August 21, 2023
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Problème informatique, difficultés de trésorerie, personne en charge du règlement absente… Lorsque vient le moment de justifier un retard de paiement, de nombreuses raisons peuvent être évoquées! Étant donné que les retards de paiement peuvent avoir un impact significatif sur la santé financière de votre entreprise, il est essentiel d’en comprendre les raisons sous-jacentes afin de les aborder de manière professionnelle et efficace. Voici les 7 excuses les plus souvent évoquées pour justifier un retard de paiement et comment y répondre de manière constructive.
1. Des difficultés financières
La situation : « Nous traversons actuellement des difficultés financières et nous ne sommes pas en mesure de payer notre facture à temps. »
La réponse : Personne n’est à l’abri de difficultés financières passagères. Si c’est la première fois que votre client invoque cette raison, il faut savoir faire preuve de compréhension, tout en restant juste et ferme. Exprimez de l’empathie envers cette situation difficile, tout en soulignant l’importance du paiement pour votre entreprise. Afin de préserver une bonne relation client, il faut rester dans le dialogue et être orienté solutions. Proposez des plans de paiement échelonnés ou des solutions flexibles pour faciliter la résolution de la dette.
2. Des problèmes internes
La situation : « Des problèmes internes ont ralenti nos processus de paiement. » ou « Un changement de personnel clé a entraîné un retard dans le traitement des paiements. »
La réponse : Même si l’excuse avancée est vague, elle peut être valable. Faites preuve de compréhension, mais faites valoir l’importance de maintenir des relations commerciales basées sur la confiance. Tâchez de comprendre ce qui a coincé et proposez des solutions pour accélérer le processus de paiement et éviter que le même problème ne se reproduise à l’avenir. Si le retard de paiement fait suite à un changement d’interlocuteur, assurez-vous que les nouveaux membres de l’équipe comprennent les conditions de paiement et les attentes. Et convenez ensemble d’une date à laquelle vous obtiendrez votre dû. En cas de récidive, envisagez l’instauration de pénalités.
3. Une erreur de facturation
La situation : « Nous avons identifié des erreurs dans la facturation et nous attendons une correction avant de payer. »
La réponse : Vous n’êtes pas infaillibles, surtout si vous n’êtes pas équipés de logiciels de facturation et de gestion du poste client adéquats. Réagissez rapidement en vérifiant les problèmes signalés et en apportant des corrections, si nécessaire. Prouvez la transparence de vos pratiques et assurez-vous que le client comprend à quoi correspondent les éléments facturés.
4. Litiges sur la qualité
La situation : « La qualité du produit ou du service rendu ne correspondait pas à nos attentes, par conséquent nous retenons le paiement. »
La réponse : Ici, la situation est un peu plus délicate, car c’est la qualité de votre prestation qui est remise en question. La satisfaction client étant une priorité, il convient d’adresser le problème avec une attitude proactive, pour comprendre vos éventuels torts et mettre en lumière les responsabilités partagées si tel est le cas. Une fois les problèmes identifiés, élaborez un plan d’action pour résoudre chaque point de préoccupation. Cela démontrera votre souci du travail bien fait et contribuera à maintenir le dialogue. Autrement dit, mettez l’accent sur la résolution plutôt que sur la confrontation… Avant de réexiger le paiement.
Les pénalités de retard
La situation : « Nous avons bien conscience du retard, mais nous devons encore régler certaines vérifications. »
Les informations ajoutées : Le calcul des pénalités de retard peut être un levier pour appuyer le recouvrement des créances. Les pénalités sont souvent calculées sur la base d’un pourcentage du montant total de la facture, qui augmente chaque jour ou chaque semaine en fonction du taux d’intérêt et du nombre de jours de retard. Le taux des pénalités de retard dépend du taux directeur de la Banque Centrale Européenne, auquel peut s’ajouter un pourcentage fixe pour chaque jour de retard. Introduire ces pénalités dans vos conditions générales de vente (CGV) peut inciter vos clients à respecter les délais de paiement. Il est crucial de mentionner le taux applicable, l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, et les pratiques de mise en demeure pour que tout soit clair.
5. Délais de traitement internes et processus bureaucratiques alambiqués
La situation : « Notre processus de validation interne prend plus de temps que prévu. »
La réponse : Pour minimiser les délais de traitement, commencez par vous renseigner sur les besoins en termes de documentation ou d’approbations demandées du côté de votre client. Proposez de fournir toutes les informations supplémentaires nécessaires pour faciliter le processus d’approbation en interne. Expliquez l’importance de respecter les termes de paiement convenus et suggérez des moyens d’accélérer le processus de validation de leur côté. Si les délais de traitement internes sont un problème récurrent, vous pouvez aussi explorer des options de paiement plus flexibles, tenant à la fois compte des processus internes de votre client et de vos besoins financiers.
6. Un paiement qui se fait attendre
La situation : « Le paiement est en cours. »
La réponse : Dans ce cas-là, vous êtes en droit de demander une preuve du règlement et de vous enquérir de la date. Si votre client n’est pas en mesure de vous fournir ces éléments, sa bonne foi pourrait être remise en question. Auquel cas, n’hésitez pas à durcir le ton.
- Lire aussi – Relance facture impayée : comment procéder ?
7. Négligence involontaire
La situation : « Nous avons tout simplement omis de traiter le paiement en raison d’une surcharge de travail. »
La réponse : Soyez compréhensifs et proposez des rappels de paiement automatisés pour éviter que la situation ne se reproduise.
Conséquences légales des retards de paiement
Les informations ajoutées : Il est crucial de rappeler que les retards de paiement peuvent entraîner des sanctions. En effet, le non-respect des délais de paiement peut entraîner des pénalités et des intérêts de retard, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, généralement fixée à 40 €. De plus, les entreprises en situation de retard de paiement peuvent être inscrites sur des registres publics, ce qui peut nuire à leur réputation. Selon le Code de Commerce en vigueur en France, ces mesures visent à protéger les créanciers et à favoriser un règlement rapide des factures.
Optez pour un logiciel de suivi et de relance des factures
Une erreur ou une difficulté passagère peuvent arriver à tout le monde. En revanche, si un même client a déjà avancé plusieurs excuses différentes pour ne pas payer, vous pourriez avoir affaire à un mauvais payeur, qui doit faire l’objet d’une attention toute particulière.
L’affacturage comme solution aux retards de paiement
Face aux retards de paiement fréquents, l’affacturage peut être une solution efficace. Cette méthode permet de céder les créances à un organisme financier, qui se charge alors de leur recouvrement. En échange, l’entreprise reçoit immédiatement une grande partie des sommes dues, ce qui améliore instantanément sa trésorerie. Les fintechs modernes offrent désormais des options d’affacturage simplifiées et transparentes, rendant cette option plus accessible et attrayante pour les petites entreprises confrontées à des retards de paiement récurrents. En France, cette pratique est de plus en plus adoptée par les entreprises cherchant à optimiser leur gestion de trésorerie.
En dehors de ces cas, aborder les retards de paiement avec compréhension, professionnalisme et des solutions constructives peut non seulement aider à préserver vos relations commerciales, mais aussi garantir la santé financière de votre entreprise. En utilisant un logiciel de recouvrement de créances efficace, vous pouvez automatiser une grande partie du processus tout en conservant une approche humaine et adaptée à chaque situation.
Simple et intuitif, le logiciel de recouvrement de créances Clearnox vous permet de suivre et de relancer vos clients de manière automatique et personnalisée. Grâce à cet outil, vous bénéficiez d’une parfaite visibilité sur votre encours client et êtes en mesure de prendre les décisions les plus adaptées en fonction du profil de chacun. L’envoi automatique de mails de prévenance favorise les chances d’être payé dans les temps, tandis que chaque retardataire est dûment relancé, avec le ton adapté, en temps voulu. Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution ? Demandez une démo dès maintenant 👇
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