Comment négocier un échéancier de paiement ?

Diverses explications peuvent justifier un retard de paiement, et la communication avec le client est essentielle pour identifier l’origine de l’anomalie dès les 1^ères relances. Quand un problème de trésorerie est en cause, l’échéancier de paiement peut représenter une solution efficace pour régler le litige à l’amiable. Encore faut-il s’assurer que le profil du débiteur permette la mise en place de cet échelonnement de la dette, et que les conditions de sa mise en œuvre préservent les intérêts respectifs des parties… Découvrez dans quels cas et comment négocier un échéancier de paiement avec un client débiteur.

Dans quels cas proposer un échéancier de paiement ?

La mise en place d’un échéancier de paiement est envisageable en cas de retard de règlement. Son atout principal : éviter le contentieux.

Jugez de l’opportunité de l’échelonnement de la dette

En cas d’impayé persistant dans le temps, l’entreprise créancière a 2 solutions : aller au contentieux ou privilégier un règlement du litige à l’amiable. L’alternative amiable consiste, en vue de préserver les intérêts du créancier et du débiteur, à mettre en place un échéancier de paiement. Il s’agit pour le client défaillant d’étaler ses paiements dans le temps, eu égard à ses prévisions de trésorerie, jusqu’au parfait règlement de sa dette. Les avantages de cette solution amiable sont nombreux :

• En mettant en œuvre les moyens adéquats pour éviter le contentieux, l’entreprise s’offre la possibilité de maintenir un bon relationnel client. Les difficultés de trésorerie ponctuelles et exceptionnelles peuvent toucher la plupart des clients. En cause le plus souvent : un décalage entre les encaissements et les dépenses. Dès lors que la mauvaise foi du débiteur n’est pas en cause, l’échéancier de paiement est le meilleur moyen de préserver sa relation commerciale sur le long terme. Le client, en effet, garde à l’esprit que le fournisseur lui a accordé des facilités : un atout de fidélisation important.
• En tant que solution amiable, l’échelonnement des paiements est également très bénéfique sur le plan organisationnel. L’entreprise créancière n’a pas à gérer une procédure contentieuse : autant d’économies de temps et d’argent, autant de contraintes en moins.
• Eviter le contentieux grâce à l’échéancier de paiement offre en outre plus de chances à l’entreprise créancière de récupérer son argent. A l’inverse, une procédure contentieuse met le débiteur dans de mauvaises conditions, il est peu enclin à régler sa dette – il peut s’entêter à retarder la procédure, voire organiser son insolvabilité.

Tous ces arguments en faveur de l’échéancier de paiement doivent être pondérés : cette solution à l’amiable ne peut être sereinement mise en place qu’à certaines conditions.

1. Le débiteur doit être de bonne foi. Un client de mauvaise foi risque de ne pas honorer les échéances, l’entreprise créancière aura perdu du temps. A noter : l’intervention et le jugement avisé du commercial, en lien direct avec le client, peuvent contribuer à se faire une idée de la bonne foi du débiteur.
2. L’entreprise doit en amont établir un diagnostic visant à juger de la santé financière à venir du client défaillant. L’échéancier de paiement doit être respecté, et parfois toute la bonne foi du client ne suffit pas. Il s’agit d’anticiper le flux de trésorerie du débiteur, pour vérifier l’opportunité de la solution.

Posez-vous les bonnes questions

Au moment d’établir le diagnostic, posez-vous – et posez au client – les questions suivantes :

• Quelles sont les origines des difficultés de trésorerie ? Un décalage de trésorerie peut être rapidement rétabli, auquel cas la situation financière du client a toutes les chances d’être redressée. Dans ce cas de figure par exemple, la solution amiable est opportune. La dégradation continue du chiffre d’affaires, au contraire, peut être un signe d’alerte : l’activité du client débiteur est peut-être en péril, auquel cas l’échelonnement n’est pas nécessairement la meilleure solution.
• Le client règle-t-il en retard d’autres fournisseurs ? Il est important de connaître sa situation vis-à-vis des autres créanciers. Cela peut être un indicateur de son mode de fonctionnement, et minimiser l’inquiétude du créancier – le client a l’habitude de payer en retard, mais finit toujours par régler ses dettes. Cela peut au contraire représenter un signal d’alarme : le client est très endetté auprès de la plupart de ses fournisseurs, il aura sans doute des difficultés à redresser la situation…
• Quelles sont les prévisions d’encaissement du débiteur ? En s’offrant une visibilité sur les encaissements à venir, l’entreprise créancière est en mesure de connaître la viabilité de l’échéancier de paiement. L’entreprise peut également prendre auprès du débiteur des engagements sur l’honneur : le débiteur assure qu’il pourra payer telle somme à telle date.
• Le client a-t-il vocation à traiter de nouveau avec l’entreprise ? Si le débiteur envisage de passer de nouvelles commandes, il est judicieux de préférer une solution de règlement amiable. Mais attention : au moment de passer les commandes, l’entreprise aura intérêt à imposer des conditions de règlement adaptées…

Faut-il accepter la demande du client ?

L’échéancier de paiement peut être proposé par le créancier, mais également par le débiteur. Un client débiteur en difficulté, qui prend les devants en sollicitant une solution à l’amiable, paraît d’autant plus enclin à respecter ses engagements. Il demeure nécessaire d’établir le bon diagnostic en amont, pour s’assurer de la viabilité du plan.

Comment mettre en place un échéancier de paiement ?

Un bon échéancier de paiement garantit les intérêts respectifs des parties :

• Des délais courts, pour permettre à l’entreprise créancière d’être remboursée le plus rapidement possible – et de ne pas subir à son tour de décalage de trésorerie.
• Un plan réaliste : inutile d’imposer des échéances que le débiteur ne pourra pas respecter, la solution dans ce cas est vouée à l’échec. Il s’agit de tenir compte des prévisions financières du débiteur, pour déterminer un plan de remboursement réaliste.

Quelques astuces pour garantir la réussite de la solution :

1. Exigez un 1^er paiement au moment de la mise en œuvre de l’échéancier. Cela participe à prouver la bonne foi de votre débiteur.
2. Restez ferme face au client défaillant, et imposez les échéances les plus rapprochées possibles – dans la limite des possibilités financières du débiteur. Des échéances rapprochées permettent de garder le débiteur alerte sur ses obligations. De votre côté, vous encaissez plus régulièrement, et diminuez votre risque d’impayés.
3. Formalisez votre accord amiable par écrit. Ce document sert non seulement de référence en cas de désaccord ultérieur, mais aussi de preuve en cas de procédure contentieuse. Vous pouvez aussi demander au débiteur l’ensemble des chèques à encaisser, datés aux différentes échéances.

Tout au long de l’échéancier, veillez à surveiller les paiements de votre client débiteur. A la moindre anomalie, il s’agit de réagir vite – éventuellement par une procédure contentieuse.

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