Good practices voor de invordering van openstaande rekeningen

Gebrekkig beheer van onbetaalde klantfacturen houdt gevaren in: toename van de uitstaande bedragen en DSO (Days Sales Outstanding), cashflowproblemen en tijdverlies voor de betrokken werknemers. Zonder een goed georganiseerd invorderingsbeleid zullen de openstaande rekeningen uiteindelijk uitmonden in een chaotische puinhoop. Sommige ondernemingen verwaarlozen nog altijd het belang van de opvolging van onbetaalde rekeningen; andere begrijpen intussen het nut van een automatische aanmaningstool die in de boekhoudsoftware geïntegreerd is.

Het Excelbestand: gebrek aan visibiliteit

Vele ondernemingen zijn nog altijd slecht uitgerust: zij blijven voorwerken met een Excelbestand, soms in combinatie met een achterhaalde balans uit hun boekhoudprogramma.
Excelbestanden scoren matig in gebruiksvriendelijkheid en bieden geen duidelijk en geen realtime overzicht van de onbetaalde facturen: deze overjaarse benadering vertraagt de ontwikkeling van de onderneming en staat de modernisering ervan in de weg.
Echte controle op openstaande rekeningen eist een 360° overzicht van de financiële stromen. Zonder deze zichtbaarheid is het onmogelijk om te anticiperen op de risico’s en om tijdig de onbetaalde facturen te identificeren.

Definieer uw invorderingsprocessen

Al te vaak worden de invorderingsprocessen ‘op goed geluk’ beheerd. Iedereen hanteert zowat zijn eigen incassobeleid.
Om een ongeorganiseerde, chaotische schuldmonitoring te voorkomen, is het absoluut nodig orde te scheppen in het geheel door duidelijke procedures te bepalen en door elke medewerker in dat proces een duidelijke rol toe te wijzen: iedereen moet weten wat hij of zij moet doen, en op welk moment, en daarbij de juiste middelen gebruiken.
Deze duidelijk gedefinieerde processen zullen uiteindelijk tijdwinst opleveren op alle niveaus van de onderneming. Bovendien worden ook fouten, geschillen en cashflowproblemen voorkomen.

‘Ambachtelijke’ aanmaningen: onvolledigheid troef

Vele ondernemingen sturen hun aanmaningen nog altijd manueel, ‘met de natte vinger’. Dit betekent tijd- en productiviteitsverlies voor de werknemers binnen de onderneming. Zij slagen er niet in om het totaal van alle facturen te monitoren. Door gebrek aan tijd concentreren ze zich op de belangrijkste facturen. Daarnaast speelt het veelgehoorde argument “we zijn liefst niet te streng, om de goede klantrelatie veilig te stellen” om deze vrij lakse aanpak te verrechtvaardigen.

Een en ander heeft onvermijdelijk een impact op de financiële gezondheid van de onderneming. Het is verre van onlogisch dat een klant aan het eind van de maand eerst de facturen betaalt van leveranciers van wie geweten is dat ze kort op de bal spelen en met hun arendsoog geen enkele niet-betaling door de vingers kijken …
Wie het voortbestaan van een onderneming wil veiligstellen, moet absoluut álle klanten en hun betalingen op de voet opvolgen.

Bespaar 50% tijd met een geïntegreerde aanmaningstool in uw boekhoudpakket

U beschikt allicht over boekhoudsoftware om uw boekhouding bij te houden. Met deze onmisbare beheers- en analysetool is helaas geen optimale incasso van uw schuldvorderingen mogelijk. U moet namelijk verouderde balansen exporteren en nauwgezet analyseren om te weten wie wanneer wat verschuldigd is, om vervolgens handmatig aanmaningen te versturen.
Maak komaf met die onbetaalde rekeningen: integreer nu een grondig beproefde incasso-oplossing in uw boekhoudsoftware. Clearnox is een cloud-based incassosoftwarepakket dat uw facturen opvolgt en aanmaningen opstelt, en waarmee u tot 50 % tijd bespaart bij de opvolging en aanmaningen met betrekking tot openstaande rekeningen.

Een overzicht over 360°

Met Clearnox  krijgt u een perfect overzicht over openstaande rekeningen bij uw klanten, de verschuldigde bedragen en betalingsbeloften, de achterstallige en te ontvangen schuldvorderingen, de incassovooruitzichten en de historiek van de aanmaningen.
Integreer Clearnox in uw boekhoudsoftware en volg dag na dag alle betalingsgedrag van uw klanten. Dit is onmisbaar om te anticiperen op vertraging en wanbetaling, om de juiste beslissingen te nemen en de openstaande rekeningen van uw klanten af te bouwen. Betalingstermijnen worden korter en de klantopvolging verloopt efficiënt. Met een geoptimaliseerd aanmaningsproces wordt de ernst van uw onderneming kracht bijgezet, en jawel: zo verbetert u het imago van uw onderneming.

Boek een gratis demonstratie