Het moeilijkste aan Peppol heeft niks met Peppol te maken

Peppol is verplicht, de infrastructuur staat. En toch staan er volgens De Tijd en De Morgen bij duizenden kmo’s facturen open. Dat is het gesprek dat we nog te weinig voeren.

David Nauwelaers van The Gathering, een bedrijf dat outdooractiviteiten organiseert, heeft geen probleem met Peppol. Zijn facturen vertrekken netjes, op tijd, langs de juiste weg. Toch stond er op een gegeven moment 16.000 euro open bij zijn klanten. Niet omdat zijn facturen niet aankwamen, wel omdat ze intern bleven hangen. Zijn verhaal verscheen vorige week in De Morgen. Het is geen uitzondering.

Meer dan 90 procent van de Belgische btw-plichtigen is intussen geregistreerd op Peppol. Wie dat nog niet is, riskeert vanaf 1 april boetes tot 5.000 euro. De deadline is gehaald, de toon is gezet. Maar de discussie in De Tijd en De Morgen ging bijna uitsluitend over compliance: wie is al in orde, wie nog niet en mogen er al boetes vallen? Terechte vragen. Alleen missen ze de kern.

Sneller versturen is niet hetzelfde als sneller betaald worden

Peppol lost het leveringsprobleem op. Niet het betalingsprobleem. Een factuur die razendsnel toekomt bij een klant kan wekenlang onbetaald blijven als er aan de ontvangende kant geen mens of systeem is dat er actief mee aan de slag gaat.

Vroeger landde een factuur in een fysieke of digitale inbox, waarna iemand ze doorstuurde naar de juiste persoon. Dat zorgde voor frictie, maar ook voor aandacht. Vandaag komt ze geruisloos binnen in een digitale wachtrij. Ze verdwijnt. En tenzij er een goed geolied opvolgproces achter zit, blijft ze daar liggen.

33 procent van de boekhouders die deelnamen aan een recent Clearfacts-webinar zei dat hun werkdruk is gestegen sinds de invoering van de e-facturatieplicht. Peppol heeft de snelheid verhoogd. De opvolging is in veel kmo’s niet meegegroeid.

De zeven stappen die Peppol niet dekt

Van factuur versturen tot geld op de rekening zijn er zeven stappen. Peppol dekt er twee:

1. Factuur verstuurd (Peppol)
2. Factuur ontvangen (Peppol)
3. Intern goedgekeurd
4. Vervaldatum verstreken
5. Herinnering verstuurd
6. Aanmaning
7. Betaling ontvangen

Stap 3 tot en met stap 7, de eigenlijke debiteurencyclus, valt volledig buiten het Peppol-netwerk. En precies daar gaat het in veel kmo’s mis.

Automatiseer de opvolging, niet alleen de factuur

Er bestaat software die dat gat dicht. Tools voor geautomatiseerd debiteurenbeheer. Je koppelt ze aan je boekhoudpakket en ze nemen de opvolging van openstaande facturen over. Op basis van vervaldatum, klantentype en ingestelde regels sturen ze automatisch herinneringen en aanmaningen, op het juiste moment en in de juiste toon.

Je stelt desgewenst zelf de escalatielogica in: een vriendelijke herinnering drie dagen na de vervaldatum, een formele aanmaning twee weken later en bij aanhoudende stilte een doorverwijzing naar een incassobureau. Een vaste klant met een lichte achterstand behandel je anders dan een nieuwe klant die al drie facturen liet liggen. Zodra de betaling binnenkomt, stopt de stroom automatisch.

De mens blijft in controle. De tool neemt het repetitieve deel over, het deel waarbij de meeste cashflow weglekt. Niet omdat iemand vergat te betalen, maar omdat niemand ging kijken in de digitale inbox.

Peppol is het begin, niet het eindpunt

De digitale factuurinfrastructuur is op orde. Dat is een prestatie. Maar een snelweg heeft alleen zin als er aan het einde van de rit ook iemand staat om de lading in ontvangst te nemen.

De digitale schoendoos is niet verdwenen. Hij is verplaatst. Van de inbox naar de debiteurenadministratie. Wie één jaar na de Peppol-verplichting nog steeds handmatig achter betalingen aanholt, heeft de helft van het werk gedaan.

Met dit artikel reageren we op de berichtgeving in De Tijd en De Morgen. Meer informatie over oplossingen voor de opvolging van onbetaalde facturen op www.clearnox.com.