Hoe advocatenkantoor ALTIUS 30 dagen sneller betaald wordt met een gestructureerd debiteurenbeheer

Voor ALTIUS stopt het werk niet op het moment dat een dossier wordt afgerond of een factuur wordt verstuurd. In veel gevallen zijn de prestaties dan al geleverd, terwijl de betaling pas later volgt. Financiële opvolging is daarom voor een advocatenkantoor geen administratief detail, maar een essentieel onderdeel van cashflowbeheer. Bij ALTIUS, een onafhankelijk advocatenkantoor in Brussel, gebeurde die opvolging lange tijd vooral manueel. Valerie Struye, General Manager en Patrick Opitek, Finance Manager, leggen uit hoe het kantoor dat proces heeft gestructureerd met Clearnox.

ALTIUS werkt voor nationale en internationale cliënten en behandelt uiteenlopende juridische domeinen, van corporate en employment tot IP, dispute resolution en regulatory. In die context worden prestaties vaak vooraf geleverd, terwijl kosten – zoals lonen en leveranciers – blijven doorlopen. Dat maakt een consistente opvolging van openstaande facturen noodzakelijk.

Vroeger: opvolging die afhing van tijd en workload

Voor de komst van Clearnox verliep die opvolging grotendeels manueel. Eén of twee medewerkers in de boekhouding moesten zelf nagaan welke facturen openstonden, bepalen wie een rappel moest ontvangen en communicatie voorbereiden.

In bepaalde gevallen moest dit ook nog afgestemd worden met partners. Het proces bestond dus wel, maar was niet stevig verankerd in een vaste workflow. Daardoor hing de opvolging sterk af van beschikbare tijd en workload. Wanneer andere taken prioriteit kregen, verdween het debiteurenbeheer naar de achtergrond.

Waarom Clearnox?

De keuze voor Clearnox kwam er vanuit de behoefte om meer structuur te brengen in dat proces. ALTIUS werkt met DLex, een dossierbeheerpakket voor advocatenkantoren en na een demonstratie van Clearnox werd snel een koppeling voorzien tussen beide systemen.

Technisch verliep die integratie vlot. De grootste uitdaging zat echter in de interne organisatie: het bepalen welke cliënten gerappelleerd mogen worden en hoe uitzonderingen behandeld worden binnen een juridische context.

De balans tussen automatisering en controle

Wat deze case specifiek maakt, is dat ALTIUS niet koos voor volledige automatisering. De opvolging gebeurt vandaag via een vaste structuur, maar het team behoudt controle over welke rappels effectief vertrekken.

Dat is belangrijk omwille van confidentialiteit en de gevoeligheid van bepaalde dossiers. Clearnox fungeert dus niet als een black box, maar als een centrale structuur die overzicht en consistentie brengt, terwijl uitzonderingen mogelijk blijven.

Extra transparantie, zowel intern als voor de cliënten zelf

Een concreet effect van die gestructureerde opvolging is dat sneller duidelijk wordt waar problemen zich situeren. In de praktijk blijkt namelijk regelmatig dat facturen nooit bij de boekhouding van de klant terechtkomen.

Ze worden bijvoorbeeld wel naar een contactpersoon gestuurd, maar intern niet verder doorgestuurd. In zulke gevallen gaat het niet om betalingsonwil, maar om gebrekkige interne doorstroming bij de klant. De rappel-flow maakt dat sneller zichtbaar.

Extra transparantie, zowel intern als voor de cliënten zelf

Ook intern zorgt dit voor meer duidelijkheid. Het finance-team heeft beter zicht op welke klanten moeten opgevolgd worden, waar een geschil speelt en welke dossiers tijdelijk uitgesloten zijn. Partners kunnen zich blijven focussen op hun dossiers en cliëntrelaties, terwijl de opvolging centraler en consistenter gebeurt.

De cijfers: 30 dagen tijdwinst

De impact is zichtbaar in de cijfers. De gemiddelde betalingstermijn daalde met ongeveer 25 tot 30 dagen en de financieringskosten namen af met circa €40.000 per jaar. Volgens ALTIUS zit de winst niet alleen in de financiële impact, maar ook in de voorspelbaarheid van cashflow.

Conclusie: structuur als procesverbetering, niet als doel op zich

De case toont vooral dat debiteurenopvolging vaak geen capaciteitsprobleem is, maar een kwestie van structuur en consistentie. Door het proces te verankeren, zonder de controle uit handen te geven, heeft ALTIUS meer ritme gebracht in een opvolging die voordien afhankelijk was van manueel werk en beschikbare tijd.

Voor andere advocatenkantoren ligt daar wellicht de belangrijkste les. Als het opvolgen van openstaande facturen vandaag een taak is “voor wanneer er tijd is”, dan ontbreekt er structuur. Bij ALTIUS heeft Clearnox die structuur versterkt, zonder dat het kantoor moest inleveren op controle of op de gevoeligheid van de cliëntrelatie.