Les fonctionnalités clés d’un logiciel de recouvrement de créances

A l’ère des nouvelles technologies, l’entreprise a tout intérêt à se doter d’un outil performant pour optimiser sa relance client. Basé sur l’automatisation des tâches, le logiciel de recouvrement de créances offre de nombreux avantages au bénéfice de l’entreprise : gain de temps, valorisation des compétences humaines, infaillibilité des process et économies. In fine, c’est la trésorerie de l’entreprise qui s’en ressent largement à la hausse : le logiciel de recouvrement de créances permet de raccourcir les délais de paiement et de limiter les impayés, pour un encours client géré de manière optimale. Pour bien choisir votre solution logicielle, vérifiez qu’elle inclut les fonctionnalités clés que voici.

A noter : le logiciel de recouvrement de créances est un outil dédié. Plus complet et plus efficace, il vient en complément de votre logiciel comptable qui ne traite pas de manière spécifique le volet relance clients. Veillez à titre préalable à ce que l’outil que vous choisissez puisse s’interfacer avec le logiciel comptable en place dans votre entreprise. Ce faisant, vous économisez le travail de saisie, les informations sont récupérées automatiquement, en quelques clics.

 

Le tableau de bord : zoom sur un critère de choix essentiel de votre logiciel de recouvrement de créances.

 

Un bon logiciel de recouvrement de factures n’est pas uniquement un outil permettant d’automatiser la relance, il doit également faire office de support dans le suivi de l’encours client. Pour cela, le tableau de bord est essentiel.

1. Choisissez un tableau de bord à la fois synthétique et exhaustif, pour vous offrir l’opportunité d’une vision claire et utile de l’état de l’encours client dans votre entreprise. L’ergonomie – couleurs, filtres – ainsi que l’intuitivité de l’interface – simplicité du menu – comptent à cet effet.
2. Pour réduire l’encours client – intérêt majeur du logiciel de recouvrement de créances – il est primordial de pouvoir afficher instantanément et en temps réel le scoring des clients ainsi que le suivi des mauvais payeurs. Cela permet d’attirer l’attention sur les créances les plus importantes et sur les clients qui règlent en retard : le meilleur moyen de réagir rapidement pour réduire les délais de paiement – et l’encours client. Cette fonctionnalité doit donc être incluse dans votre outil.
3. L’interface, enfin, doit être dotée d’un système d’alertes visibles sur le tableau de bord. En retenant votre attention sur les points de vigilance à surveiller, vous êtes en mesure de mener les bonnes actions, rapidement.

 

La fiche client détaillée : accès en temps réel à une information exhaustive

 

Pour bien piloter votre trésorerie, vous devez avoir un accès facile au détail de chaque profil payeur. C’est pourquoi la « fiche client » doit retenir toute votre attention au moment de choisir votre logiciel de recouvrement de créances. Vérifiez qu’elle inclue a minima les informations suivantes :

• Coordonnées du contact à jour.
• Encours à jour en temps réel.
• Actions de relance à mener le cas échéant.
• Actions de recouvrement déjà menées.
• Promesses de paiement enregistrées.
• Litiges pendants, le cas échéant.

 

A noter : l’historique des actions menées à l’attention du client offre une vraie valeur ajoutée. Elle optimise l’organisation de la personne en charge du recouvrement. Quelles sont les actions déjà menées, celles restant à mener : l’historique permet de savoir où en est la procédure de relance. Cette fonctionnalité vous permet également d’anticiper le comportement de payeur pour les factures à venir et, éventuellement, d’adapter à terme votre procédure de relance si jugée inefficace. En vue d’améliorer encore la trésorerie de l’entreprise.

 

A l’image du tableau de bord, la « fiche client détaillée » doit présenter les caractères de simplicité et de clarté. Pour optimiser encore le temps des collaborateurs en charge du recouvrement, veillez à ce que le logiciel permette des relances groupées.

La prévision des encaissements : les finances de l’entreprise en jeu.

 

Pour piloter sainement les finances de l’entreprise, il est indispensable de disposer d’une visibilité à terme des paiements à percevoir. La prévision des encaissements représente dans ce cadre une fonctionnalité précieuse : en un clin d’œil, vous savez quels montants l’entreprise va recevoir sur son compte en banque semaine après semaine, sur la base des échéances et des promesses de paiement. Calendrier des règlements à l’appui, vous êtes ainsi en mesure d’établir un plan de financement au plus juste.

 

Les scénarios de relance automatisée : au cœur de l’intelligence artificielle.

 

Pour un logiciel de recouvrement de créances performant, choisissez la fonctionnalité « scénarios de relances automatisées ». Expression de l’IA, elle vous permet d’automatiser les tâches de relance, pour économiser le temps de vos collaborateurs.

1. Vous définissez en amont plusieurs scénarios type, à appliquer en fonction des différents profils de payeurs. Chaque scénario inclut le nombre d’étapes nécessaire pour une relance efficace, ainsi que les délais à respecter entre chaque étape.
2. A l’arrivée de l’échéance du règlement, vous lancez le scénario personnalisé en quelques clics seulement : inutile de répéter les mêmes procédures inlassablement, la tâche est effectuée instantanément et sans erreur possible.

La fonctionnalité de scénario de relance automatisée permet d’adresser au débiteur le bon message, au bon moment, permettant d’améliorer la qualité de la communication.

 

Le reporting par email : un plus pour l’entreprise.

 

Autre fonctionnalité utile du logiciel de recouvrement de créances, le reporting par email offre 2 avantages majeurs :

• L’information est transmise en temps réel, l’occasion de résoudre les anomalies de paiement au plus vite.
• L’information est partagée entre tous les services de l’entreprise, sous condition de paramétrage préalable en vue de contrôler les accès, pour une meilleure collaboration.

A noter : grâce à l’hébergement cloud, les informations, en outre, transitent auprès de chaque personne quel que soit l’endroit où elle se trouve.

 

Le paiement en ligne, pour favoriser le règlement des factures.

 

Fonctionnalité sine qua non du bon logiciel de recouvrement de créances, le système de paiement en ligne est indispensable en vue de réduire les délais de paiement. En facilitant le règlement, le client est plus enclin à s’acquitter de sa facture sur 1^ère demande.

 

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