Comment éviter les contentieux et mieux se faire payer ?

S’il n’est jamais agréable pour une entreprise de devoir courir après ses clients pour être payée, il est encore plus pénible de se retrouver dans une situation litigieuse pour obtenir son dû. Injonction de payer, référé-provision, assignation au paiement de fond… Avant d’entamer des procédures de recouvrement contentieux, il existe heureusement des moyens simples pour se faire payer plus facilement et plus rapidement. Explications.

Pour éviter les contentieux, usez et abusez de la prévenance !

Pour éviter les litiges et les contentieux, nous conseillons de miser sur la prévenance et notamment sur la relance préventive. Une entreprise qui use de la prévenance envers ses clients peut choisir de mettre en place un scénario de recouvrement, par exemple en programmant un envoi de relances (personnalisées ou non) à ses clients débiteurs et un suivi des relances. Un engagement de paiement peut alors être exigé auprès du débiteur. Ces relances permettent de rappeler la date du paiement et la somme exigée aux clients, avant l’échéance de la facture.

C’est un excellent moyen d’éviter les litiges avec vos clients et de prévenir toute contestation éventuelle qui, sans relance préventive, aurait pour effet de retarder le règlement de la facture. En utilisant la prévenance, s’il y a un litige par rapport au règlement, celui-ci est rapidement identifié et des solutions peuvent être mises en œuvre afin de le régler avant l’échéance de la facture. De cette manière, les retards de paiement peuvent être considérablement réduits pour les entreprises.
En optant pour des relances préventives, la communication avec les clients est proactive et devient vertueuse. In fine, les retards de paiement et les litiges sont moins nombreux et le DSO est réduit.

 

Passez ensuite à la relance personnalisée

Une fois l’échéance de la facture passée, il convient d’envoyer un mail de relance en tenant compte des spécificités du client concerné. Il existe différents profils de clients et chacun nécessite d’adopter une méthode personnalisée pour que les relances soient efficaces. Toute relance n’est donc pas identique, il est possible de :

• Relancer les clients non réactifs par mail en utilisant le téléphone ou une autre adresse mail ;
• Relancer rapidement un mauvais payeur en ayant une posture plus ferme ;
• Rester courtois et diplomate avec les grands comptes, afin d’obtenir son dû sans entacher la relation client.

Plutôt que de perdre du temps à faire vos relances de manière artisanale (“à la main”), il est conseillé d’utiliser un logiciel de relance client et d’automatiser vos relances selon le profil des clients débiteurs. L’automatisation des relances permet non seulement de gagner du temps de manière considérable, mais aussi d’agir en amont de l’échéance de la facture, en privilégiant la prévenance et en ayant une communication proactive. Vos clients prennent ainsi l’habitude d’être relancés et, donc, de vous payer plus rapidement.

Le petit plus ? Envoyer un mail de remerciement automatisé à vos clients une fois les factures encaissées. C’est un geste qui est toujours apprécié et qui œuvre à des meilleures relations clients.

En cas de contentieux, donnez-vous les moyens d’identifier facilement le service

Si malgré ces précautions un contentieux devait survenir, votre objectif est de gérer les litiges en ayant une bonne organisation et en optimisant vos chances d’être payé le plus rapidement possible. Il existe différentes sortes de litiges :

• Litige de facturation : prix qui diffère de celui qui a été signé, facture non reçue ou en double, erreurs de rédaction, etc. ;
• Litige de qualité : le client conteste la qualité des services ou des produits fournis par l’entreprise ;
• Litige contractuel : client qui a un retard de livraison, produits ou services qui ne sont pas conformes au contrat, etc.

Selon le type de litige, ce n’est pas toujours le même service de l’entreprise qui sera chargé de sa résolution. Il est donc primordial pour l’entreprise d’identifier rapidement et facilement le service concerné pour le litige en question. Un système de gestion des litiges peut être mis en place de manière collaborative, afin de rendre le process plus fluide et plus efficace. Ainsi, le risque d’impayé et le DSO diminuent. Pour rationnaliser le processus de recouvrement, Clearnox a mis au point la fonction motifs de litige. Cette dernière permet d’indiquer sur une fiche client qu’il est en litige et d’en préciser le motif. Grâce à cette visualisation, il est possible d’historiser et de suivre un litige sur la durée. Le partage de cette information avec tous les collaborateurs concernés permet, in fine, de renforcer l’efficacité du travail de chacun.

Clearnox : le logiciel de recouvrement indispensable pour être payé plus rapidement

En utilisant un logiciel de recouvrement de créances, les entreprises peuvent gérer toutes les problématiques liées à la question des litiges. Avec le logiciel Clearnox, vous pouvez créer des scénarios de relance personnalisés et automatisés, afin de développer une méthode de prévenance et de mettre toutes les chances de votre côté pour gérer les litiges plus facilement et pour être payé plus rapidement.

Le logiciel favorise la collaboration et le travail en équipe dans le process de gestion des litiges. Par exemple, lorsqu’un litige est identifié, le collaborateur concerné est immédiatement impliqué et peut agir à son niveau pour trouver des solutions et accélérer le processus. Grâce au logiciel Clearnox, les relations clients sont préservées, même en cas de contentieux (de son identification à sa résolution). Ces actions rendent l’entreprise plus efficace et mieux organisée dans sa gestion des contentieux, tout en réduisant considérablement le nombre de retards et d’impayés. Vous souhaitez en savoir plus ? Demandez une démonstration de notre outil !