Comment professionnaliser sa relance clients par mail ?

Que ce soit par oubli ou à cause d’une difficulté passagère, il n’est malheureusement pas rare qu’un client tarde à régler sa facture. Une situation d’impayé, en plus d’être inconfortable pour la relation client, peut faire courir un risque financier à votre entreprise. Ainsi, au moindre retard de paiement pressenti, il ne faut pas hésiter à envoyer un mail de relance à ses clients. Pourtant, nombre d’entreprises ont encore recours à des méthodes de relance trop artisanales qui font perdre en temps et en efficacité… C’est pourquoi il est vivement conseillé de professionnaliser sa relance client par mail.

Pourquoi est-il important de professionnaliser vos pratiques ?

Manque de temps pour envoyer les relances, risques d’erreurs et de litiges, manque de visibilité sur l’encours client… Utiliser des méthodes de relances artisanales est source de difficultés pour l’entreprise. Chaque relance nécessite en effet de vérifier manuellement le numéro de la facture et les montants associés, pour être sûr de ne pas faire d’erreur sur la facture. Au préalable, il faut pouvoir faire le tri entre toutes ses balances pour décider qui il faut relancer, au risque de passer à côté des retards de paiement les plus importants. Ainsi, il est important de professionnaliser les relances clients dans son entreprise pour gagner du temps, réduire les impayés et limiter les erreurs.

4 bonnes raisons de professionnaliser vos méthodes

1.     Gagner du temps

En l’absence de solution adaptée, vous n’avez tout simplement pas le temps de relancer 100 % de vos clients vous-même. En moyenne, les entreprises n’ont les moyens (et le temps) de relancer que 20 % de leurs clients. Si vous êtes dans ce cas de figure, l’automatisation des procédures de relance par mail est intéressante, voire nécessaire. Plus précisément, l’automatisation du processus de relance permet de soulager le service comptable de l’entreprise, en lui ôtant une tâche qu’il ne peut pas assumer entièrement, par manque de temps ou par manque d’effectifs. Vous avez ainsi une meilleure visibilité sur vos encours, grâce à un tableau de bord qui vous offre la possibilité, d’un simple coup d’œil, de savoir qui vous doit quoi et pour quand. Selon la solution retenue, ce tableau de bord vous permettra notamment d’identifier les “mauvais payeurs” pour pouvoir mettre en place des mesures adaptées et personnalisées.

2.     Prévenir et éviter les impayés

En l’absence d’automatisation des relances au sein d’une entreprise, les personnes chargées des relances clients le font “à la main”. Ces relances, dites artisanales, augmentent le risque de n’intervenir qu’au moment de l’échéance de la facture, et ne permettent pas de prévenir efficacement les retards et les impayés. La méthode artisanale vous prive des avantages de la prévenance. En outre, vous n’avez généralement pas le temps de poursuivre la communication une fois la facture encaissée, alors qu’un mail de remerciement personnalisé est toujours apprécié. Automatiser la relance, c’est donc profiter d’un cercle vertueux : lorsque les clients prennent l’habitude d’être relancés, ils vous paient en priorité et le processus est simplifié.

 

3.     Personnaliser sa relance clients

Afin d’économiser du temps, vous pouvez penser qu’il est profitable de relancer tous vos clients de la même manière, mais c’est une erreur. Il existe différents profils de clients, qui ne doivent pas être relancés de la même façon. Chaque profil requiert une méthode particulière et une relance adaptée, par exemple :

• Relancer par téléphone un client qui n’est pas réactif par mail (ou avec une adresse mail inconnue) ;
• Relancer assez tôt et plutôt fermement un client connu pour être un “ mauvais payeur ” ;
• Relancer de manière courtoise et subtile un grand compte, afin de préserver la relation client et de conserver l’accord commercial dans le temps.

Une entreprise qui ne prend pas ce type de précautions pour ses relances clients, prend le risque qu’elles soient inefficaces et de perdre du temps pour rien. Professionnaliser sa relance clients par mail, c’est donc aussi personnaliser la procédure, afin de s’assurer d’être payé à temps, quel que soit le profil des clients.

4.     Limiter les litiges

Une entreprise qui professionnalise ses relances et qui utilise un logiciel de recouvrement gagne en fiabilité. En effet, elle s’assure de relancer les bons clients, au bon moment et avec les factures correspondantes. Cela paraît évident, mais pour une entreprise qui possède de nombreux clients et qui utilise une méthode de relance artisanale, le service comptable ou le chargé de recouvrement peuvent facilement se tromper de facture ou de client. Grâce au logiciel de recouvrement et au système de relance automatisé, les risques d’erreurs et de litiges sont quasiment supprimés et l’image de marque de l’entreprise est améliorée.

Ainsi, en vous dotant du bon outil et en proposant des scénarios de relance par profil de clients, vous pouvez, dans un même temps, professionnaliser ET personnaliser vos relances.

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Vous souhaitez raccourcir vos délais de paiements et améliorer la communication de votre entreprise ? Clearnox, solution de suivi et relance de factures est facile à utiliser et rapide à mettre en place au sein de votre entreprise. Vous pouvez profiter de nombreux avantages :

• Générer des scénarios de relance personnalisés et automatisés suivant les profils de vos clients. Il suffit de quelques clics pour choisir des scénarios déjà établis et pour gagner du temps.
• Relancer instantanément et de manière automatique vos clients sur les scénarios préétablis. Un mode de relance semi-automatique est disponible.
• Anticiper toute procédure supplémentaire en cas d’impayés ou d’anomalie de paiement et suivre le processus de relance pour chaque client débiteur.

Aujourd’hui, une PME ou une ETI peut difficilement gérer l’ensemble de ses factures et de ses relances à la main. Automatiser et professionnaliser ses relances clients par mail permet de gagner du temps en relançant ses clients en ligne, en un seul clic ! Ainsi, en adressant des mails personnalisés à vos clients, vous développez votre image de marque et vous réduisez tous les risques d’erreurs et de litiges !

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