Comment mettre en place un prélèvement SEPA dans votre entreprise ?

Le mandat SEPA matérialise le consentement du débiteur à être prélevé. Utile pour les créances ponctuelles ou récurrentes détenues par l’entreprise dans les pays de la zone euro, il inverse l’initiative du règlement par virement : à l’échéance, l’entreprise créancière déclenche elle-même le paiement de la facture auprès de la banque du client débiteur.

Qu’est-ce-que le prélèvement SEPA ?

Depuis le 1^er août 2014, les transferts de fonds en zone euro sont effectués au format SEPA – Single Euro Payments Area – sur indication préalable des coordonnées bancaires internationales (IBAN et BIC).

Le prélèvement SEPA est le débit en euros du compte bancaire du débiteur, initié par le créancier pour le montant et à l’échéance de chaque facture. Il se fonde sur un mandat SEPA : un contrat par lequel le débiteur autorise le créancier à demander le prélèvement sur un compte bancaire désigné.

A noter : le mandat SEPA ne précise ni le montant à débiter ni la date des prélèvements autorisés.

Les avantages du prélèvement SEPA :

En mettant en place des mandats SEPA, l’entreprise s’offre un contrôle étendu de l’encaissement de ses factures.

Le prélèvement SEPA permet de s’assurer du respect de l’échéance des encaissements.

Contrairement au virement, le prélèvement est à l’initiative du créancier. Dans ces conditions, l’entreprise est en mesure de se faire payer à l’échéance fixée, son flux trésorerie s’en trouve largement amélioré. Sauf anomalies de paiement, ce système réduit en outre à néant le temps de recouvrement des impayés.

Le prélèvement SEPA facilite l’identification des règlements reçus.

La procédure de règlement est intégralement contrôlée par le créancier. Dans la mesure où elle les initie elle-même, l’entreprise identifie immédiatement les règlements reçus sur son compte bancaire.

Le mandat SEPA permet de mettre en place des règlements récurrents auprès des clients.

Sauf autorisation dans le cadre d’un seul paiement ponctuel, le mandat SEPA est valable jusqu’à sa révocation par le client. Il permet ainsi d’autoriser via un contrat unique une série de règlements portant sur des montants différents. Il est d’autant plus avantageux dans le cadre de créances périodiques qu’il évite au client de prendre à sa charge les formalités de règlement récurrent.

Les prélèvements SEPA peuvent être mis en place dans les 34 pays de la zone euro.

Cet outil de recouvrement permet de contrôler les encaissements en provenance de tous clients européens.

Comment mettre en place le prélèvement SEPA ?

1. L’entreprise qui souhaite utiliser le prélèvement SEPA comme mode de règlement doit préalablement obtenir un numéro ICS – Identifiant Créancier SEPA. La demande est formulée auprès de la banque de l’entreprise sur présentation de justificatifs – K-bis notamment – puis le numéro est délivré par la Banque de France.
2. L’entreprise crée une Référence Unique de Mandat – RUM – pour chaque mandat SEPA. Ce numéro d’identification est librement composé par l’entreprise, dans la limite de 35 caractères latins, espaces compris. La référence unique doit obligatoirement être communiquée au client. Elle figure sur chaque facture justifiant un prélèvement SEPA.
3.  L’entreprise créancière rédige le mandat de prélèvement SEPA. Le contrat précise que le client autorise d’une part l’entreprise à demander le débit de son compte, d’autre part la banque à débiter le compte conformément aux instructions de l’entreprise. Sont mentionnées les coordonnées postales et bancaires du client, l’identité de l’entreprise et s’il s’agit d’un débit ponctuel ou permanent. Le mandat mentionne également le RUM et l’ICS.
4. Le client débiteur transmet à l’entreprise le mandat daté et signé valant autorisation de prélèvement ponctuel ou permanent.
5. L’entreprise créancière transmet le mandat SEPA à sa banque, qui le transmet à la banque du débiteur.
6. Sauf accord contraire, le client est informé du montant et de la date de chaque prélèvement à venir dans un délai minimum de 14 jours avant son échéance.
7. A défaut d’opposition par le client, l’entreprise présente à sa banque un ordre de prélèvement SEPA : le client est débité.

A noter : le client peut révoquer le mandat SEPA à son gré.