Algemene voorwaarden voor Clearnox

1. Onderwerp en reikwijdte

De volgende voorwaarden vormen de Algemene Voorwaarden (“Clearnox AV”) en zijn van toepassing op het Clearnox dienst dat ClearFacts commercialiseert onder de merknaam “Clearnox SAAS Solution” (“de Dienst”). De Klant abonneert zich op de Dienst door ondertekening van het abonnementsaanvraagformulier (“Abonnementsaanvraagformulier”, dat samen met de AV de “Overeenkomst” vormt). De Dienst wordt gecommercialiseerd door ClearFacts BV, een vennootschap ingeschreven in het handelsregister van Brussel (België) onder nr. BE 0539.930.110 en met maatschappelijke zetel te Keizerinlaan 13-15, 1000 Brussel, België, (“ClearFacts”).

Door zich te abonneren op de Clearnox Service, verklaart de Klant, alvorens een overeenkomst aan te gaan met ClearFacts, dat hij/zij deze algemene voorwaarden (“Overeenkomst”) heeft gelezen en aanvaard.

2. Voorwerp

2.1 De Dienst biedt een platform dat openstaande facturen bijhoudt en de gebruikers in staat stelt de inning en aanmaning van schuldvorderingen te beheren en te automatiseren.

2.2 De Dienst stelt de gebruiker in staat facturen en (schriftelijke) uitwisselingen met de overeenkomstige debiteuren te beheren door middel van aanmaningen en betalingen.

Dit beheer geschiedt op de volgende wijze: De gebruiker deelt de informatie mee die noodzakelijk is voor de werking van de Dienst via de tools en interfaces die door ClearFacts ter beschikking worden gesteld. Deze informatie omvat, zonder dat deze opsomming limitatief is:

• nadere gegevens over de verschuldigde bedragen (documentnummer, datum van afgifte, bedrag, derde, vervaldatum, datum waarop de betaling wordt verwacht, enz.)
• details van betalingen
• details van de debiteuren
• laatste aanmaningen verzonden buiten het platform
• berichten te versturen naar de debiteuren
• methoden om de debiteuren aan te manen

De Dienst biedt de volgende functionaliteiten (zonder dat deze lijst beperkend is):

• follow-up van te innen achterstallige facturen
• aanmaning tot betaling van facturen via meerdere kanalen
• voorspelling van betalingen

De toegang tot de Dienst is beperkt tot gebruikers, voor de duur en het niveau van het abonnement dat door de Klant onder de Overeenkomst is gekocht.

2.3 ClearFacts behoudt zich het recht voor om (i) nieuwe functionaliteiten aan de Dienst toe te voegen of te verwijderen, zonder evenwel de Dienst van zijn aard te ontnemen, en (ii) de levering van de aangeboden Diensten geheel of gedeeltelijk uit te besteden aan een derde, zonder hiervoor enige goedkeuring te vragen aan de Klant.

3. Toegang tot en beschikbaarheid van Diensten

3.1 De Dienst is uitsluitend toegankelijk voor gebruikers van de Klant die naar behoren een account op het platform hebben geopend en de Overeenkomst en/of de Gebruiksvoorwaarden hebben aanvaard.

3.2 Elke gebruiker krijgt een login en een wachtwoord waarmee zij toegang heeft tot haar account. Deze login en paswoord zijn strikt persoonlijk en mogen niet aan derden worden doorgegeven. Elke gebruiker mag niet meer dan één account openen, behoudens uitdrukkelijke en schriftelijke toelating van ClearFacts.

3.3 De Klant is als enige verantwoordelijk voor de gegevens die zij meedeelt en voor de vertrouwelijkheid van het paswoord. Elk verlies of andere nalatigheid moet zo snel mogelijk aan ClearFacts worden gemeld.

3.4 ClearFacts zal zich inspannen om de toegang tot de Dienst 7 dagen op 7 en 24 uur op 24 te verzekeren, evenwel zonder enige garantie dienaangaande. Deze toegang kan worden onderbroken, met name wegens onderhoud en updating, wegens storingen, fouten, bugs of om elke andere technische reden.

3.5 De Klant zal zelf de nodige hardware en software aankopen om toegang te krijgen tot de Dienst. De Klant is als enige verantwoordelijk voor de keuze en de goede werking van het materiaal (hardware en software) alsook voor het afsluiten van een contract met een internetprovider overeenkomstig de door ClearFacts meegedeelde specificaties.

3.6 De Klant is verder verantwoordelijk voor de goede werking van haar informaticasysteem (materiaal, besturingssysteem, configuratie, internetverbinding, software, enz.). Zij verbindt er zich uitdrukkelijk toe om de optimale werking en de veiligheid van de Dienst niet te verstoren, bijvoorbeeld door virussen of andere schadelijke bestanden of gegevens te gebruiken of door zich toegang te verschaffen tot bestanden of gegevens waartoe zij geen toegang heeft gekregen van ClearFacts.

3.7 ClearFacts is niet verantwoordelijk voor de telecommunicatieverbindingen met haar infrastructuur, met inbegrip van de telecommunicatieverbindingen van de Klant. Voorzover de Dienst gekoppeld is aan het gebruik van andere software of toepassingen (bv. internetbrowser, …), is ClearFacts niet verantwoordelijk voor het gebruik van deze software of toepassingen.

4. Recht van gebruik

4.1 Na aanvaarding van de door de Klant naar behoren ingevulde en ondertekende SAF, verleent ClearFacts aan de Klant en haar gebruikers het recht op toegang en gebruik van de Dienst. Dit recht kan door de Klant niet worden overgedragen aan een derde en geen derde mag toegang krijgen tot het platform en de online Dienst (rechtstreeks of onrechtreeks) zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van ClearFacts. Onder “derde” wordt verstaan elke rechtspersoon verschillend van de Klant.

4.2 Onverminderd artikel 4.1 kan ClearFacts de Klant toelaten om toegang te vragen tot het Dienstenplatform voor haar eigen cliënten, rechtspersonen verschillend van de Klant voor wie de Klant een Dienst levert.

4.3 De Klant is als enige verantwoordelijk voor de keuze en identificatie van de gebruikers die, zonder dat de lijst limitatief is, (i) toegangs- en beheerrechten hebben op het Dienstenplatform, voor rekening van de Klant; (ii) toegang hebben tot informatie op het Dienstenplatform, deze kunnen wijzigen en verwijderen voor rekening van de Klant en (iii) documentatie kunnen uploaden en downloaden op het Dienstenplatform, voor rekening van de Klant. ClearFacts zal nooit aansprakelijk kunnen worden gesteld voor enige actie die door een dergelijke gebruiker wordt ondernomen op dossiers van Klanten of andere gebruikers. ClearFacts heeft het recht om gegevens bij te houden en het gebruik van de Dienst door de Klant te controleren. Indien uit deze controle blijkt dat de Klant de aan ClearFacts te weinig heeft betaald, zal de Klant, onverminderd alle andere rechten en rechtsmiddelen waarover ClearFacts beschikt, het bedrag van dit te weinig betaalde onmiddellijk aan ClearFacts betalen, vermeerderd met de eventuele verwijlintresten. In geval van onderbetaling of enige andere contractuele tekortkoming zoals vastgesteld bij dergelijke controle en inspectie, zullen alle kosten met betrekking tot deze controle en inspectie gedragen worden door de Klant, onverminderd alle andere rechten en rechtsmiddelen die ClearFacts (of, in voorkomend geval, elke relevante licentiegever en onderliggende dienstverlener van ClearFacts) op grond van deze Overeenkomst ter beschikking staan.

5. Levering, activering en gebruik van Diensten

5.1 ClearFacts zal commercieel redelijke inspanningen leveren om de Dienst, in alle wezenlijke aspecten, te leveren in overeenstemming met de Overeenkomst. ClearFacts kan en zal niet garanderen dat enige leveringsdatum zal worden gehaald. De werkelijke activeringsdatum is onder meer afhankelijk van de tijdigheid en volledigheid van de informatie zoals aangeleverd door de Klant en de tijd die nodig is (in voorkomend geval) door de leveranciers van derden die betrokken zijn bij de opzet en configuratie van de Dienst.

5.2 Toegang tot en gebruik van de Dienst, kan afhankelijk worden gesteld van het feit dat een gebruiker: (i) een account aanmaakt op het Serviceplatform en in verband daarmee bepaalde informatie verstrekt; (ii) aangeeft kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met bepaalde gebruiksvoorwaarden die relevant zijn voor de Dienst en het Serviceplatform, zoals bepaald in Bijlage 2 bij deze Overeenkomst. De Klant zal ervoor zorgen dat haar gebruikers in het bezit worden gesteld van en instemmen met deze gebruiksvoorwaarden. ClearFacts (en in voorkomend geval haar onderliggende Dienstverlener) behoudt zich het recht voor om naar eigen goeddunken bepaalde gebruikersnamen te weigeren, te annuleren, te verwijderen of opnieuw toe te wijzen indien deze ongepast, misleidend, lasterlijk, obsceen of onwettig worden geacht.

6. Annulatie

In geval van gehele of gedeeltelijke annulering van de bestelling en diensten door de Klant, voordat de account is aangemaakt, is de Klant een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd gelijk aan 20% van het totale bedrag van de bestelling, overeenstemmend met de eenmalige kosten voor het opzetten van de dienst + 1 jaar maandelijkse abonnementskosten, vermeerderd met de kosten die reeds zijn gemaakt of die ClearFacts onvermijdelijk zal moeten dragen.

7. Betalingsvoorwaarden

7.1 De tarieven en vergoedingen voor de Diensten zijn bepaald in de SAF.

7.2 De partijen gaan ermee akkoord een prijsindexmechanisme te hanteren op basis van de Agoria Index die maandelijks wordt gepubliceerd. ClearFacts heeft het recht om deze prijsindexatie eenmaal per jaar toe te passen op haar tarieven (in januari), daarbij gebruik makend van de volgende formule: Nieuwe Prijs = Huidige Prijs * {0,2 + 0,8 (Actuele Agoria Index) / (Basis Agoria Index)} waarbij:

• de Huidige Prijs: de prijs voor een specifiek product of dienst zoals in voege op het moment van de indexatie;
• de Actuele Agoria Index: de Agoria Index van toepassing twee maanden voorafgaand aan de datum van indexatie;
• de Basis Agoria Index: de Agoria Index van toepassing de maand voorafgaand aan de maand gedurende dewelke de toepasselijke Huidige Prijs voor de laatste keer werd aangepast.

Ingeval de Agoria Index niet langer zou worden gepubliceerd of een substantiële wijziging zou ondergaan qua inhoud en vorm, zal in overleg met de Klant een vergelijkbare index worden voorgesteld. ClearFacts kan de Klant op de hoogte brengen van een dergelijke indexering door een schriftelijke kennisgeving minstens twee (2) maanden op voorhand.

7.3 Tenzij anders vermeld in de SAF, zal facturatie plaatsvinden na de implementatie van de Dienst, waarbij elke begonnen contractuele kalenderperiode verschuldigd is. Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in de SAF: (i) zijn de abonnementsgelden verschuldigd vanaf de activeringsdatum van de Dienst en worden zij maandelijks vooraf gefactureerd; en (ii) worden alle extra vergoedingen en aanvullende vergoedingen, naargelang het geval, maandelijks achteraf gefactureerd naar verbruik.

7.4 Alle facturen dienen door de Klant volledig te worden betaald door middel van een domiciliëring, of een andere wijze van betaling die met de Klant in de SAF is overeengekomen. In geval van betaling via domiciliëring dient de Klant aan ClearFacts een SEPA- domiciliëringsmandaat te bezorgen in de vorm zoals ClearFacts die verstrekt of ter beschikking stelt in het kader van de inschrijving van de Klant op de Dienst. ClearFacts kan de activering van de Dienst opschorten tot ontvangst van het naar behoren ingevulde en ondertekende SEPA Direct Debit Mandate van de Klant. De Klant verbindt zich ertoe deze domiciliëringsopdracht niet te beëindigen zolang de Dienst wordt gebruikt en, in geval van verandering van bank, de nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de domiciliëringsopdracht niet wordt onderbroken. In geval van laattijdige betaling worden alle betalingsverplichtingen van de Klant aan ClearFacts onmiddellijk opeisbaar.

7.5 De facturen voor de Dienst zijn contant betaalbaar binnen de veertien (14) dagen na factuurdatum, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen tussen partijen.

7.6 ClearFacts kan, in geval van niet-betaling van een factuur op de vervaldag, de rekening van de Klant, met inbegrip van de rekeningen van al haar gebruikers, schorsen.

7.7 Alle aan ClearFacts verschuldigde bedragen uit hoofde van de Overeenkomst zullen worden betaald zonder recht op schuldvergelijking of tegenvordering en vrij van alle heffingen en zonder enige inhouding, behoudens wettelijke verplichting, in welk geval de Klant zich ertoe verbindt aan ClearFacts de nodige bijkomende bedragen te betalen opdat de nettobedragen ontvangen door ClearFacts na alle heffingen en inhoudingen niet lager zouden zijn dan deze zonder dergelijke heffingen en zonder inhoudingen. De bedragen die op grond van de Overeenkomst verschuldigd zijn, omvatten niet de toepasselijke belasting op de toegevoegde waarde of andere belastingen, die bijkomend aan de Klant zullen worden aangerekend. De Klant is verantwoordelijk voor de betaling van alle algemene, nationale of lokale import-, gebruiks-, belasting op de toegevoegde waarde, voorheffingen of andere belastingen in verband met de levering of het gebruik van de Dienst. De Klant zal ClearFacts onverwijld alle door ClearFacts betaalde belastingen of taksen terugbetalen.

7.8 ClearFacts zal het recht hebben de tarieven en vergoedingen van tijd tot tijd te wijzigen (met inbegrip van het toepassen van een prijsindexatie) in dezelfde mate als ClearFacts haar tarieven en vergoedingen krachtens de ClearFacts AV kan wijzigen.

8. Wijzigingen

8.1 Rekening houdend met de aard van de door ClearFacts geleverde diensten en de ontwikkeling van diensten en producten, behoudt ClearFacts zich het recht voor om (i) de Dienst, (ii) deze Overeenkomst, of (iii) haar prijzen en tarieven van tijd tot tijd te wijzigen, mits voorafgaande kennisgeving aan de Klant twee (2) maanden voor de inwerkingtreding van dergelijke wijzigingen. In het geval van een wijziging zal de Klant schriftelijk op de hoogte worden gebracht overeenkomstig artikel 16 “Kennisgevingen en aankondigingen”. Indien de Klant niet akkoord gaat met de door ClearFacts aangebrachte wijzigingen, heeft hij de mogelijkheid om zijn contractuele relatie met ClearFacts kosteloos te beëindigen door een schriftelijke kennisgeving aan ClearFacts binnen de twee (2) maanden volgend op de kennisgeving van de beoogde wijzigingen. Indien de Klant geen gebruik maakt van deze opzegmogelijkheid binnen de voormelde termijn, wordt hij geacht de wijzigingen te hebben aanvaard.

8.2 Naarmate de technologie evolueert, kan ClearFacts van tijd tot tijd updates of upgrades van de Dienst aanbieden, die kunnen bestaan uit, maar niet beperkt zijn tot, bug fixes, wijzigingen, verbeteringen, software implementaties, (“Upgrade”). De Klant erkent en aanvaardt dat Upgrades door hun aard wijzigingen, verbeteringen en/of uitbreidingen van de Dienst zijn en dat als gevolg daarvan de functionaliteit van de vervangen versie kan zijn gewijzigd of verwijderd. Het is uitsluitend de verantwoordelijkheid van de Klant om ervoor te zorgen dat elke Upgrade geschikt is voor het doel en werkt met de hardware, software en gegevens van de Klant. ClearFacts aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade of claims die voortvloeien uit het verzuim van de Klant om de meest recente versie van de Upgrade te gebruiken die beschikbaar is gesteld aan de Klant of om de fixes die beschikbaar zijn gesteld in de Upgrade te integreren of te installeren. ClearFacts is niet aansprakelijk voor bijkomende kosten die de Klant kan oplopen als gevolg van het niet installeren van een dergelijke Upgrade.

9. Vertrouwelijkheid

9.1 ClearFacts erkent dat de informatie die door de Klant en haar gebruikers in het kader van de Dienst wordt verstrekt alsook de gegevens die door de Klant en haar gebruikers via de Dienst worden doorgegeven en gebruikt (“Vertrouwelijke Informatie”) vertrouwelijk is. ClearFacts verbindt zich ertoe de Vertrouwelijke Informatie niet te wijzigen, noch te gebruiken voor enig ander doel dan het overeengekomen doel en voorwerp van deze Overeenkomst. Worden niet als Vertrouwelijke Informatie beschouwd: informatie die (i) algemeen bekend is of wordt, zonder bekendmaking door ClearFacts; (ii) reeds bekend was bij ClearFacts vóór de bekendmaking ervan; (iii) onafhankelijk door ClearFacts werd ontwikkeld.

9.2 ClearFacts, de Klant en haar gebruikers zullen strikte vertrouwelijkheid in acht nemen met betrekking tot de informatie over elkaars organisatie, de inhoud van de dossier, de werking van de software, enz. Geen der partijen zal, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, informatie of gegevens waarover zij beschikt aan derden ter beschikking stellen en slechts aan haar personeelsleden ter beschikking stellen voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden.

10. Intellectuele eigendomsrechten

10.1 De elementen van het Dienstenplatform, met name de teksten, presentaties, illustraties, foto’s, merken, boomstructuren, processen en opmaak zijn de exclusieve eigendom van ClearFacts of van haar onderliggende Dienstverleners.

10.2 De merken, logo’s, ontwerpen, teksten, grafieken en beelden die op het Dienstenplatform voorkomen zijn de exclusieve eigendom van ClearFacts of van haar onderliggende Dienstverleners. De openbaarmaking ervan kan in geen geval geïnterpreteerd worden als het verlenen van een licentie of gebruiksrecht van deze merken en onderscheidende elementen beschermd door het auteursrecht.

10.3 De software en het concept zijn de volledige en complete eigendom van ClearFacts of van haar onderliggende Dienstverleners. Zij maken deel uit van haar fabricagegeheimen en Vertrouwelijke Informatie ongeacht of de bestanddelen al dan niet beschermd zijn door intellectuele eigendomsrechten onder de geldende wetgeving.

10.4 Behoudens uitdrukkelijke toestemming van ClearFacts is het de Klant verboden de onderscheidingstekens van ClearFacts en/of de elementen van het Dienstenplatform en/of het concept ervan op enige wijze, met om het even welk middel en voor om het even welk doel te reproduceren en/of te weer te geven.

10.5 De Klant aanvaardt dat ClearFacts, voor haar eigen promotie, de naam en de onderscheidingstekens van de Klant, evenals alle openbare gegevens betreffende de Klant, op om het even welk medium of media aan het publiek meedeelt.

11. Verplichtingen van de partijen

11.1 Verplichtingen van de Klant

• 11.1.1 De Klant is verantwoordelijk voor het coachen van de gebruikers. Dit omvat het verstrekken van informatie rond tips & tricks over het gebruik en evoluties van de Dienst, zoals verstrekt door ClearFacts.
• 11.1.2 ClearFacts biedt haar ‘Clearnox SAAS Solution’ aan op basis van “fair use”, dat wil zeggen dat zij in beginsel geen beperkingen oplegt aan de door de Klant veroorzaakte systeem- en netwerkbelasting. ClearFacts behoudt zich nochtans het recht voor om bij excessief gebruik, zijnde gebruik dat significant hoger ligt dan dat van de gemiddelde afnemer van de‘Clearnox SAAS Solution’ , maatregelen te treffen. Deze maatregel houdt in dat aan de gebruiker(s) die het excessief gebruik systematisch veroorza(a)k(en)t de toegang tot het ClearFacts-platform (tijdelijk) wordt ontzegd. Deze maatregel zal pas genomen worden nadat de Klant in kennis werd gesteld van het excessief gebruik van één van haar gebruikers.
• 11.1.3 De Klant dient, onverwijld na eerste kennisgeving door Clearfacts van excessieve systeem- en/of netwerkbelasting, maatregelen te treffen om hieraan een einde te maken. In overeenstemming met artikel 15.4 is Clearfacts gerechtigd het ClearFacts- platform en/of iedere andere op grond van de Overeenkomst uit te voeren verplichting op te schorten bij een voortdurende excessieve systeem- en/of netwerkbelasting en na daartoe de Klant voorafgaandelijk en schriftelijk in gebreke gesteld te hebben.
• 11.1.4 Het is de Klant of een gebruiker niet toegestaan zodanig gebruik te maken van de Dienst dat daardoor schade kan ontstaan aan de Dienst, aan ClearFacts en/of aan derden, of waardoor een verstoring in de beschikbaarheid ontstaat.
• 11.1.5 De Klant zal ervoor zorgen dat haar gebruikers zorgvuldig omgaan met de ‘Clearnox SAAS Solution’ inloggegevens.
• 11.1.6 De Klant vrijwaart ClearFacts tegen elke aanspraak van derden en/of dienstgebruikers op grond van handelingen van de Klant die in strijd zijn met de gebruiksvoorwaarden, die niet op enigerlei wijze gerelateerd zijn aan de configuratie, instelling of werking van de ‘Clearnox SAAS Solution’, noch rechtstreeks toe te schrijven zijn aan enige handeling of nalaten in hoofde van ClearFacts.
• 11.1.7 De Klant en dienstgebruikers verbinden er zich toe de ‘Clearnox SAAS Solution’ niet te gebruiken voor illegale doeleinden, noch op een illegale, bedrieglijke of schadelijke wijze voor de Dienst, ClearFacts of derden.
• 11.1.8 De Klant en dienstgebruikers mogen geen inhoud verwerken (i) die op enige manier onwettig, tergend, lasterlijk, onrechtmatig of bedreigend is ; (ii) die ze niet gerechtigd zijn te verwerken volgens enige wet of ingevolge contractuele of fiduciaire relaties; (iii) die een schending uitmaakt van rechten van een derde partij, waaronder, maar niet beperkt tot intellectuele eigendomsrechten en zakengeheim.
• 11.1.9 De Klant mag geen toegang tot de ‘Clearnox SAAS Solution’ verlenen aan andere personen dan dienstgebruikers van de ‘Clearnox SAAS Solution’ en staat in voor de naleving van dit artikel 11 door dienstgebruikers.
• 11.1.10 De Klant en dienstgebruikers schaffen zelf de hardware en software aan die noodzakelijk is om toegang te hebben tot de ‘Clearnox SAAS Solution’. De Klant en dienstgebruikers zijn als enige verantwoordelijk voor de keuze en de goede werking van het materiaal (hard- en software).
• 11.1.11 De documenten en data blijven de exclusieve eigendom van de Klant en dienstgebruikers, die ClearFacts waarborgen dat zij over al de noodzakelijke rechten beschikken opdat ClearFacts toegang kan hebben tot deze documenten en data voor de doeleinden zoals bepaald in de Overeenkomst.

11.2 Verplichtingen van ClearFacts

• 11.2.1 De partijen erkennen dat alle verplichtingen van ClearFacts onder deze Overeenkomst geen resultaatverbintenissen zijn, maar middelenverbintenissen.
• 11.2.2 ClearFacts neemt de commercieel redelijke maatregelen om de continuïteit van de dienstverlening op de Dienst te garanderen.
• 11.2.3 ClearFacts verzekert de beschikbaarheid door het gebruik van alle nodige en redelijke middelen waarop zij beroep kan doen. In geval van een incident voorziet ClearFacts de nodige procedures om tijdig te antwoorden en om het incident zo snel mogelijk op te lossen.
• 11.2.4 In geval van een probleem dient de Klant contact op te nemen met de helpdesk van Clearnox via de contactgegevens die beschikbaar zijn op de website www.clearnox.be. Beperking van aansprakelijkheid

12. Beperking van aansprakelijkheid

12.1 De Klant begrijpt dat de Dienst een online toepassing is. ClearFacts kan niet aansprakelijk worden gesteld indien een gebrek of storing van de Dienst te wijten is aan (i) netwerk- of communicatieproblemen tussen de gebruiker en ClearFacts, (ii) een software- of hardwarestoring of -defect die niet van ClearFacts uitgaat, (iii) het feit dat wijzigingen of aanpassingen aan de Dienst werden aangebracht zonder toestemming van ClearFacts, (iv) het gebruik van ongeschikte hard- of software door de gebruiker, (v) een manipulatiefout van de gebruiker, (vi) een gebrekkige beveiliging van het systeem door de gebruiker of (vii) een foutief of frauduleus gebruik van de account door de gebruiker of een derde.

12.2 ClearFacts is evenmin aansprakelijk voor links naar Diensten geleverd door websites van derden die toegankelijk zijn vanuit de Dienst of enige andere verbinding of interactie met functies van derden. Indien de gebruiker gebruik maakt van een dergelijke rechtstreekse of onrechtstreekse verbinding tussen de Dienst en een toepassing, platform en/of netwerk van een derde, aanvaarden de Klant en haar gebruikers dat ClearFacts ter zake een middelenverbintenis heeft en geen enkel resultaat garandeert met betrekking tot een dergelijke verbinding. ClearFacts kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor fouten, tekortkomingen en/of vertragingen in verband met Diensten die via een dergelijke verbinding worden aangeboden.

12.3 Iedere aansprakelijkheid van ClearFacts jegens de Klant of dienstgebruikers voor winst- of omzetderving of indirecte, gevolg- of incidentele schade, op welke wijze dan ook ontstaan, is uitgesloten, ongeacht of ClearFacts op de mogelijkheid van dergelijke schade gewezen was. De totale aansprakelijkheid van ClearFacts is beperkt tot vergoeding van de directe schade tot maximaal de bedragen die ClearFacts voor de Dienst heeft ontvangen over een periode van drie (3) maanden, onmiddellijk voorafgaand aan de maand waarin de schadeveroorzakende gebeurtenis zich heeft voorgedaan.

12.4 Klant dient alle maatregelen te nemen die redelijkerwijs nodig zijn om de schade te beperken.

12.5 Voornoemde beperkingen van aansprakelijkheid gelden niet in geval van vorderingen tot schadevergoeding als gevolg van dood of lichamelijk letsel; of indien er sprake is van opzet of grove fout aan de zijde van de schadeveroorzakende partij, haar werknemers en eventueel ingeschakelde derden daaronder begrepen.

12.6 ClearFacts zal niet in verzuim zijn of anderszins aansprakelijk voor enige vertraging of tekortkoming in de uitvoering van de Overeenkomst indien deze vertraging of tekortkoming het gevolg is van een oorzaak die onvoorzienbaar is en redelijkerwijs buiten haar macht ligt, waaronder, maar niet beperkt tot, de volgende omstandigheden: aardbevingen, overstromingen, brand, epidemieën, pandemieën, rellen, terroristische daden, gebrek aan of vertraging in transport of communicatie.

12.7 De Klant zal gedurende en na de duur van de Overeenkomst ClearFacts vrijwaren, schadeloos houden tegen alle vorderingen, eisen, acties, procedures en alle schade in verband met enige inbreuk op de Overeenkomst door de Klant, haar gebruikers of haar cliënten, enig nalatig of onrechtmatig handelen of nalaten van de Klant, haar gebruikers of cliënten onder de Overeenkomst, enig verzuim of verkeerde voorstelling van zaken door de Klant, haar gebruikers of cliënten, en/of enige fouten en nalatigheden in de uitvoering van haar verplichtingen onder de Overeenkomst, resulterend in aanspraken van derden.

12.8 ClearFacts kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige handeling of nalatigheid van een gebruiker (met inbegrip, zonder beperking, in het geval een gebruiker informatie uit het bestand van de Klant of de gebruiker verwijdert of wijzigt of de toepasselijke gebruiksvoorwaarden met betrekking tot de Dienst weigert te aanvaarden…).

13. Overmacht

13.1 Noch de Klant, noch ClearFacts zijn aansprakelijk voor enige schade veroorzaakt door het niet of vertraagd nakomen van de verplichtingen voortvloeiend uit deze overeenkomst en die het gevolg is van een geval van overmacht, zoals oorlog, opstand, terrorisme, aanslagen, ongevallen, brand, overstroming, staking, arbeidsconflict, ziekte van personeel, personeelstekort, al dan niet toerekenbare tekortkomingen van toeleveranciers, stroomstoringen en/of -onderbrekingen, onderbreking of storing van netwerkverbindingen aan de zijde van ClearFacts, alsmede schade veroorzaakt door een virus of andere vormen van informatievervuiling

13.2 De beschikbaarheid van de Dienst kan worden opgeschort in geval van overmacht. Elke onderbreking en de gevolgen ervan kunnen in geen geval aanleiding geven tot enig recht op schadevergoeding. ClearFacts zal zich inspannen om Klanten binnen een redelijke termijn op de hoogte te brengen van storingen op de wijze die zij geschikt acht. Tevens zal zij zich inspannen om de duur van dergelijke onderbrekingen op een redelijke wijze te beperken.

13.3 Het financieel onvermogen van de Klant geldt nimmer als een geval van overmacht. 13.4Indien ten gevolge van een geval van Overmacht de beschikbaarheid van de Dienst gedurende een periode van meer dan dertig (30) opeenvolgende dagen wordt onderbroken, kunnen beide partijen besluiten het Contract te beëindigen, met inachtneming van een opzegtermijn van vijftien (15) dagen.

14. Gegevensbescherming

14.1 Definities:

• 14.1.1 “Betrokkene”: elke geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon wiens Persoonsgegevens worden Verwerkt.
• 14.1.2 “DPO” betekent “Functionaris Voor Gegevensbescherming” en heeft de betekenis die daaraan in de GDPR wordt gegeven.
• 14.1.3 “GDPR”: de Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de Verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. 14.1.4 “Gevoelige Persoonsgegevens” zijn Persoonsgegevens waaruit de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, of het lidmaatschap van een vakvereniging lijkt, persoonsgegevens in verband met strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten, alsook genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid en gegevens over het seksuele leven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon.
• 14.1.5 “Persoonsgegevens” hebben de betekenis die daaraan in de GDPR wordt gegeven.
• 14.1.6 “Subverwerker” betekent iedere Verwerker die door ClearFacts is ingeschakeld om van de Klant (direct of indirect) Persoonsgegevens te ontvangen die bestemd zijn voor verwerkingsactiviteiten.
• 14.1.7 “Technische en Organisatorische Maatregelen” zijn maatregelen die tot doel hebben Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke, ongeoorloofde of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, openbaarmaking of toegang.
• 14.1.8 “Verantwoordelijke voor de Verwerking” heeft de betekenis die daaraan in de GDPR wordt gegeven.
• 14.1.9 “Verwerken”, “Verwerkt” of “Verwerking” heeft de betekenis die daaraan in de GDPR wordt gegeven.
• 14.1.10 “Verwerker” heeft de betekenis die daaraan in de GDPR wordt gegeven.

14.2 In het kader van de levering van de Diensten, zal ClearFacts Persoonsgegevens Verwerken. Als dusdanig treedt ClearFacts op als Verwerker en de Klant als Controller.

14.3 In het kader van de Diensten zal ClearFacts ClearFacts ook Persoonsgegevens moeten Verwerken als (onafhankelijke) Verwerkingsverantwoordelijke, met name ten behoeve van de opsporing van fraude, het uitgeven en beheren van authenticatieoplossingen, het verzekeren van de continuïteit van de Diensten of het verzekeren van de wettelijke archivering van transactiegegevens. Deze verwerkingsactiviteiten worden beschreven in het Privacybeleid die op de website is gepubliceerd https://www.clearnox.be/nl/privacy-policy/. De Klant erkent dat deze Verwerking noodzakelijk is voor de levering van de Diensten en los van zijn instructies wordt uitgevoerd.

14.4 De Verwerkingsactiviteiten (met inbegrip van de bewaartermijnen) die ClearFacts als Verwerker van de Klant uitvoert, worden hieronder beschreven. Dit vormt de door de Klant verstrekte opdracht tot Verwerking:

• 14.4.1 Voorwerp van de Verwerking
  De Verwerkte Persoonsgegevens hebben betrekking op de volgende materie:

  • Versturen van factuurherinneringen
  • Toezicht op de uitstaande facturen van de cliënten van de Klant

• 14.4.2 Aard en doel van de Verwerking
  De Verwerkte Persoonsgegevens hebben betrekking op de volgende doeleinden:

  • Beheer van factuurherinneringen (aanmaken van herinnerings-Pdf’s, verzenden van herinneringen per e-mail en per post, loggen van verzonden herinneringen)
  • Monitoring en analyse van de uitstaande facturen van de cliënten van de Klant

• 14.4.3 Soorten gegevens
  De Verwerkte Persoonsgegevens betreffen de volgende soorten gegevens voor beide hierboven genoemde doeleinden:

  • Gegevens aan de hand waarvan de afzender van de herinnering kan worden geïdentificeerd (naam, voornaam, firmanaam (indien bedrijf), e-mail- of postadres, functie in het bedrijf, telefoonnummer).
  • Informatie aan de hand waarvan de aan te manen contactpersonen kunnen worden geïdentificeerd (naam, voornaam, firmanaam (indien bedrijf), postadres, telefoonnummer (vast en mobiel), e-mail, functie in het bedrijf, betrokken afdeling in het bedrijf (boekhouding, personeelsdienst, enz.).
  • De taal die voor de interfaces moet worden gebruikt
  • Informatie over te vereffenen facturen en ontvangen betalingen, of afgegeven creditnota’s (bedrag in rekeningvaluta, vervaldatum, korte tekstuele beschrijving van de schuld of de betaling, door de gebruikers van de Dienst ingevoerd commentaar)

• 14.4.4 Gevoelige Persoonsgegevens
  De Verwerkte Gevoelige Persoonsgegevens (zo die er zijn) betreffen de volgende soorten gegevens:

  • Geen

• 14.4.5 Categorieën van Betrokkenen
  De Verwerkte Persoonsgegevens hebben betrekking op de volgende categorieën van Betrokkenen:

  • Gebruikers van de Diensten
  • Debiteuren van de Klant en van de cliënten van de Klant
  • Andere cliënten van de Klant

• 14.4.6 Erkende Subverwerkers
  De Verwerkte Persoonsgegevens zullen worden meegedeeld aan de volgende Subverwerkers:

  • MailChimp

• 14.4.7 Plaats van de Verwerking
  De Persoonsgegevens die door de Verwerker en Subverwerkers worden Verwerkt, zullen in de volgende landen worden Verwerkt:

  • Frankrijk
  • België
  • Verenigde Staten van Amerika

• 14.4.8 Bewaartermijn van de gegevens
  De Verwerkte Persoonsgegevens zullen gedurende de volgende periode worden bewaard:

  • Totdat de account van de Klant wordt verwijderd, of alle gegevens die zijn gesynchroniseerd vanaf de account van de Klant worden verwijderd uit de boekhouding van de Klant

• 14.4.9 Contactgegevens van de Functionaris Voor Gegevensbescherming (DPO)

  • privacy@clearfacts.be

14.5 Rechten en verplichtingen van de Partijen

• 14.5.1 Wanneer ClearFacts optreedt in de hoedanigheid van Verwerker, zal zij Persoonsgegevens uitsluitend Verwerken volgens de gedocumenteerde instructies van de Klant of zoals anderszins vereist door de toepasselijke wetgeving. De Klant garandeert dat alle instructies die zij aan ClearFacts geeft wettig zijn. ClearFacts zal geen verplichtingen op zich nemen, en geen enkele Subverwerker van ClearFacts (indien van toepassing) zal verplichtingen op zich nemen, met betrekking tot de Persoonsgegevens van de Klant en/of eindgebruikers of het gebruik van de Diensten, anders dan zoals vereist door de Dienst en de toepasselijke wetgeving.
• 14.5.2 De Klant zal, wanneer zij optreedt in de hoedanigheid van een Verantwoordelijke voor de Verwerking en zoals vereist, voldoende kennisgeving verstrekken aan en voldoende toestemming en machtiging verkrijgen van alle relevante Betrokkenen om de Verwerking van hun Persoonsgegevens door ClearFacts en enige relevante Subverwerker van ClearFacts (indien van toepassing) toe te staan voor doeleinden zoals beoogd in deze Overeenkomst en enige andere doeleinden zoals toegestaan op grond van de GDPR en de toepasselijke wetgeving.
• 14.5.3 ClearFacts zal passende Technische en Organisatorische Maatregelen nemen zoals bedoeld in artikel 32 van de GDPR om een beveiligingsniveau te waarborgen dat in verhouding staat tot het risico.
• 14.5.4 ClearFacts zal ervoor zorgen dat de personen die de Persoonsgegevens Verwerken zich contractueel tot geheimhouding verplichten of onder een passende wettelijke geheimhoudingsplicht vallen.
• 14.5.5 ClearFacts zal, wanneer zij optreedt als Verwerker en voor zover vereist door GDPR en rekening houdend met de aard van de Verwerking en de beschikbare informatie, de Klant bijstaan bij:
  • i. het voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de artikelen 32 tot en met 36 van de GDPR; en
  • ii. het reageren op een Betrokkene die zijn rechten krachtens de GDPR wil uitoefenen. De Klant zal ClearFacts vergoeden voor de verleende Diensten in het kader van het verlenen van bijstand uit hoofde van de bovenstaande secties “I” en “ii”, volgens de op dat moment geldende tarieven van ClearFacts of de tarieven die overeengekomen kunnen worden op grond van een aanvullende Overeenkomst die tussen ClearFacts en de Klant voor dergelijke Diensten gesloten kan worden.
• 14.5.6 De Klant heeft het recht om de naleving door ClearFacts van de voorwaarden van deze Overeenkomst te controleren. Tijdens normale kantooruren, en met een voorafgaande kennisgeving van vijftien (15) dagen, kunnen de Klant of zijn bevoegde vertegenwoordigers de faciliteiten en uitrusting van ClearFacts inspecteren, evenals alle informatie of materialen in het bezit, de bewaring of de controle van ClearFacts, die op enigerlei wijze verband houden met de verplichtingen van ClearFacts uit hoofde van deze Overeenkomst. De Klant en zijn vertegenwoordigers moeten alle informatie vertrouwelijk houden die in de loop van een controle verkregen wordt. ClearFacts behoudt zich het recht voor om van externe auditors te eisen dat zij een passende vertrouwelijkheidsovereenkomst ondertekenen. ClearFacts is niet verplicht om de Klant of zijn vertegenwoordigers toegang te verlenen tot eigendoms- of vertrouwelijke informatie betreffende zijn andere klanten. Dergelijke audits mogen de activiteiten van ClearFacts niet onderbreken en moeten zodanig worden uitgevoerd dat de integriteit van de gegevens van ClearFacts, de gegevens van zijn andere klanten of de veiligheid van het systeem niet in gevaar worden gebracht.
• 14.5.7 De Klant zal ClearFacts en elk van zijn Subverwerkers (indien van toepassing) verdedigen tegen en vrijwaren van elke vordering van een Betrokkene wiens Persoonsgegevens Verwerkt worden in het kader van de Service en die voortvloeit uit de niet-naleving door de Klant van zijn verplichtingen krachtens of voortvloeiend uit de Dienst, deze Overeenkomst, de GDPR of de toepasselijke wetgeving.
• 14.5.8 Wanneer de Service eindigt of afloopt, zal ClearFacts, naar keuze van de Klant, alle Persoonsgegevens wissen of aan de Klant teruggeven en bestaande kopieën wissen, tenzij de opslag van de Persoonsgegevens wettelijk verplicht is.
• 14.5.9 ClearFacts heeft het recht om Persoonsgegevens die in verband met de Service aan ClearFacts verstrekt worden, te anonimiseren, d.w.z. dergelijke gegevens in een vorm te gieten, door samenvoeging of anderszins, zodat het niet langer om Persoonsgegevens gaat. Met betrekking tot dergelijke gegevens die ClearFacts anonimiseert, heeft ClearFacts (en elk van de aan ClearFacts gelieerde ondernemingen) een royalty-vrije, wereldwijde, eeuwigdurende, onherroepelijke, sublicentieerbare en overdraagbare licentie en recht om deze gegevens te gebruiken, te kopiëren, over te dragen, te Verwerken, weer te geven, te publiceren, op de markt te brengen en/of er afgeleide werken van te maken op welke manier en voor welk doel dan ook (inclusief, maar niet beperkt tot, het ontwikkelen en uitbreiden van hun respectievelijke producten, Diensten en kennis).

14.6 Subverwerking

• 14.6.1 De Klant machtigt en staat ClearFacts toe om andere Verwerkers in te schakelen als Subverwerkers (indien van toepassing), om Persoonsgegevens te Verwerken in het kader van de Diensten.
• 14.6.2 ClearFacts zal de Klant op de hoogte stellen van alle voorgenomen wijzigingen met betrekking tot de toevoeging of vervanging van Subverwerkers. De Klant kan bezwaar maken tegen dergelijke wijzigingen op basis van een gegronde rechtvaardiging die binnen vijftien (15) dagen nadat ClearFacts de Klant op de hoogte heeft gesteld van de voorgenomen wijzigingen, schriftelijk aan ClearFacts wordt medegedeeld.
• 14.6.3 Indien de Klant redelijkerwijs bezwaar maakt (hetgeen altijd schriftelijk gemotiveerd zal worden) tegen het gebruik van een voorgestelde Subverwerker, zal ClearFacts zich redelijkerwijs inspannen om een andere commercieel redelijke wijziging aan te bevelen voor het gebruik door de Klant van de betreffende Diensten.

15. Duur, Beëindiging en Opschorting

15.1 Tenzij anders wederzijds overeengekomen tussen partijen, vangt deze Overeenkomst aan op het moment dat de Klant de account aanmaakt en wordt deze voortgezet voor een periode van twaalf (12) maanden. Na afloop van de initiële termijn, zal het abonnement automatisch en stilzwijgend worden verlengd voor onbepaalde duur, tenzij en totdat een schriftelijke kennisgeving van beëindiging door een der partijen aan de andere partij ten minste drie (3) maanden van tevoren wordt gedaan.

15.2 Elke inbreuk door of toerekenbaar aan de Klant op de voorwaarden van deze Overeenkomst, en elke inbreuk door of toerekenbaar aan de Klant op de intellectuele eigendomsrechten van ClearFacts (of, in voorkomend geval, van de relevante licentiegever van ClearFacts of onderliggende Dienstverlener) zal in ieder geval beschouwd worden als een onherstelbare inbreuk die ClearFacts toelaat de Overeenkomst (geheel of gedeeltelijk, naar keuze van ClearFacts) onmiddellijk te beëindigen na opzegging en zonder tussenkomst van de rechtbank.

15.3 Bij beëindiging van de Overeenkomst om welke reden dan ook (i) zal de Klant ClearFacts onverwijld alle vergoedingen en andere bedragen betalen die ClearFacts heeft ontvangen of verschuldigd is op grond van de Overeenkomst, tot en met de datum van beëindiging, met inbegrip van de volledige abonnementsvergoeding; en (ii) zullen alle licenties en rechten die aan de Klant zijn toegekend op grond van de Overeenkomst automatisch worden beëindigd en zal de Klant de Vertrouwelijke Informatie van ClearFacts die in het bezit of onder de controle is van de Klant, aan ClearFacts terugbezorgen.

15.4 Opschorting
Indien de Klant en/of één van zijn gebruikers één van zijn verplichtingen onder de Overeenkomst niet nakomt, behoudt ClearFacts zich het recht voor om de toegang tot de Dienst geheel of gedeeltelijk op te schorten indien dit verzuim niet verholpen is binnen vijftien (15) dagen na de datum van de ingebrekestelling overeenkomstig artikel 16 “Kennisgevingen en Aankondigingen”. De opschorting wordt beëindigd zodra de Klant en/of een van zijn gebruikers de nakoming van al hun verplichtingen hervat en een reactiveringsvergoeding van EUR 100 betaalt. In geval van opzettelijk wangedrag, grove nalatigheid of herhaalde contractuele inbreuken van de Klant en/of één van zijn gebruikers, behoudt ClearFacts zich het recht voor om de toegang tot alle of een deel van de ClearFacts diensten onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving op te schorten. In geval van opschorting blijft de Klant verantwoordelijk voor de volledige betaling van de facturen van ClearFacts en kan hij geen schadevergoeding eisen.

16. Mededelingen en aankondigingen

Alle kennisgevingen, verzoeken en andere mededelingen worden geacht naar behoren schriftelijk te zijn gedaan, door middel van een e-mailbericht naar het e-mailadres van de andere partij (zoals vermeld in het FO of de online accountbeheerder van de Klant zoals geregistreerd op het moment van verzending) of door middel van een pop-upbericht of mededeling op het Clearnox-platform, een aantekening op de factuur, een mededeling op de Clearnox website of per post naar het adres dat is opgegeven in de FO, totdat een van de partijen de andere op de hoogte stelt van een adreswijziging.

17. Varia

17.1 De Overeenkomst vormt de volledige overeenkomst en afspraak tussen de partijen met betrekking tot het onderwerp ervan en vervangt alle voorgaande mondelinge of schriftelijke overeenkomsten, verklaringen of afspraken tussen de partijen met betrekking tot het onderwerp ervan.

17.2 Opdracht
Overdracht door Klant:
Het is de Klant niet toegestaan om de Overeenkomst of enige van zijn rechten of verplichtingen uit hoofde hiervan over te dragen of te delegeren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ClearFacts.
Toewijzing door ClearFacts:
ClearFacts behoudt zich het recht voor om, naar eigen goeddunken, de Overeenkomst of enige van haar rechten of verplichtingen toe te wijzen, over te dragen of te delegeren aan een derde partij zonder toestemming van de Klant. Een dergelijke toewijzing, overdracht of delegatie zal van kracht zijn na schriftelijke kennisgeving aan de Klant.

17.3 Toepasselijk recht en jurisdictie
De Overeenkomst wordt beheerst door en geïnterpreteerd volgens Belgisch recht, zonder rekening te houden met conflictenrechtelijke principes.
Elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze Overeenkomst, met inbegrip van vragen over het bestaan, de geldigheid of de beëindiging ervan, is onderworpen aan de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel.

17.4 Overleving
Alle clausules die naar hun aard bedoeld zijn om na beëindiging van de Overeenkomst van kracht te blijven, blijven van toepassing. Dit omvat ten minste de paragrafen met betrekking tot betalingsverplichtingen, vertrouwelijkheid en niet-openbaarmaking, beperking van aansprakelijkheid en uitsluiting van garanties, intellectuele eigendom, schadeloosstelling en toepasselijk recht en jurisdictie voor het Contract.

17.5Geen verklaring van afstand
Het nalaten van een partij om op enig moment een bepaling van het Contract af te dwingen tegen de andere partij mag niet worden opgevat als een afstandsverklaring van of afbreuk doen aan enig recht van die partij onder het Contract.

17.6 Scheidbaarheid
Deze voorwaarden zullen worden afgedwongen in de ruimste mate die is toegestaan onder het toepasselijk recht. Indien een bevoegde rechtbank oordeelt dat een bepaling van deze Overeenkomst in strijd is met de wet, zal de bepaling door de partijen worden gewijzigd en zo worden geïnterpreteerd dat de doelstellingen van de oorspronkelijke bepaling zo goed mogelijk worden verwezenlijkt, voor zover de wet dit toelaat, en zullen de overige bepalingen van de Overeenkomst van kracht blijven.