4 conseils pour raccourcir ses délais de paiement

L’Observatoire des délais de paiement révèle que le retard moyen dans le règlement des factures en 2017 s’élève à plus de 11 jours. Cela peut paraître anodin, pourtant l’impact sur la trésorerie est énorme : plusieurs milliards d’euros de manque à gagner au niveau national, pour les PME et les ETI principalement, et plus d’une entreprise sur 3 est touchée. Face à des retards de paiement, les entreprises doivent mettre en œuvre des solutions coûteuses, ou mettre la clé sous la porte. C’est pourquoi raccourcir ses délais de paiement représente une problématique centrale pour améliorer – ou du moins préserver – la santé financière de l’entreprise. 4 règles à appliquer pour atteindre cet objectif.

Règle n°1 : disposer d’une visibilité parfaite sur ses paiements et son encours.

La bonne gestion de ses encaissements nécessite une organisation infaillible, et en premier lieu de disposer d’un outil permettant un suivi dynamique, à la fois lisible et exhaustive. Pour gérer votre « suivi client », vous devez avoir une visibilité parfaite sur la liste de vos créances, avec mention du client débiteur et de la date d’échéance correspondant. C’est depuis cet outil synchronisé avec votre logiciel de comptabilité que vous pourrez piloter votre stratégie.

Pour vous permettre d’encaisser vos règlements dans des délais réduits, et d’optimiser ainsi votre trésorerie avec tous les avantages que cela implique, votre outil doit allier au mode d’affichage global et détaillé des fonctionnalités avancées. Un système d’alerte, des notifications, une classification des actions à mener par ordre de priorité, un marquage des clients par profil de payeur… autant de fonctionnalités qui réduisent le risque de retard de paiement en vous permettant de réagir efficacement, au bon moment.

Règle n°2 : avoir une communication claire et qualitative dans sa relation client et ses relances client.

Sur la base de cette parfaite visibilité, le responsable en charge d’encaisser les règlements non spontanés est apte à engager une communication personnalisée en fonction de chaque client. S’adresser à un mauvais payeur de la même manière qu’à un client irréprochable peut porter préjudice à la réputation de l’entreprise d’une part, à l’efficacité des méthodes de recouvrement des paiements d’autre part. De même, il est utile d’adapter ses formules en fonction du mode de règlement habituellement utilisé par le client débiteur – chèque ou virement automatique – et d’user du mode de communication le plus efficace eu égard aux habitudes de communication observées jusqu’alors. Par exemple : si l’historique client démontre d’une réactivité par téléphone limitée, il sera judicieux d’utiliser le moyen de contact par email.

Tableau de bord synthétique et filtres à l’appui, vous devez pouvoir connaître en un clin d’œil le profil payeur du client et de lui appliquer les modalités de communication les plus efficaces pour raccourcir au maximum les délais de paiement. Et pour économiser du temps de travail et de la ressource humaine, l’entreprise a tout intérêt à opter pour l’automatisation de sa communication sur la base d’une configuration personnalisée.

Règle n°3 : installer une collaboration pour réduire ses délais de paiement.

Le manque de communication en interne est un fléau pour l’entreprise. Perte de crédibilité, erreurs stratégiques ou manque à gagner : les conséquences néfastes sont nombreuses, tous enjeux confondus. Le pôle encaissement, à l’image des autres, est concerné : il s’avère précieux de maintenir un niveau d’information suffisant au sein de l’entreprise, pour permettre une collaboration bénéfique de nature à raccourcir ses délais de paiement. Par exemple : un commercial au fait du statut de mauvais payeur d’un client pourra exiger un acompte supérieur, ou refuser de contracter avec un débiteur récalcitrant. Au sein d’une PME, la collaboration est d’autant plus indispensable que chaque ressource humaine participe de manière globale à la bonne marche de l’entreprise : il est absolument nécessaire pour chaque collaborateur de bien connaître l’état des paiements en cours pour œuvrer en connaissance de cause en faveur du recouvrement des règlements en retard.

L’avènement des outils numériques favorise cette collaboration, à condition d’utiliser l’outil approprié en complément de son logiciel de comptabilité.

Règle n°4 : faciliter à ses clients le paiement de ses factures.

Cette dernière règle n’est pas des moindres : pour raccourcir ses délais de paiement, l’arme la plus efficace est sans doute l’incitation « positive », qui consiste à faciliter la tâche aux clients plutôt qu’à les menacer de sanctions – pénalités de retard, recours judiciaires… Plusieurs moyens peuvent être mis en œuvre dans cet objectif, parmi ceux-ci le système de paiement en ligne. Comme les sites de e-commerce incitent à la consommation en mettant en place des systèmes de paiement en ligne toujours plus faciles et rapides, l’entreprise doit économiser au client toute contrainte au moment de régler sa facture, en proposant par exemple le paiement en ligne par CB ou la mise en place d’un prélèvement SEPA. Une information régulière du client quant à l’état de ses règlements est également incitative au paiement : relancé au bon moment et de la bonne manière, informé de manière détaillée, le client n’a plus aucune excuse pour retarder son paiement.

Les nouvelles technologies offrent des possibilités considérables en vue d’améliorer la gestion de ses encaissements, pour minimiser les retards et prévenir les défauts de règlements. L’entreprise a tout intérêt à opter pour une solution logicielle complémentaire à son logiciel de comptabilité, qui rassemble tous les fonctionnalités nécessaires pour raccourcir ses délais de paiement : tableau de bord performant pour visualiser en un clin d’œil l’état de ses créances, système intelligent de configuration de scénarios automatiques pour fluidifier la communication et augmenter l’efficacité des relances et échanges avec les clients, système de paiement en ligne facile et rapide pour inciter au règlement des factures. En mettant en place un tel outil, l’entreprise se dote d’une arme puissante en faveur d’une trésorerie optimale, et gagne du temps dans l’administration de tâches chronophages.