Relancer 100% de ses créances

En moyenne, un service comptable ne parvient à relancer que 20% des clients. Dans un contexte de télétravail, la tâche est encore plus ardue ! La relance est pourtant un moyen efficace de parvenir à ses fins. Pour être certain d’adresser le bon message, au bon moment et à la bonne personne, la relance doit être personnalisée en fonction du profil payeur, mais aussi parvenir dans un timing adapté. Automatiser la relance client permet ainsi de s’affranchir de tout risque d’erreur et de gagner un temps précieux, à redéployer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles qu’un appel téléphonique pour prendre connaissance de la situation rencontrée par le débiteur.

5) Utiliser une solution cloud de recouvrement des créances, connectée à votre logiciel comptable

Solution clé en main pour prévenir les impayés, Clearnox est un outil redoutable pour encaisser ses factures. En plus d’offrir une vision précise de l’encours client, ce logiciel de recouvrement des créances permet d’automatiser de nombreux scénarios de relance, en fonction du profil payeur, calculé automatiquement. Libérées de ces tâches chronophages, les entreprises peuvent consacrer du temps à leur communication client, essentielle en temps de crise.