Breng financiële intelligentie in uw incassoproces

Een bedrijf zet verschillende middelen en technieken in om de betaling van zijn klantenfacturen te bekomen. Dat incassoproces bestaat uit verschillende stappen, afhankelijk van de doelmatigheid van de diverse handelingen: uitgifte van de factuur, verwittiging, aanmaning. Als de schuldenaar in dit stadium betaalt, krijgt hij een bedanking en wordt het proces afgesloten. Anders moet het bedrijf overgaan tot een gerechtelijke invordering. Elk bedrijf wil zijn betalingstermijnen zo kort mogelijk houden en geschillen voorkomen. Zo kan het zijn financiële belangen veiligstellen. Al die activiteiten zijn echter tijdrovend en omslachtig. Hoe kan het incassoproces efficiënter worden gemaakt? Op basis van financiële intelligentie. Het resultaat: tijdwinst, een effectiever proces en een betere relatie met de klant. Ontdek hoe u gebruik kunt maken van artificiële intelligentie om uw financiële belangen te vrijwaren.

Financiële intelligentie om klantrisico’s te bepalen

In deze tijden van Big Data kan een bedrijf zijn voordeel doen met een eindeloze stroom data. De marketingdienst verzamelt en analyseert bijvoorbeeld de KPI’s van klanten om de strategie te verbeteren. De credit manager kan dan weer financiële informatie over commerciële partners benutten om het klantrisico te bepalen.

• Gespecialiseerde firma’s leveren informatie aan.
• Balans- en omzetgegevens zijn vrij toegankelijk op institutionele websites.
• Intern beschikken de financiële, boekhoudkundige en commerciële diensten over alle essentiële informatie.

Met behulp van financiële intelligentie worden alle relevante, actuele data getoetst en geconsolideerd. Dat gebeurt automatisch en in real time. Er worden ook automatisch rapporten en statistieken aangemaakt. Dit komt de betrouwbaarheid ten goede en levert tijdwinst op.

Een incassoprogramma met artificiële intelligentie kent een score toe aan commerciële partners op basis van hun betaalgedrag in het verleden. Met die score kan het bedrijf het globale risico evalueren én het risico per klant. Resultaat: een panoramisch overzicht om de strategie te bepalen met kennis van zaken. Een voorbeeld: als het programma een groot risico identificeert voor de hele portefeuille, kan het bedrijf investeringen vertragen om zijn cashflow te vrijwaren.

Financiële intelligentie om klantrisico’s te melden

De financiële intelligentie in uw incassoproces gaat gepaard met een waarschuwingssysteem. U gaat daarbij proactief te werk: u wacht niet met acties tot een factuur onbetaald blijft, maar u anticipeert om onbetaalde facturen te voorkomen. Resultaat: uw invordering verloopt een pak efficiënter.
Artificiële intelligentie maakt gebruik van voorspellende oplossingen op alle domeinen. Voor de inning van schuldvorderingen is dat in de vorm van een waarschuwingssysteem:

• De tool detecteert de nakende vervaldagen.
• Vóór de vervaldag waarschuwt de tool de incassoafdeling.
• De verantwoordelijke dienst zet alle nuttige middelen in met het oog op een tijdige betaling.

Op die manier beperkt uw bedrijf niet alleen zijn achterstallige betalingen, maar verbetert het ook de relatie met de klanten. De commerciële partner wordt immers aan de betaling herinnerd vóór de vervaldag. Dat wordt sterk gewaardeerd, vooral als uw bedrijf werkt met verwijlinteresten.

Een waarschuwingssysteem is ook nuttig als u beschikt over een totaalbeeld van uw openstaande bedragen.

• Als de limiet van de openstaande bedragen wordt overschreden, wordt u gewaarschuwd. Zo kunt u tijdig uw betalingsvoorwaarden herzien en uw cashflow veiligstellen.
• Als er een melding is over de openstaande bedragen van een specifieke klant, kunt u aangepaste oplossingen toepassen. U kunt bijvoorbeeld contante betaling vragen of een voorschot voor alle nieuwe bestellingen. Zo kunt u efficiënter reageren als het betaalgedrag van klanten verslechtert.

Intelligente aanmanings- en incassoprocessen

Via een analyse van het betaalprofiel en –gedrag kunt u automatische processen invoeren. Automatiseren is echter niet voldoende, u moet ook personaliseren. Ook hier speelt financiële intelligentie een rol.

Een aanmaning aan een kleine zelfstandige vergt een andere aanpak dan een aanmaning aan een key account. Het houdt ook geen steek om op hetzelfde moment een herinnering te sturen naar een slechte betaler en naar een commerciële partner die altijd vóór de vervaldag betaalt. Het tijdstip en het kanaal vormen cruciale elementen in uw incassostrategie. Ze vormen ook een afspiegeling van het professionalisme van uw bedrijf. Op basis van financiële intelligentie en een gedetailleerde gegevensanalyse kunt u die strategie sneller uitwerken.

• De commerciële partners worden gerangschikt per profiel en volgens gedrag: op die basis wordt een gepersonaliseerd aanmaningsscenario toegepast.
• De meest strategische partners – bijvoorbeeld de grootste openstaande bedragen – worden specifiek opgevolgd.
• De betalingen worden automatisch vastgesteld om onnodige herinneringen te vermijden en de relatie met de klant niet te schaden.

Intelligente samenwerking

A priori zijn commerciële medewerkers niet betrokken bij het incassoproces. Ze komen echter bij de klanten over de vloer en kunnen allerlei nuttige informatie doorgeven, bijvoorbeeld over de betaling van een factuur. Anderzijds kunnen ze ook waardevolle informatie vergaren. Ze kunnen bijvoorbeeld vaststellen dat een bedrijf slecht georganiseerd is, wat kan wijzen op een klantrisico.

Dit voorbeeld toont het belang van samenwerking aan. Een incassoproces moet transversaal zijn. Alle medewerkers hebben immers belang bij een goede financiële gezondheid van het bedrijf. Om de collectieve intelligentie optimaal te benutten, moet de incasso-oplossing werken met een collaboratieve interface en beheer van toegangsrechten.

Het Clearnox-programma zorgt voor financiële intelligentie in uw incassoproces

Clearnox is een collaboratief programma voor de inning van schuldvorderingen. Met deze software kan uw bedrijf zijn financiële intelligentie optimaal benutten. Dit zijn de belangrijkste functies:

• Een dashboard voor een panoramisch overzicht van de openstaande bedragen van klanten. Er kan bovendien een waarschuwingssysteem worden voorzien om klantrisico’s automatisch te detecteren vooraleer ze tot betalingsproblemen leiden. Zo kan uw bedrijf tijdig anticiperen en zijn cashflow vrijwaren.
• Met een scoresysteem worden klanten gerangschikt volgens hun betaalprofiel. Ze krijgen ook een gepersonaliseerd aanmaningsscenario toegekend. Deze voorspellende analysefunctie stoelt op het betaalgedrag in het verleden. Zo houdt uw bedrijf zijn klantrisico’s perfect onder controle.
• Via de collaboratieve opvolging worden uw commerciële medewerkers bij het proces betrokken. Het platform is collaboratief en uw bedrijf haalt maximaal voordeel uit zijn collectieve intelligentie.

De integratie van financiële intelligentie in de tool maakt uw aanmaningsscenario’s effectiever: u geeft de juiste boodschap aan elke klant, op het juiste moment en via het juiste kanaal. U verliest geen tijd en u hoeft minder mensen en middelen in te zetten.

Meer weten?

Vraag een demonstratie aan van Clearnox

Download de whitepaper ‘Factureren is goed, betaald worden is beter’