Fiscaal kantoor Stemafisk kiest voor Clearnox

Ilse De Caluwe, Partner bij Stemafisk: “Ik ben verantwoordelijk voor de digitalisering van ons eigen kantoor. Ik geef ook training aan onze klanten die elektronisch met onze medewerkers communiceren. Bij Stemafisk maken we gebruik van ClearFacts, waarmee bedrijven hun facturen en documenten kunnen doorsturen naar het centrale systeem van ons kantoor. De documenten worden rechtstreeks in het instrument herkend, verbeterd en gevalideerd, zodat de boekhouding grotendeels wordt geautomatiseerd (pre-boekhouding). Bovendien kunnen we dankzij CodaBox bankafschriften van onze klanten ontvangen en zo facturen en hangende betalingen met elkaar in overeenstemming brengen.”

Een bijkomend instrument, Clearnox, werd onlangs toegevoegd om de inning van onbetaalde facturen automatisch te beheren. Deze toepassing is sindsdien geïntegreerd met ClearFacts. “Stemafisk gebruikt het hele gamma van deze tools: ClearFacts, CodaBox, SignHere (elektronische handtekening) en nu ook Clearnox”, zegt Ilse De Caluwe.

Clearnox geïntegreerd met Clearfacts

“We hebben Clearnox geïntegreerd met Clearfacts en gekoppeld aan zes veelgebruikte boekhoudpakketten in België (Winbooks, Wings, Exact, Kluwer Adsolut, Kluwer Expert-M+ en Sage Bob),” legt Pieter Evenepoel uit, mede-oprichter van ClearFacts en ondertussen Business Development Manager.

ClearFacts richt zich volledig op accountantskantoren die investeren in digitalisering. Intussen heeft het meer dan 55.000 bedrijven bereikt. Uit de feedback van deze ondernemingen en hun accountants blijkt dat velen van hen moeite hebben om onbetaalde facturen bij te houden. Pieter Evenepoel: “Slechts 56% van de bedrijven heeft een real-time overzicht van hun onbetaalde facturen. Dus je weet dat er nog werk aan de winkel is.

Bedrijven beheren hun debiteuren vaak nog zelf, omdat zij de relatie met klanten te belangrijk vinden. Maar tegelijkertijd hebben ze weinig tijd om eraan te besteden. Zij willen zich concentreren op hun kernactiviteiten. En het is vaak een uitdaging voor de onderneming als alleen de externe boekhouder een permanent overzicht heeft van de inkomende betalingen (via o.a. CodaBox) en de openstaande facturen (in zijn boekhoudpakket). Op basis van deze twee datastromen stelt Clearnox automatisch een lijst samen van achterstallige facturen op specifieke data.

Gepersonaliseerde betalingsherinneringen

Ilse De Caluwe: “Als bedrijf kun je dan zelf beslissen hoe je met die betalingsachterstanden omgaat. De meeste bedrijven willen eerst een vriendelijke e-mail sturen, een week later gevolgd door een krachtiger bericht als er nog steeds niet is betaald. Dan zijn er telefoontjes, aangetekende brieven en dreigementen van advocaten. Met deze verschillende elementen kunt u een scenario creëren met een aantal acties waarbij de eerste e-mails volledig automatisch worden verzonden. Dit bespaart een hoop tijd. Een bedrijf kan er ook voor kiezen meerdere scenario’s aan te bieden: bijvoorbeeld één voor het MKB en één voor grote klanten.”

“In dit aanmaningsproces communiceren sommige bedrijven zelfs nog voordat de betalingstermijn is verstreken. Deze preventieve herinnering is bijvoorbeeld zeer nuttig bij klanten die lange betalingstermijnen hebben, van bijvoorbeeld zestig dagen. Er zit dus een lange tijd tussen de factuur en de betaling. Een herinnering is dan nuttig,” zegt Pieter Evenepoel.

Gemoedsrust

Deze methodische aanpak van het beheer van onbetaalde facturen biedt gemoedsrust aan bedrijfsleiders, die er zeker van kunnen zijn dat deze betalingen nauwgezet zullen worden opgevolgd. “Maar het heeft ook een reëel effect op het aantal uren dat aan het inzamelingsproces wordt besteed. Pieter Evenepoel: “Wij gaan ervan uit dat een halfautomatisch aanmaningssysteem 50% tijdwinst oplevert.”

“Bij Stemafisk is het zeker al meer”, zegt Ilse De Caluwe, “Vroeger deed een medewerker de aanmaningen manueel. Dit was zeer tijdrovend, zodat aan het eind van de lijst sommige betalingen nog waren binnengekomen en de aanmaning dus niet actueel was. Met Clearnox zijn er geen aanmaningen meer die de overeenkomstige betalingen kruisen. Alles wordt binnen een halve dag verwerkt.”

Pieter Evenepoel: “Maar misschien nog belangrijker is dat de parameter ‘uitstaande verkoopdagen’ met 30% is gedaald. Dit betekent dat het geld veel sneller op de rekening van het bedrijf staat. Verschillende organisaties, zoals kredietverzekeraars en handelsinformatiebureaus, maken melding van een vertraging in de betaling van facturen als gevolg van de COVID-crisis. Als gevolg van betalingsachterstanden kunnen bedrijven zelf in de problemen komen. Een actieve aanpak biedt dan een deel van de oplossing.”

Een groot deel van de besparingen is te danken aan de systematische follow-up en de gegroepeerde verzending van gestandaardiseerde aanmaningen. Het einde van het proces wordt echter nog steeds gekenmerkt door persoonlijke telefonische contacten. “Tijdens deze gesprekken is het noodzakelijk de reacties van de klant vast te leggen en door te geven aan de betrokken medewerkers. We kunnen dit melden in de tool en iedereen ziet het. Het kan zijn dat klanten in moeilijkheden verkeren en een groot bedrag niet in één keer kunnen betalen. In dat geval kan een afbetalingsplan nuttig zijn. Dit moet ook aan alle betrokkenen bekend worden gemaakt”, besluit Ilse De Caluwe.

(Gebaseerd op een artikel gepubliceerd op FD Magazine)

Meer weten?

Vraag een demonstratie aan van Clearnox

Download de whitepaper ‘Factureren is goed, betaald worden is beter’