8 arguments phares pour vendre en interne l’automatisation de la gestion du poste clients

Pour rappel : le poste client est l’ensemble des factures émises par l’entreprise à l’adresse de ses clients. Le poste clients est constitué des créances en attente de règlement, incluant les retards de paiement.

La gestion du poste client nécessite un suivi minutieux des créances de l’entreprise, depuis l’élaboration des devis jusqu’à l’encaissement, et éventuellement le recouvrement. L’automatisation des tâches permet de faciliter et d’accélérer la gestion du poste clients, tout en gagnant en efficacité. Un enjeu fort pour le service de recouvrement…

L’importance de l’automatisation de la gestion du poste client en entreprise

L’entreprise qui n’est pas encore équipée d’une solution d’automatisation de la gestion du poste client travaille manuellement. Et les tâches sont nombreuses :

Edition des devis et factures et enregistrement informatique dans le dossier approprié.
Elaboration d’un tableur de type Excel pour enregistrer les créances et leurs dates d’échéance, puis veille régulière sur les encaissements.
Relance individuelle des factures en retard – rédaction d’emails ou de courriers, appels téléphoniques…

La charge de travail est importante, et le risque d’erreur est accru. Face à cette problématique, les outils d’automatisation de la gestion du poste clients font figure de solution efficace. Reste pour le service de recouvrement à convaincre les décisionnaires.

Comment vendre l’automatisation de la gestion du poste clients ?

Le projet est parfois à l’initiative du service le plus concerné : le service de recouvrement de créances. Il s’agit alors de monter un dossier solide pour argumenter auprès de la direction. 8 arguments phares permettent d’étayer le dossier pour vendre en interne l’automatisation de la gestion du poste clients.

#1 Automatiser pour dématérialiser… et réduire les coûts

S’ils paraissent accessoires, les coûts administratifs de traitement papier pèsent dans le bilan. En automatisant la gestion du poste clients, l’entreprise dématérialise ses documents : les achats de petites fournitures sont considérablement réduits. Sans compter que la dématérialisation améliore l’empreinte écologique de l’entreprise…

La direction est sensible à l’enjeu de réduction des coûts, cet élément est central dans l’argumentaire. L’objectif 0 papier peut en outre être intégré dans la politique RSE de l’entreprise.

#2 Automatiser pour gagner en productivité

Les tâches de saisie, inhérentes à la gestion du poste clients, sont répétitives et chronophages. Des ressources humaines y sont affectées à proportion du volume d’affaires et des moyens de l’entreprise. Or ces tâches, par définition, sont automatisables dans la mesure où elles ne mobilisent pas l’intelligence humaine.

En automatisant l’édition des devis, des factures ou encore des emails de relance, la charge de travail est allégée : les collaborateurs se recentrent sur des tâches complexes, à plus forte valeur ajoutée, l’entreprise optimise la gestion de ses ressources humaines pour gagner en productivité.

#3 Un gain de temps à toutes les étapes du recouvrement de créances

L’automatisation est étroitement associée à l’avantage du gain de temps. Effectivement, automatiser la gestion du poste client permet de gagner du temps à toutes les étapes du processus, et bénéficie à de nombreuses fonctions dans l’entreprise.

Editer et envoyer les devis, les factures et les relances en quelques clics fait gagner du temps au service de recouvrement de créances.
L’automatisation permet de facturer les clients plus rapidement : les délais de recouvrement sont réduits, un enjeu fort pour la direction financière.
La solution d’automatisation intègre un système d’archivage performant, qui permet à tous de retrouver les documents nécessaires sans perdre de temps.
Les fonctions stratégiques de l’entreprise accèdent à des tableaux de bord complets, qui calculent et analysent automatiquement les KPIs, en temps réel.
Les fonctionnalités de reporting permettent d’alerter immédiatement sur les anomalies de paiement, pour accélérer la résolution des litiges.
Avec une solution collaborative, les commerciaux accèdent aux données clients nécessaires dans l’exercice de leurs missions.

#4 L’automatisation pour se faire payer plus rapidement

Pour convaincre le DAF, l’argument de la trésorerie compte parmi les plus pertinents. Or le logiciel d’automatisation de la gestion du poste client permet d’encaisser plus rapidement. Comment ?

Lorsque le service de recouvrement est débordé, les tâches de relance prennent du retard. Grâce à l’automatisation, la relance est automatique : peu importe la charge de travail, les clients sont relancés en temps et en heure, et l’entreprise se fait payer plus vite.
Grâce à la mise à jour des tableaux de bord en temps réel, les anomalies de paiement sont constatées sans délai. Le cas échéant, le service de recouvrement déclenche le processus de résolution des litiges pour se faire régler sans tarder.

#5 Soigner la relation client avec l’automatisation des scénarios de relance

Contrairement aux idées reçues, l’automatisation améliore la relation client. Un logiciel performant permet en effet de configurer des scénarios de relance personnalisés, pour surprendre agréablement le client habitué à recevoir des courriers impersonnels. L’automatisation en outre permet à l’entreprise de faciliter la tâche au client : il est averti en amont de l’échéance par un email de prévenance, et l’entreprise met à sa disposition un système de règlement des factures en ligne. Enfin, l’entreprise peut intégrer une phase de remerciements au terme de son processus de recouvrement de créances : une attention que ne peut pas se permettre l’entreprise qui gère le processus manuellement, et qui fait la différence.

#6 Une visibilité accrue sur le poste clients

Le tableau de bord du logiciel d’automatisation permet à la direction générale et au DAF de piloter plus efficacement la performance. Ils disposent d’une visibilité parfaite et en temps réel sur les indicateurs clés, pour contrôler facilement et efficacement la gestion du poste clients.

#7 Des alertes automatiques pour détecter immédiatement les litiges

Cet argument séduit nécessairement la direction générale, particulièrement attentive à la santé financière de l’entreprise. Les retards de paiement et les impayés en effet sont à l’origine de la plupart des faillites d’entreprises. Proposer un système d’alerte automatisée en cas d’anomalie de paiement sécurise considérablement les fonctions stratégiques de l’entreprise : en donnant l’alerte à temps, l’entreprise est en mesure d’agir vite pour recouvrer ses créances. Et plus elle agit vite, plus ses chances d’être payée augmentent.

#8 La gestion automatisée du poste clients pour réduire les délais de paiement

In fine, adopter une solution d’automatisation réduit les délais de paiement.

L’automatisation permet de relancer tous les clients dans les temps, pour encaisser plus rapidement.
L’automatisation réduit le risque d’erreur de nature à ralentir les encaissements.
Les scénarios de relance personnalisés augmentent l’efficacité du recouvrement de créances.

Le logiciel Clearnox pour automatiser la gestion du poste client

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