‘Tijd kan je niet kopen, wél winnen.’

Interview met een diehardgebruiker van Clearnox.

De digitale accountancywereld laat zijn bewoners niet met rust. Nieuwe technologieën steken er elkaar de loef af. Ook als het over facturenbeheer gaat. Wie de papiermolen nog niet durft loslaten, betaalt hiervoor een prijs: hoge openstaande saldo’s, veel overuren en weinig ruimte voor een persoonlijke high five met de klanten. Auch. Maar als de nood het hoogst is, is Clearnox nabij.

We zetten ons rond de virtuele tafel met Nick Verheyden, klant van CodaBox en medeoprichter van Verheyden, van Hassel en Partners. VVH&P is een accountancybureau met bevlogen adviseurs die zich als waakhonden scharen rond de financiën en fiscaliteit van hun clientèle. Precies daarom viel Nick als een blok voor Clearnox. Zijn getuigenis is een verfrissend en eerlijk kompas voor wie de weg zoekt naar een efficiënt en tijdbesparend debiteurenbeheer.

Nick, jij stond mee aan de wieg van VVH&P, hé?

Nick: ‘Klopt, 20 jaar geleden is dat ondertussen al. Daarnaast ben ik ook voorzitter van een Antwerpse beroepsvereniging voor boekhouders en accountants. Het bloed kruipt waar het niet gaan kan, hé (lacht).’

Is VVH&P een groot kantoor?

Nick: ‘Wel, als we vennootschappen, zelfstandigen en enkele particulieren optellen, staan er toch ongeveer 500 klanten op onze teller. We werken hier met 8 toegewijde zielen en er is een 9e op komst.’

Waar ligt jullie focus?

Nick: ‘Op een maximale dienstverlening, sowieso. Maar ons stokpaardje is digitalisering: onze klanten hierover uitgebreid informeren en persoonlijk begeleiden om te springen. Want wij weten 100% zeker dat ze er alleen maar beter van worden.’

 

En delen jullie klanten meteen die overtuiging?

Nick: ‘We knopen bij een goeie gelegenheid – als we de jaarrekening bespreken, bijvoorbeeld – een gesprek aan, heel transparant. In het begin stoten nieuwe dingen altijd wat op weerstand, dat is normaal. Maar zodra de mensen van de voordelen geproefd hebben, veranderen ze niet zelden in enthousiaste pleitbezorgers. The proof of the pudding is in the eating, niet waar (lacht)? We merken op dat zowel de jonge als de oude garde beseft dat digitalisering alleen maar deuren opent.’

‘Er zat nog nooit zoveel waarheid in ‘time is money ‘ als nu.’

Tegen welke problemen liepen jullie aan voor jullie aan de slag gingen met Clearnox, onze softwareheld in debiteurenbeheer?

Nick: ‘Wij werkten met een boekhoudpakket waar we zelf de aanmaningen uithaalden. Dat betekende: pdf openen, checken, opslaan en dan de herinneringen één per één versturen. Daar was ik toch al snel 3 à 4 uur zoet mee. Net omdat het zo’n hap uit mijn tijd was, gebeurde het ook niet frequent genoeg.’

‘Aan de klanten wiens boekhouding we ook verzorgden, bezorgden we lijsten met de openstaande facturen van hún klanten. We maakten de aanmaningen aan in het pakket, maar moesten telkens de lay-out in die van de klant veranderen. En dan opnieuw: pdf maken, mailen naar onze klant die ze dan op zijn beurt moest bezorgen aan zijn niet-betalers. Die procedure vrát tijd.’

En toen zagen jullie het digitale licht?

Nick: ’We begonnen toen aan automatisering te denken, ja. We haalden dure robotsoftware in huis, maar het bijbehorende proces moesten we zelf bouwen. Dat kostte ons zoveel tijd, dat we de boel hebben stopgezet.

Begrijpelijk. Gelukkig was Clearnox op komst (lacht).
Zijn jullie eigen klanten correcte betalers, eigenlijk?

Nick: ‘Wij werken graag met domicilieringen, dat is gemakkelijk. Als de klant erin mee wil gaan toch. Natuurlijk betaalt niet iedereen altijd even stipt, maar dat gebeurt eerder door drukte of uit vergetelheid dan uit slechte wil, hoor. 90% is ons zelfs dankbaar dat we hen via een rappel vriendelijk aan de mouw komen trekken. Ze krijgen nu een gedetailleerd en duidelijk overzicht, in plaats van gewoon een saldo. And it works (lacht).

Trekt VVH& P vaak klanten over de digitale streep?

Nick: ‘Er beet recent nog een grote vis, en er zijn redelijk wat besprekingen aan de gang. Met nieuwe technologieën zoals ClearFacts en CODA-bestanden spelen we sowieso al korter op de bal. Dankzij Clearnox zien onze klanten online welke facturen openstaan en dan is het opvolgen ervan een quasi automatische flow. Ze krijgen veel meer voeling met de geldstromen in hun organisatie. Wist je dat veel bedrijven hun aanmaningen anno 2022 nog altijd opmaken in Word of bijhouden in Excel?!’

‘De toepassing is erg gebruiksvriendelijk, dat is een extra cadeau.’

Je bent ondertussen grote fan van Clearnox. Wil je je enthousiasme met ons delen?

Nick: ‘Het voordeel met stip op 1: tijdwinst. Die impact is enorm op de werking van ons kantoor. Want waar ik vroeger 3 à 4 uur kwijt was aan herinneringen sturen, is het werk nu gefikst op een kwartier. Op jaarbasis betekent dat bijna 40 uur extra time; daar neem je bij wijze van spreken een nieuwe klant voor aan. Tijd kan je niet kopen, hé; je moet interne processen optimaliseren en de vrijgekomen uren zo efficiënt mogelijk benutten.’

‘En zeker niet onbelangrijk: de toepassing is erg eenvoudig in gebruik. Als je moet liggen prutsen met complexe technieken, ben je je tijdbesparing alweer kwijt.’

Een waarheid als een koe.

Nick: ‘Nog een reden waarom Clearnox ons hart stal: we krijgen maandelijks – of wekelijks, dat stellen we zelf in – een mail vanuit het systeem met info over welke facturen nog openstaan. Zo zijn we veel bewuster met ons debiteurenbeheer bezig en daar wordt onze cashflow alleen maar gelukkiger van. Dat maakt van ons extra alerte accountants. Nóg alerter (lacht).’

Vielen er niet te veel lijken uit de kast bij de integratie?

Nick: ‘Helemaal niet; we kenden de obstakels al uit het verleden. Wat we vooral niet wilden, was klanten schofferen met boze aanmaningsmails. In tegenstelling tot ons vorig boekhoudpakket – waarmee na elke ‘onbeantwoorde’ rappel de communicatie automatisch wat dwingender werd – zijn er met Clearnox meerdere scenario’s mogelijk.’

1. ‘In een normale situatie sturen we iedere keer dezelfde herinnering. Al is het elke maand van dattum; de tone of voice blijft tot in de eeuwigheid beleefd en braaf.
2. Bij de klanten waarmee we de samenwerking stopzetten, zijn we iets strenger; een vriendelijke rappel, een tweede reminder en dan een ingebrekestelling. Idem voor de immer volhardende niet-betalers.’

‘We kregen van Clearnox sterke begeleiding bij het opstellen van de teksten, deden voldoende testen, en na 2 à 3 maanden liep dat hele proces gesmeerd. Automatisch krijgen wij een kopie van elke aanmaning die Clearnox verstuurt; dat maakt het heel gemakkelijk om alles op te volgen.’

‘Een vlotte digitale aanpak, duwt het imago van je kantoor gegarandeerd de hoogte in.’

Wat vinden jullie klanten van die nieuwe rappels?

Nick: ‘We zijn natuurlijk zelf levende reclame voor Clearnox, en de mensen zien direct alle pro’s. De gebruiksvriendelijkheid en de snelheid waarmee ze kunnen reageren naar hun eigen klanten toe, trekt hun aandacht. Ze zien het overzicht van openstaande facturen, vinken aan welke rappel ze wel of niet willen versturen en het systeem doet – helemaal automatisch – de rest. En zo’n professionele aanpak is een boost voor het imago van elk kantoor.’

Geldt dit ook voor kleine kantoren?

Nick: ‘Tuurlijk. Zelfs al vinden ze Clearnox te imposant voor zichzelf; ze kunnen de tool wel aanbieden als extra service voor hun klanten die er wél baat bij hebben.’

Clearnox heeft een bijzonder handig dashboard dat naadloos integreert in een ClearFacts-omgeving. Bracht die combinatie je nieuwe inzichten bij?

Nick: ‘Ik zie wel dat het gemiddeld openstaand saldo per maand toch een beetje gedaald is, al ga ik met dat bedrag niet meteen een wereldreis maken (lacht). Clearnox detecteert ook typische fouten – zoals een creditnota die als een factuur geboekt staat – en lost ze op zonder tijdverlies voor ons.
‘Digitale keuzes maken, hoort bij de snel veranderende wereld.
Het is niet omdat je springt, dat je per definitie valt.’

Laatste vraag: wat zeg je tegen conculega’s die oude gewoontes blijven (ador)eren?

Nick: ‘Dat het net die oude gewoontes zijn die bewijzen dat verandering noodzaak is. Aan een disruptieve maatschappij moet je je aanpassen, of je bent een vogel voor de kat. Risico’s nemen en keuzes durven maken, horen daarbij. De stoomtrein is ook een TGV geworden, en ik heb nog nooit iemand horen klagen dat ie te snel op zijn bestemming was (lacht).

Een digitale dankjewel voor dit leerrijke gesprek. Ik ben – net als onze oplossingen – helemaal in de wolken!