Comment le cabinet d’avocats ALTIUS est payé 30 jours plus vite grâce à un suivi structuré des créances

Pour ALTIUS, le travail ne s’arrête pas dès qu’un dossier est clôturé ou une facture envoyée. Dans de nombreux cas, les prestations ont déjà été réalisées, tandis que le paiement n’intervient que plus tard. Le suivi financier n’est donc pas un détail administratif pour un cabinet d’avocats mais une composante essentielle de la gestion de trésorerie. Chez ALTIUS, un cabinet d’avocats indépendant basé à Bruxelles, ce suivi s’effectuait depuis longtemps essentiellement manuellement. Valerie Struye, General Manager, et Patrick Opitek, Finance Manager, expliquent comment le cabinet a structuré ce processus avec Clearnox.

ALTIUS accompagne des clients nationaux et internationaux et couvre de nombreux domaines juridiques, du droit des sociétés au droit du travail, en passant par la propriété intellectuelle, la résolution de litiges et le droit réglementaire. Dans ce contexte, les prestations sont souvent réalisées en amont, tandis que les charges, salaires et fournisseurs, continuent de courir. Un suivi rigoureux des factures ouvertes devient dès lors indispensable.

Avant : un suivi dépendant du temps disponible et de la charge de travail

Avant l’arrivée de Clearnox, ce suivi reposait en grande partie sur du travail manuel. Un ou deux collaborateurs du service comptable devaient eux-mêmes identifier les factures en souffrance, décider qui devait recevoir un rappel et préparer les communications.

Dans certains cas, il fallait également se coordonner avec les associés. Le processus existait, mais n’était pas vraiment ancré dans un flux de travail défini. Le suivi dépendait donc fortement du temps disponible et de la charge du moment. Dès qu’une autre priorité s’imposait, la gestion des débiteurs passait au second plan.

Pourquoi Clearnox ?

Le choix de Clearnox est né du besoin d’apporter plus de structure à ce processus. ALTIUS utilise DLex, un logiciel de gestion de dossiers pour cabinets d’avocats, et après une démonstration de Clearnox, une connexion entre les deux systèmes a rapidement été mise en place.

L’intégration technique s’est déroulée sans accroc. Le vrai défi résidait dans l’organisation interne : déterminer quels clients peuvent faire l’objet d’un rappel et comment gérer les exceptions dans un contexte juridique.

L’équilibre entre automatisation et contrôle

Ce qui distingue ce cas, c’est qu’ALTIUS n’a pas opté pour une automatisation totale. Le suivi repose aujourd’hui sur une structure définie mais l’équipe garde la main sur les rappels qui sont envoyés.

C’est essentiel au regard de la confidentialité et de la sensibilité de certains dossiers. Clearnox ne fonctionne donc pas comme une boîte noire, mais comme une structure centrale qui apporte de la lisibilité et de la cohérence, tout en laissant de la place pour les exceptions.

Plus de transparence, en interne comme vis-à-vis des clients

Un effet concret de ce suivi structuré : les problèmes se détectent plus rapidement. Dans la pratique, il arrive régulièrement que des factures ne parviennent jamais à la comptabilité du client. Elles sont envoyées à une personne de contact, mais ne sont pas transmises en interne. Dans ces cas, il ne s’agit pas d’un refus de payer mais plutôt d’un problème de circulation interne chez le client. Le flux de rappels permet de le mettre en évidence plus tôt.

En interne aussi, la visibilité s’est améliorée. L’équipe financière sait mieux quels clients doivent être suivis, où un litige est en cours et quels dossiers sont temporairement mis de côté. Les associés peuvent continuer à se concentrer sur leurs dossiers et leurs relations clients, tandis que le suivi se fait de manière plus centralisée et cohérente.

Les chiffres : 30 jours gagnés

L’impact est visible dans les chiffres. Le délai de paiement moyen a diminué d’environ 25 à 30 jours et les frais liés au financement de la trésorerie ont reculé d’environ 40.000€ par an. Selon ALTIUS, le bénéfice ne réside pas uniquement dans l’impact financier, mais aussi dans la prévisibilité de la trésorerie.

Conclusion : la structure comme amélioration du processus, pas comme une fin en soi

Ce cas illustre surtout que le suivi des débiteurs n’est souvent pas une question de capacité, mais de structure et de cohérence. En ancrant le processus sans perdre le contrôle, ALTIUS a instauré un rythme dans un suivi qui reposait auparavant sur le travail manuel et les disponibilités de chacun.

C’est là, sans doute, la leçon principale pour les autres cabinets d’avocats. Si le suivi des factures ouvertes est aujourd’hui une tâche réservée à “quand on a le temps”, c’est que la structure fait défaut. Chez ALTIUS, Clearnox a apporté cette structure, sans que le cabinet ne doive renoncer au contrôle ni à la sensibilité inhérente à la relation client.