Comment rédiger vos lettres de relance ?

Les lettres de relance sont un outil central du recouvrement de créances. Bien rédigées, envoyées au bon moment et adressées de la bonne manière, elles augmentent considérablement vos chances d’être payé dans les temps. Quel ton adopter pour inciter le débiteur à régler sa facture ? A quels moments relancer le client pour éviter les retards de paiement ? Faut-il privilégier l’envoi par email ou par courrier ? Découvrez nos conseils pour rédiger des lettres de relance efficaces, ainsi que des modèles gratuits.

 

 

La graduation des lettres de relance

 

Un scénario de relance efficace inclut 3 étapes :

1. La prévenance : vous rappelez au client l’arrivée imminente de la date d’échéance de sa facture, pour lui permettre de s’organiser suffisamment en amont.
2. La relance : en cas de retard de paiement, vous relancez le débiteur. Après 3 relances infructueuses, le cas échéant, vous le mettez en demeure de payer – mise en demeure formelle.
3. Les remerciements : à réception du parfait paiement, vous remerciez votre client pour préserver une bonne relation.

Adaptez le ton en fonction du niveau de pression à exercer :

Plus vous avancez dans le scénario de relance, plus le retard de paiement augmente. Chaque lettre de relance doit être plus incitative que la précédente, le ton adopté pour la rédaction doit permettre d’augmenter progressivement le niveau de pression.

Attention : il s’agit de trouver le juste équilibre entre force de conviction et courtoisie, pour vous assurer d’être payé sans pour autant dégrader le relationnel client.

 

Adaptez le ton en fonction du profil payeur :

Quand un client bon payeur mérite les meilleures attentions, le client mauvais payeur peut légitimement se voir adresser des lettres de relance rédigées avec plus de fermeté. Classer vos clients par profils payeurs vous permet d’adapter le ton de rédaction des lettres de relance, pour gagner encore en efficacité.

 

3 astuces pour des lettres de relance efficaces 

Des lettres de relance efficaces – prévenance, relances et mise en demeure incluses – permettent à l’entreprise de réduire ses délais de paiement. 3 astuces à connaître pour augmenter l’efficacité de vos courriers :

1. Personnalisez vos lettres de relance : il s’agit de s’adresser personnellement à la personne en charge du règlement des factures dans l’entreprise cliente. Vous pouvez préparer des modèles types de lettres de relance, mais veillez à en personnaliser le contenu.
2. Utilisez le bon moyen de communication : certains clients sont plus réactifs par email, quand d’autres sont d’autant mieux convaincus par un appel téléphonique du chargé de recouvrement. Veillez à évaluer l’impact des différents moyens de communication sur vos différents clients, pour utiliser le plus efficaces.
3. Proposez des moyens de paiement actionnables : facilitez la vie du client pour augmenter vos chances d’être payé dans les temps. A cet effet, vos lettres de relance doivent inclure les coordonnées bancaires de l’entreprise. Un email de relance peut également proposer un lien de redirection vers une solution de paiement en ligne.

 

 

Modèles de lettres de relance et modes d’emploi

 

Voici des modèles types de lettre de relance, à personnaliser.

 

Modèle d’email de prévenance

Envoyez un email de prévenance dans un délai d’environ 8 jours avant la date d’échéance de la facture. Pensez à renvoyer la facture en pièce jointe à l’email.

 

Modèle de lettre de relance

Dans un délai de 8 jours à compter de la date d’échéance de la facture non honorée, adressez une première relance par email. Joignez de nouveau la facture impayée.

Au 15^ème jour de retard de paiement, adressez une seconde relance, par email ou par courrier. Le ton doit être plus ferme, pour inciter le débiteur à régler la facture à l’amiable.

Modèle de lettre de mise en demeure de payer

 

Dans un délai de 30 jours à compter de la date d’échéance de la facture impayée, adressez au débiteur une lettre de mise en demeure de payer, par courrier recommandé AR. Pensez à joindre une copie de la facture.

Modèle de remerciements

Une fois le parfait paiement encaissé, remerciez votre client par email.