Privacy & Cookie Notice

1 ALGEMEEN

Deze verklaring legt uit hoe Clearnox (“wij”, “ons”, “onze”), met maatschappelijke zetel te met kantoren te 8 Rue Honoré de Balzac, 37000 Tours, Frankrijk (telefoon: +33 2 47 60 6596) als verantwoordelijke voor de verwerking, persoonsgegevens verwerkt die wij van u verzamelen via de Clearnox website en dienst.

Clearnox maakt deel uit van Wolters Kluwer Belgium NV (hierna “Wolters Kluwer”) met kantoren te Motstraat 30, 2800 Mechelen, België (tel: +32 15 36 10 00).

2 UPDATES VAN DEZE PRIVACYVERKLARING

We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen, maar zullen dit in elk geval doen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. We zullen u, indien mogelijk, per e-mail op de hoogte brengen van eventuele belangrijke wijzigingen in deze verklaring.

Deze verklaring werd voor het laatst gewijzigd en herzien in Nov. 2024.

3 INFORMATIE DIE WE VERZAMELEN

3.1 KLANTENRELATIE
Wanneer u of uw bedrijf klant wordt van Wolters Kluwer, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:

Identificatiegegevens: uw naam, e-mailadres, taalvoorkeur en telefoonnummer, tevens kennen wij u of uw bedrijf een klantnummer toe;
b. De producten die u of uw bedrijf gebruikt en factuurgegevens.

3.2 REGISTRATIEDIENSTEN
Wanneer u informatie over onze diensten aanvraagt, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:
a. Identificatiegegevens: uw naam en titel, adres, telefoonnummer, e-mailadres en informatie over uw
bedrijf, het aantal gebruikte banken en potentiële gebruikers van de diensten;
b. We verzamelen ook alle e-mails die we met u uitwisselen.

Wanneer u een gratis proefperiode aanvraagt of zich registreert om gebruik te maken van onze diensten, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:
a. Identificatiegegevens: uw naam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer;
b. De naam van het bedrijf waarvoor u werkt;
c. Informatie die je ons geeft over hoe je Clearnox hebt leren kennen.

Wanneer u een webdemo van de oplossing aanvraagt, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:
a. Identificatiegegevens: uw e-mailadres, naam, organisatie en omzet, evenals uw telefoonnummer.
b. We verzamelen ook het bericht dat u in uw verzoek opneemt.

3.3 GEBRUIK VAN DIENSTEN
Wanneer u de Clearnox-services gebruikt, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:
a. Identificatiegegevens: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en uw IP-adres;
b. Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, verbindings- en activiteitenlogboekenen de user-agent van uw webbrowser.

Wanneer u de Clearnox-services gebruikt, bent en blijft u de verwerkingsverantwoordelijke van alle andere persoonlijke gegevens die worden gebruikt; wij treden op als verwerker van deze gegevens.

3.4 KLANTENONDERSTEUNING
Wanneer we een schermdeelsessie met u starten, om u te ondersteunen bij het gebruik van onze producten, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:
a. Identificatiegegevens: uw naam en e-mailadres;
b. Alle informatie die wordt gedeeld tijdens de sessie voor het delen van het scherm (audio en video).

Wanneer u contact met ons opneemt via onze website of per telefoon, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:
a. Identificatiegegevens: uw naam en titel, e-mailadres en telefoonnummer;
b. De naam van het bedrijf waarvoor u werkt;
c. Gegevens met betrekking tot beveiliging: uw IP-adres, beveiligingslogboeken, verbindings- en activiteitenlogboeken en de user-agent van uw webbrowser;
d. Alle aanvullende informatie die u zou opnemen in de berichten die u ons stuurt; en/of
e. Alle informatie die tijdens het gesprek wordt gedeeld of via het contactformulier.
We kunnen ook, wanneer u deze verstrekt, informatie verzamelen met betrekking tot uw persoonlijke assistent.

3.5 MARKETING

Wanneer u zich aanmeldt voor en/of een evenement bijwoont dat wij organiseren, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:

Identificatiegegevens: uw naam en titel, e-mailadres, functietitel en telefoonnummer;
b. Gegevens met betrekking tot uw bedrijf: uw bedrijfsnaam;
c. Alle andere informatie met betrekking tot het evenement.

We verzamelen ook persoonlijke gegevens over u van andere organisatoren van evenementen waaraan u toestemming hebt gegeven om die persoonlijke gegevens met ons te delen. Wanneer u zich aanmeldt voor en/of deelneemt aan een webinar dat wij organiseren, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:

Identificatiegegevens: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, functietitel en IP-adres;
b. Gegevens met betrekking tot uw bedrijf: naam;
c. Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, verbindings- en activiteitenlogboeken
en de user-agent van uw webbrowser;
d. De vragen die u tijdens het webinar kan insturen;
e. Opname van webinars (mondelinge herinnering voordat opname begint).

Wanneer u deelneemt aan een van onze enquêtes, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:
a. Identificatiegegevens: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, functietitel en IP-adres;
b. Gegevens met betrekking tot uw bedrijf: naam;
c. De antwoorden die u op de enquête heeft gegeven.

Wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:
a. Identificatiegegevens: uw naam, professionele e-mail en taalvoorkeur;
b. Werkgegevens: uw bedrijfsnaam en adres;
Uw toestel- en gebruiksinformatie worden ook verzameld wanneer u de nieuwsbrieven leest.

3.6 WEBSITE BROWSING
Terwijl u door onze website bladert, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:
a. Identificatiegegevens: uw IP-adres;
b. Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, verbindings- en activiteitenlogboeken en de user-agent van uw webbrowser;
c. Wanneer u ons toestemming geeft, verzamelen we ook gegevens met betrekking tot uw gebruik van de website, zoals de pagina’s die u hebt geraadpleegd of als u onze website in het verleden al heeft bezocht.

4 VERWERKINGSDOELEINDEN

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

Waar het nodig is voor de uitvoering van een contract tussen u en ons of om op uw verzoek stappen te ondernemen om een contract aan te gaan:
i. Om u en/of uw bedrijfsgebruikers in staat te stellen zich te registreren en gebruik te maken van
onze diensten.
ii. Om u belangrijke berichten te sturen met betrekking tot uw gebruik van de diensten.
iii. Om u de door u gevraagde informatie te verstrekken en uw vragen te beantwoorden wanneer u contact met ons opneemt.
iv. Om u ondersteuning te bieden wanneer u problemen ondervindt bij het gebruik van onze services.
v. Om de relatie tussen u, onze klant, en Wolters Kluwer te beheren.
vi. Om uw bedrijf of vertrouwende partijen te factureren voor het gebruik van onze diensten.
vii. Om de veiligheid van onze diensten, inclusief uw gegevens, te waarborgen.
viii. Om u in staat te stellen zich te registreren voor en deel te nemen aan onze webinars of onze evenementen.
Waar u uw toestemming hebt gegeven:
i. Om op uw verzoek contact met u op te nemen en u meer informatie te verstrekken over onze diensten.
ii. Om op uw verzoek contact met u op te nemen en een afspraak met u te maken.
iii. Om ons in staat te stellen u promotionele aanbiedingen en informatie over onze Wolters Kluwer-producten te sturen, in overeenstemming met uw keuzes.
iv. Om u enquêtes te sturen, zodat we feedback kunnen ontvangen, zodat we onze producten kunnen verbeteren.
v. Om uw feedback over onze producten en diensten te verzamelen.
vi. Om een sessie voor het delen van schermen te starten wanneer u hierom vraagt om ondersteuning te krijgen.
vii. Om een afstandsbedieningssessie te starten wanneer u of Clearnox om assistentie vraagt
viii. Om cookies op uw browser te plaatsen en geavanceerde statistieken uit te voeren op basis van de informatie die deze cookies ons verstrekken.
Waar nodig voor onze gerechtvaardigde belangen, zoals hieronder vermeld, en waar niet terzijde geschoven door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden:
i. Om de veiligheid van onze en andere toepassingen, diensten, processen, websites en databases van Wolters Kluwer te verzekeren.
ii. Om een spoor te behouden van onze zakelijke relaties met u, als bestaande of potentiële klant van Wolters Kluwer.
iii. Om zakelijke correspondentie en zakelijke bijeenkomsten mogelijk te maken.
iv. Om herziening van eerdere oproepen voor opleiding van agenten en voor kwaliteitscontrole mogelijk te maken.
v. Om sporen te bewaren van acties die zijn ondernomen tijdens sessies voor het delen van schermen.
vi. Om bestaande klanten informatie te sturen over de evolutie van de Wolters; u kunt te allen tijde verzoeken om deze communicatie stop te zetten via een uitschrijflink die onderaan elke communicatie aanwezig is.
vii. Om onze diensten te verbeteren en nieuwe commerciële aanbiedingen voor de hele groep te ontwikkelen door b.v. trends, terugkerende problemen, klantgedrag, door uw gebruik van onze diensten;
viii. Om reclame te maken voor onze diensten bij bestaande klanten.
ix. Om niet-nominatieve informatie te verkrijgen over de bezoekers die de websites van Wolters Kluwer raadplegen. Voor deze doeleinden hebben we een afwegingstest uitgevoerd, zoals de wet vereist, en hebben we vastgesteld dat, rekening houdend met de beperkte verzamelde persoonlijke gegevens, de uitgevoerde verwerking en uw redelijke verwachtingen, ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van deze verwerkingsactiviteiten niet wordt opgeheven door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden.
Waar het voor ons noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals het melden van misdaad of poging tot misdrijf, of belastingaangifte.

5 HET DELEN VAN UW PERSOONLIJKE GEGEVENS

Om u de best mogelijke services te bieden en ter ondersteuning van onze bedrijfsactiviteiten kunnen we bepaalde informatie binnen Wolters Kluwer of met bepaalde derde partijen delen. Er kan ook sprake zijn van een bepaalde statutaire of wettelijke verplichting die te goeder trouw van ons vereist dat we uw persoonlijke gegevens extern openbaar maken. Derden met wie we mogelijk gegevens delen:

- Andere aangesloten bedrijven of dochterondernemingen van Wolters Kluwer, bijv. voor het beheer van klantengegevens of voor het leveren van ondersteunende technologie aan de services die we verlenen.
- Onze dienstverleners, bijv. voor het beheer of hostingdiensten en/of ondersteunende technologie voor de services die we aanbieden.
- Onze zakenpartners en adverteerders, bijvoorbeeld wanneer u een product of dienst van een dergelijke zakenpartner hebt gekocht of uw interesse hierin hebt uitgedrukt, een advertentie van een dergelijke zakenpartner hebt ontvangen of bekeken, met hen hebt geïnterageerd of op een andere manier uw toestemming hebt gegeven voor het delen van uw persoonlijke gegevens met een dergelijke zakenpartner.
- Inschrijvende, accrediterende of professionele organisaties, bv. voor het geven van gebruiksinformatie aan organisaties die u toegang bieden tot onze services en/of voor het delen van tracking en redeeming credits voor professionele accrediteringen.
- Organisaties in zakelijke overdrachten, bijv. aan een aankoper of opvolger bij een verkoop of een andere zakelijke transactie waarbij onze onderneming, deels of volledig, betrokken is.
- Andere partijen, bijv. indien dit vereist is voor externe audits, compliance, risicobeheer, bedrijfsontwikkeling en/of corporate governance.
- Overheidsinstanties, regelgevende instanties en andere derden, in antwoord op een juridisch verzoek, gerechtelijke bevelen en/of indien anderszins noodzakelijk om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving.

Telkens wanneer we persoonlijke gegevens intern of met derden in andere landen delen, nemen we geschikte voorzorgsmaatregelen overeenkomstig de toepasselijke wet inzake gegevensbescherming, waaronder de Europese modelbepalingen indien van toepassing of andere overdrachtswaarborgen die zijn gespecificeerd in de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, zoals bindende bedrijfsvoorschriften, een wederzijdse overeenstemming of derogaties. Derde partijen zijn onder de toepasselijke wet- en regelgeving verplicht om geschikte voorzorgsmaatregelen te nemen voor de bescherming van persoonlijke gegevens. Ze hebben alleen toegang tot persoonlijke gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun specifieke taken.

6 HOELANG HOUDEN WE UW PERSOONLIJKE GEGEVENS BIJ?

Uw persoonlijke gegevens worden verwerkt in de mate dat dit noodzakelijk is voor het nakomen van onze verplichtingen, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en voor de termijn die nodig is om de doeleinden te behalen waarvoor de informatie wordt verzameld, en dit overeenkomstig onze beleidsregels voor gegevensbewaring en de toepasselijke wetten inzake gegevensbescherming. Wanneer we uw persoonlijke gegevens niet meer nodig hebben, zullen we alle redelijke stappen nemen om deze gegevens uit onze systemen en records te verwijderen of om ze anoniem te maken zodat u op basis van deze gegevens niet langer kan worden geïdentificeerd.

7 KINDEREN

Gebruikers van Clearnox moeten minimaal 18 jaar oud zijn.

8 GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING EN PROFILERING

Er zullen geen geautomatiseerde beslissingen over u worden genomen, noch zullen er profielen worden gemaakt als onderdeel van de verwerking die in deze verklaring wordt beschreven.

9 UW RECHTEN

U heeft het recht om ons te vragen om een kopie van uw persoonsgegevens, om ons te vragen om correctie, verwijdering of beperking (stopzetting van actieve) verwerking van uw persoonsgegevens en om de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, machineleesbaar formaat. Bovendien kunt u in bepaalde omstandigheden bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (met name wanneer we uw persoonsgegevens niet hoeven te verwerken om te voldoen aan een contractuele of andere wettelijke vereiste). Waar we om uw toestemming hebben gevraagd, kunt u deze toestemming op elk moment intrekken; dit heeft echter geen invloed op de verwerking die al heeft plaatsgevonden vóór de intrekking. U kunt uw toestemming, gekoppeld aan ons gebruik van cookies, intrekken door de cookies gekoppeld aan ons domein te verwijderen. U kunt de bovengenoemde rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen zoals beschreven in het gedeelte ‘Contact’ hieronder. Deze rechten kunnen beperkt zijn, bijvoorbeeld als het voldoen aan uw verzoek persoonlijke gegevens over een andere persoon zou onthullen, of als u ons vraagt om informatie te verwijderen die we wettelijk verplicht zijn te bewaren of waarvan we een dwingend gerechtvaardigd belang hebben om te bewaren.

Als je onopgeloste problemen hebt, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

10 CONTACT

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of om welke reden dan ook contact met ons wilt opnemen in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming door een e-mail te sturen naar wkbe-gdrp@wolterskluwer.com, of door een gedateerde en ondertekende aanvraag te sturen naar Wolters Kluwer NV, Motstraat 30, 2800 Mechelen, België.