5 conseils pour en finir avec les impayés

Les impayés, plus qu’un manque à gagner, représentent une véritable menace à l’encontre de la pérennité de l’entreprise. Faute de trésorerie, les difficultés surviennent en cascade. Paiement des salaires, règlement des taxes et charges, développement de l’activité… l’entreprise n’est plus en mesure d’honorer ses propres dettes, ni d’investir. Scénario extrême : en cessation de paiement, l’entreprise est contrainte de déposer le bilan. Pour prévenir cette situation, découvrez 5 conseils pour en finir avec les impayés.

1. Vérifier le profil payeur du client en amont

A l’occasion de chaque nouveau contrat, l’entreprise a tout intérêt à vérifier la santé financière du client en amont de la relation commerciale. Il s’agit non seulement de s’assurer de sa solvabilité, mais aussi de s’enquérir de sa réputation de bon ou mauvais payeur, pour réduire les risques d’impayé et de retard de paiement.

Où trouver l’information ?

L’open data permet de collecter bon nombre d’informations sur les entreprises, sur la base de leur numéro SIRET. Infogreffe, le BODACC ou encore le répertoire SIRENE, ressources publiques en libre accès, publient gratuitement certains indicateurs financiers.
Des services en ligne payants, ainsi que des sociétés d’investigation spécialisées dans le renseignement commercial, fournissent des données enrichies. Cela peut être utile en cas de doute sur la solvabilité ou le profil payeur d’un prospect.

Quels renseignements vérifier ?

L’entreprise vérifie le CA, le résultat et le capital social du futur client. Les données disponibles peuvent également inclure l’état de cessation de paiement et les procédures judiciaires en cours à l’encontre du prospect, le cas échéant.

La vérification doit être opérée pour chaque nouveau contrat, mais l’entreprise a également intérêt à mettre en place une surveillance continue de ses clients. Un système d’alertes peut être mis en place pour informer en temps réel sur la solvabilité du client. En cas d’anomalie, l’entreprise choisit de poursuivre ou non sa relation commerciale, eu égard à une analyse du risque d’impayés.

2. Disposer d’une vision claire sur son encours client

La bonne gestion du poste clients est conditionnée par une vision claire et exhaustive de l’encours client. L’entreprise à cet effet doit disposer d’un tableau de bord automatisé, qui affiche en temps réel les informations clés.

Une vision globale de l’encours client :

Le tableau de bord doit permettre de visualiser d’un coup d’œil le montant total des créances, le montant des acomptes déjà versés, les prévisions d’encaissement ainsi que les retards de paiement avec mention des échéances et du montant des factures.

Une vision de l’encours par client :

Le service en charge doit pouvoir accéder en quelques clics à une vision de l’encours par client. Ce volet du tableau de bord affiche les anomalies de paiement : le collaborateur est en mesure de mettre en œuvre les process de nature à recouvrer les créances dans les meilleurs délais. L’anomalie de paiement est également un signal d’alerte : l’entreprise peut bloquer ses livraisons et ses nouvelles commandes avec le mauvais payeur, jusqu’à parfait paiement des factures en cours.

La visibilité offerte par le tableau de bord permet un gain de temps considérable dans la gestion du poste clients, tout en améliorant l’efficacité des process et en réduisant le risque d’erreurs dans le pilotage de l’encours.

3. Relancer 100 % des factures grâce à l’automatisation

Autre recommandation majeure pour mettre fin aux impayés : automatiser la relance des factures. Ce faisant, l’entreprise s’assure de n’oublier aucun client, et de recouvrer plus rapidement ses créances.

L’automatisation de la relance pour redoubler d’efficacité :

En automatisant, l’entreprise gagne du temps. Elle peut ainsi mettre en place un process d’autant plus efficace, sans alourdir la charge de travail des collaborateurs. La relance inclura notamment une étape de prévenance, en amont de l’échéance de la facture. Ce rappel cordial de l’échéance est un service à forte valeur ajoutée pour le client, qui aura d’autant plus à cœur de payer dans les temps.

L’automatisation de la relance pour personnaliser les process :

L’automatisation, alliée à l’IA, permet de classer les clients par profils payeurs pour leur assigner un scénario de relance personnalisé. Cette personnalisation augmente encore l’efficacité de la relance, pour réduire le risque d’impayés. En fonction du profil, le client n’est pas contacté de la même manière, ni dans les mêmes termes : le niveau de pression est adapté, pour accélérer le règlement.

4. Impliquer les collaborateurs chacun à leur niveau

Impliquer les équipes est essentiel pour mettre fin aux impayés. Il s’agit de mettre en place la culture cash au sein de l’entreprise : la volonté collective de maintenir un niveau de trésorerie maximum.

Donner accès à l’information :

L’entreprise se dote d’un logiciel de recouvrement de créances qui inclut un tableau de bord partagé avec gestion des accès. Chaque collaborateur accède ainsi au niveau d’informations utile pour agir à sa mesure. Le commercial, par exemple, visualise en temps réel les impayés par client. Son contact privilégié avec le client lui permet d’accélérer le recouvrement tout en préservant la relation commerciale.

Mesurer les résultats :

Le service comptable accède en temps réel à une information actualisée – promesses de paiement, notamment – pour adapter ses actions.

5. Utiliser le logiciel de recouvrement de créances Clearnox

Le logiciel de recouvrement de créances Clearnox est conçu pour permettre aux entreprises de mettre fin aux impayés. Il inclut les fonctionnalités les plus avancées, parmi lesquelles :

– Des tableaux de bord exhaustifs pour une vision globale ou détaillée de l’encours client en temps réel.

– Des scénarios de relance personnalisés et automatisés, pour gagner du temps et augmenter l’efficacité des process de recouvrement.

– Un mode collaboratif avec système de filtres personnalisés et reporting périodique, pour impliquer l’ensemble des équipes.