Klantenrisico beperken: Welke oplossing past bij jouw bedrijf?

Facturen die onbetaald blijven. Je cashflow onder druk. Commerciële relaties die moeilijk beginnen lopen. De kredietwaardigheid van klanten inschatten en daar correct mee omgaan, is voor veel kmo’s en middelgrote ondernemingen één van de lastigste uitdagingen. Niet alleen financieel, maar ook relationeel.

Gelukkig bestaan er heel wat tools die je op weg helpen – elk met hun eigen werkwijze en resultaat. Denk aan kredietwaardigheidsanalyses (laten) uitvoeren, voorschotten aanrekenen, kredietverzekeringen afsluiten, factoring, geautomatiseerde opvolging instellen, gerechtelijke invorderingen laten uitvoeren…

Maar wat doe je wanneer? Wil je risico’s afdekken, sneller cash vrijmaken, problemen voorkomen of openstaande bedragen innen? En vooral: hoe zorg je ervoor dat je niet voortdurend achter de feiten aanloopt? In dit artikel zetten we de verschillende opties naast elkaar, zodat je een strategie kan kiezen die werkt op lange termijn én past bij je businessdoelstellingen.

Je verkopen beveiligen – de kredietwaardigheid van klanten inschatten

Je hoeft niet te wachten tot na de factuur om risico te beperken. Door vooraf na te gaan hoe kredietwaardig een klant is, kan je al scherpere afspraken maken over betaling en garanties.

Voordelen

• Sneller zicht op mogelijke risico’s
  Met scoringtools zoals Creditsafe, Altares, Ellisphere, Graydon en Dun & Bradstreet krijg je een duidelijk beeld van de financiële gezondheid van een bedrijf.
• Een sterkere onderhandelingspositie
  Twijfel je? Dan kan je makkelijker kiezen voor kortere betalingstermijnen of extra zekerheden.

Beperkingen

• Het blijft een momentopname
  Een goede score vandaag is geen garantie voor morgen. Je moet dit dus regelmatig blijven opvolgen.
• Je kan nog altijd last hebben van trage betalers
  Ook klanten die financieel gezond zijn, kunnen structureel te laat betalen.
• Het vraagt tijd én budget
  Analyses werken alleen als je er consequent mee bezig blijft.

Voorschotten vragen – Het risico beperken vóór levering

Het is een eenvoudige, maar dikwijls onderschatte maatregel: je kan altijd een deel van het verschuldigde bedrag innen vóór je levert of aan de opdracht begint. In B2B gebeurt dat nog te weinig, terwijl het voor je cashflow een groot verschil kan maken.

Voordelen

• Een deel van je omzet heb je al zeker binnen
  Door vooraf een voorschot te vragen, stroomt er al geld binnen nog voor de vervaldatum van de factuur.
• Voorschotten werken als filter
  Een klant die moeilijk doet over een voorschot, is dikwijls al een rode vlag.
• Het engagement van de klant wordt groter
  Wie al betaald heeft, is meestal ook gemotiveerder om het resterende bedrag correct te vereffenen.

Beperkingen

• Voorschotten zijn niet altijd een optie
  In sommige sectoren of bij grote opdrachtgevers zijn voorschotten soms niet bespreekbaar.
• Een voorschot vragen ligt commercieel wat gevoelig, zeker bij nieuwe klanten
  Als je met voorschotten werkt, vraagt dat soms wat extra uitleg en vertrouwen.
• Voorschotten vervangen geen opvolging
  Je moet nog altijd opvolgen of het saldo tijdig en correct betaald wordt.

Kredietverzekering afsluiten – Beschermen met voorwaarden

Met een kredietverzekering dek je je in tegen wanbetaling. Betaalt een klant niet, dan vergoedt de verzekeraar (een deel van) het openstaande bedrag.

Voordelen

• Je bent beschermd tegen wanbetaling
  Gaat een klant failliet of betaalt hij niet, dan vangt de verzekering (een deel van) dat verlies op.
• Extra zicht op de financiële situatie van klanten
  Verzekeraars volgen continu hoe je klanten er financieel voor staan en geven een seintje wanneer er risico’s opduiken.
• Niet alles komt op jouw bord terecht
  Bij betalingsproblemen draag je het verlies niet volledig zelf.

Beperkingen

• Niet elke klant komt in aanmerking
  Klanten met een lage kredietscore, beperkte plafonds of quota worden niet altijd (volledig) verzekerd.
• Administratie vraagt discipline
  Schade aangeven verloopt via strikte procedures en een uitbetaling laat vaak even op zich wachten.
• Kosten kunnen oplopen
  Premies, franchises en beperkte dekkingspercentages maken van een kredietverzekering geen goedkope oplossing.
• Geen invloed op betaalgedrag
  De verzekering grijpt pas in wanneer het misloopt en helpt niet om sneller betaald te worden.

In België wordt kredietverzekering aangeboden door private verzekeraars en door Credendo, vooral voor exportactiviteiten.

Factoring – vooral een financieringsoplossing

Bij factoring draag je je facturen over aan een factor, een derde partij. Die betaalt je meteen een voorschot uit en neemt de inning van je facturen over.

Voordelen

• Sneller cash op je rekening
  Facturen worden vaak al binnen enkele dagen gefinancierd, nog vóór de klant betaalt.
• Zelf minder opvolgwerk
  Herinneringen en inning gebeuren via de factor, niet via je eigen team.
• Handig bij groei of piekmomenten
  Factoring kan ademruimte geven wanneer je tijdelijk extra liquiditeit nodig hebt.

Beperkingen

• De kosten lopen snel op
  Commissies en financieringskosten maken van factoring een dure oplossing.
• De klantrelatie verandert
  Niet elke klant voelt zich er comfortabel bij dat een externe partij de inning op zich neemt.
• Betaalgedrag verandert niet
  Factoring zorgt voor cash, maar helpt je klanten niet sneller of correcter betalen. Je kan dus nog steeds betalingsproblemen ervaren.

Dailly-overdracht / bankoverdracht van vorderingen

Minder bekend, maar in sommige gevallen heel interessant: je draagt één of meerdere facturen over aan je bank om snel cash vrij te maken, zonder in een klassiek factoringcontract te stappen.

Voordelen

• Sneller toegang tot cash
  Je bank zet je openstaande facturen om in liquiditeit, zodat jij cash binnenkrijgt.
• Flexibel inzetbaar
  Je kiest zelf welke facturen je overdraagt en wanneer.
• De klantrelatie blijft dezelfde
  Je bank neemt de opvolging niet over, jij houdt het contact met je klant.

Beperkingen

• Afhankelijk van je bank
  Goedkeuring is niet vanzelfsprekend en extra waarborgen zijn mogelijk.
• Geen impact op betaalgedrag
  Betalingstermijnen blijven hetzelfde en klanten betalen niet sneller.
• Beperkte ondersteuning
  Er is geen opvolging of geïntegreerd beheer van je openstaande facturen.

Geautomatiseerde opvolging – voorkomen is beter dan genezen

Tijdige, professionele en consistente opvolging blijft de snelste én meest rendabele manier om onbetaalde facturen te beperken. Op voorwaarde dat het structureel gebeurt.

Voordelen

• Kortere betalingstermijnen
  Een gestructureerde opvolging kan tot 30% extra cash vrijmaken.
• Veel minder tijdverlies
  Door opvolging te automatiseren, halveer je de tijd die je aan herinneringen en opvolging besteedt.
• De klantrelatie blijft gezond
  Correcte en respectvolle communicatie voorkomt frustraties en spanningen.
• Overzicht over alle openstaande facturen
  Met Clearnox zie je in één oogopslag wie wat verschuldigd is en volg je betalingsbeloftes, betwistingen en cashprognoses op.
• Opvolging op maat
  Je stemt je aanpak af op het type klant, het kanaal en de boodschap die past bij de situatie.
• Vlottere interne samenwerking
  Finance, boekhouding en sales werken op één gedeelde basis, met dezelfde informatie en historiek.

Gerechtelijke invordering als laatste redmiddel

Wanneer opvolging niets oplevert, schakel je over op juridische of externe invordering. Een zware stap, maar soms onvermijdelijk.

Voordelen

• Juridische expertise en extra druk
  Je schakelt gespecialiseerde partijen in die weten hoe ze dit correct en doeltreffend aanpakken.
• Ook oudere facturen kunnen nog ingevorderd worden
  Zelfs na 90 dagen kan je nog actie ondernemen om openstaande bedragen te recupereren.
• Een duidelijk signaal naar de klant
  Een formele ingebrekestelling of tussenkomst van een derde partij werkt vaak overtuigender dan een gewone herinnering.

Beperkingen

• De kosten lopen snel op
  Commissies, vaste kosten en mogelijke gerechtskosten maken dit een dure piste.
• De commerciële relatie raakt vaak beschadigd
  In veel gevallen is er geen weg terug en stopt de samenwerking.
• De slaagkans daalt met de tijd
  Na 90 dagen blijkt ongeveer één op drie facturen niet meer invorderbaar.

Voor niet-betwiste B2B-vorderingen bestaat in België een specifieke procedure via het Centraal Register voor Niet-Betwiste Schulden (RCCI). Daarmee kan je, onder bepaalde voorwaarden, een uitvoerbare titel verkrijgen zonder een klassieke gerechtelijke procedure.

Samenvatting

Welke oplossing past bij welk doel?

Oplossing	Moment	Doel	Aard	Kost	Impact klantrelatie	Zichtbaarheid	Automatisatie
Kredietwaardigheidsanalyse	Voor verkoop	Risico inschatten	Preventief	Abonnement	Neutraal	Goed, maar beperkt in de tijd	Gedeeltelijk
Voorschotten	Voor levering	Risico beperken	Preventief	Commercieel	Positief	N.v.t.	Nee
Kredietverzekering	Voor krediet	Wanbetaling afdekken	Beschermend	Hoog	Weinig zichtbaar	Goed bij dekking	Nee
Factoring	Na facturatie	Cash vrijmaken	Curatief	Hoog	Vaak negatief	Gemiddeld	Nee
Dailly-overdracht	Na facturatie	Liquiditeit	Financiering	Bankkosten	Neutraal	Geen	Nee
Geautomatiseerde opvolging	Vanaf factuur	Betaling versnellen	Preventief	Vast	Zeer positief	Volledig & realtime	Ja
Gerechtelijke invordering	Na falen opvolging	Recupereren	Curatief	Hoog	Vaak negatief	Geen	Nee

Advies van Clearnox

Bij Clearnox zien we het elke dag: wie de opvolging van facturen goed aanpakt en structureert, voorkomt heel wat miserie achteraf. Op tijd, consequent en persoonlijk te communiceren zorgt niet alleen voor minder onbetaalde facturen, maar ook voor minder discussies, meer rust in je cashflow en gezondere klantrelaties.

Dat gevoel wordt bevestigd door onze barometer:
57% van de bedrijven verwacht de komende maanden meer onbetaalde facturen, terwijl 52% vandaag nog zonder duidelijke structuur voor opvolging werkt.

Onze aanpak is daarom eenvoudig: eerst problemen voorkomen, dan correct opvolgen en pas daarna – als het echt niet anders kan – invorderen.

Benieuwd hoe dat er concreet uitziet?

Vraag een Clearnox-demo aan en ontdek hoe je je klantenopvolging eenvoudiger en overzichtelijker maakt.