Facture impayée : quelle stratégie de recouvrement adopter ?

Les factures impayées constituent une problématique fréquente dans le cadre des relations commerciales B2B. Lorsque le débiteur tarde à payer, l’entreprise créancière doit mettre en œuvre une procédure de recouvrement souvent chronophage et pénible. Sans compter que les impayés pèsent sur sa trésorerie, au point parfois de mettre en péril non seulement le développement de son activité, mais aussi sa survie à terme. C’est pourquoi l’encaissement représente une fonction stratégique : l’entreprise a tout intérêt à être actrice de son recouvrement de créances. Il s’agit de définir des processus stricts pour recouvrer les factures impayées mais surtout d’éviter en amont leur accumulation en s’appuyant sur des outils adaptés.

 

Qu’est-ce qu’une facture impayée ?

Chaque facture éditée par l’entreprise porte mention de la date limite ou du délai de paiement accordé au client. La facture est considérée comme impayée dès le 1^er jour de retard de paiement. L’entreprise créancière est alors légitime pour déclencher une procédure de recouvrement, amiable ou contentieuse.

• Le recouvrement à l’amiable est l’étape préalable, et souvent suffisante lorsque la créance n’est pas contestée – ni dans son montant ni dans son exigibilité – et que le débiteur dispose des liquidités nécessaires pour payer la facture. Il s’agit d’entamer le dialogue, pour relancer le débiteur jusqu’à obtention du règlement.
  
  
• En cas d’échec de la phase amiable, l’entreprise créancière passe la facture impayée en gestion contentieuse. À cette étape, la justice intervient pour forcer le débiteur à payer.

 

Le recouvrement à l’amiable des factures impayées

À moins que les difficultés financières du débiteur ne l’empêchent de payer, le recouvrement à l’amiable suffit généralement à obtenir le règlement de la facture impayée. L’efficacité du recouvrement amiable dépend de la ténacité de l’entreprise créancière, mais aussi de la performance de sa stratégie de recouvrement.

• Déployez une stratégie progressive. Le client est peut-être de bonne foi : le défaut de paiement peut être dû à un oubli, ou à un défaut d’organisation en interne. Pour préserver de bonnes relations commerciales, il est recommandé d’initier le contact dans des conditions cordiales, par téléphone ou par email. Si le règlement tarde encore, lui adressez une ou plusieurs lettres de relance. Ce n’est qu’à ce terme que vous pourrez le mettre en demeure de payer par recommandé AR.
  
  
• Personnalisez la relance amiable. Pour plus d’efficacité, il est judicieux d’adapter la stratégie au profil client. À chacun ses préférences de communication, ses habitudes de paiement et son importance en termes de CA généré. Exemples : le client qui génère 50 % de votre CA mérite une attention particulière, vous engagez le dialogue avec les précautions nécessaires pour ne pas le froisser. Alors que face au client mauvais payeur, qui accumule des impayés anciens pour un montant élevé, vous pouvez accélérer la procédure et le mettre plus rapidement en demeure de payer.

En savoir plus sur les bonnes pratiques du recouvrement amiable

La gestion contentieuse des factures impayées

Lorsque le recouvrement amiable n’aboutit pas, vous n’avez d’autre choix que de passer à la phase contentieuse. Vous saisissez le juge du Tribunal de commerce pour obtenir une injonction de payer, ou vous assignez le client débiteur en référé-provision.

 

 

Factures impayées : comment s’en prémunir ?

Le recouvrement, aussi efficace soit-il, mobilise le temps des collaborateurs. Sans compter que les factures impayées, lorsqu’elles s’accumulent, génèrent du stress en entreprise. C’est pourquoi au-delà de processus de recouvrement performants, vous avez tout intérêt à vous prémunir en amont des factures impayées. Cinq précautions sont indispensables à cet effet.

 

#1 Disposer d’une vision claire sur son encours client

Pour piloter efficacement votre poste clients, vous devez avoir une vision claire et exhaustive sur l’encours client, de manière à connaître à chaque instant, en temps réel, les sommes encaissées et à encaisser. Ainsi organisé, vous gagnez du temps et vous limitez le risque d’erreurs. En ce sens, le tableau de bord de votre outil de pilotage de l’encours client doit à minima présenter les informations suivantes :

• Le montant total de vos créances.
• Le montant des acomptes déjà versés, le cas échéant.
• Les prévisions d’encaissement.
• Les retards de paiement, portant mention des échéances et du montant pour chaque retard.

Idéalement, cette vision globale sur l’encours client est enrichie d’une vision détaillée, par client. En quelques clics, les collaborateurs en charge du recouvrement accèdent ainsi à une information exploitable – notamment le profil payeur, les coordonnées et les préférences de contact du client débiteur.

 

#2 Utiliser la prévenance

La prévenance – on parle également de relance préventive – est un levier majeur pour éviter les factures impayées. En amont, vous avertissez le client de l’imminence de l’échéance, vous lui rappelez le montant de la facture ainsi que les moyens de paiement.

La prévenance aboutit à deux situations, chacune favorable :

• Le client paye à réception du rappel, avant l’échéance de la facture. Dans ce cas, vous réduisez votre DSO et vous améliorez en conséquence les finances de l’entreprise.
  
  
• Le client vous avertit d’une difficulté. Vous anticipez ainsi le retard de paiement : soit vous déclenchez sans tarder la procédure de recouvrement, soit vous mettez en place avec le client un échéancier adapté.

 

#3 Ne surtout pas laisser les retards de paiement se mettre en place

Peu importe le montant, chaque facture mérite votre attention. Les risques à laisser s’accumuler les retards de paiement sont en effet élevés :

• La crédibilité de votre entreprise en pâtit. Le client peut vous considérer comme laxiste dans vos processus de recouvrement, et un cercle vicieux s’installe : il a tendance à vous régler en dernier.
• En tardant à recouvrer un impayé, vous prenez le risque que la situation financière du client débiteur se dégrade, jusqu’au dépôt de bilan. Dans ce cas, les chances de recouvrer votre créance sont très minces.
• Négliger un impayé au motif qu’il porte sur une petite somme vous expose au risque de multiplication des « petits » impayés, qui deviennent rapidement un gros manque à gagner.

Pour éviter de laisser les retards de paiement se mettre en place, soyez alerte et réagissez à la moindre anomalie.

Autre précaution utile : lorsque vous constatez des retards récurrents de la part d’un client, adoptez une politique plus stricte à son égard. Vous pouvez par exemple appliquer des conditions de règlement plus sévères, ou bloquer les commandes jusqu’à son parfait règlement.

 

#4 Relancer 100 % de ses factures

La relance, au même titre que la prévenance, doit porter sur l’intégralité des factures. Pour alléger la tâche des collaborateurs, et éviter le risque d’erreur humaine, il est indispensable d’automatiser la relance. À noter que l’automatisation est d’autant plus performante qu’elle intègre la personnalisation. Chaque client en effet, même relancé automatiquement, doit être contacté selon une procédure adaptée à son profil : c’est ainsi que vous améliorez l’efficacité du recouvrement.

 

#5 Identifier en amont les potentiels mauvais payeurs

Précaution très efficace pour réduire le risque de factures impayées : vérifier systématiquement la solvabilité du nouveau client, ainsi que sa réputation. Il ne s’agit pas d’exclure d’emblée les profils risqués, mais de connaître le risque pour adapter la procédure de relance au mauvais payeur.

 

Le logiciel de recouvrement de créances Clearnox intègre les fonctionnalités clés pour aider les entreprises à se prémunir contre les retards de paiement et les factures impayées, notamment : un tableau de bord clair et exhaustif sur l’encours client, l’automatisation de la relance et de la prévenance, la personnalisation des scénarios en fonction des profils clients. Vous souhaitez en savoir plus ? Demandez un essai gratuit de notre solution !