De klik die voor een ommekeer zorgde in de cashflow van dit accountantskantoor

Voor veel accountants is het opvolgen van onbetaalde facturen een taak die telkens naar de onderkant van de stapel verdwijnt. Totdat het saldo op de bankrekening begint te sputteren.

Bertrand Cardinal, expert-boekhouder en eigenaar van Mensia Fiduciaire, besloot dat het genoeg was. Dankzij Clearnox transformeerde hij zijn debiteurenbeheer van een “catastrofe” naar een gestructureerde machine die de cashflow direct een boost gaf.

Bertrand Cardinal leidt met passie Mensia Fiduciaire, dat hij in 2002 oprichtte. Met een team van zes medewerkers bedient hij zo’n 250 klanten in de regio Bergen. Maar ondanks de jarenlange expertise bleef één aspect van de eigen bedrijfsvoering een pijnpunt: het innen van de eigen erelonen.

Een “catastrofaal” debiteurenbeheer

Vóór de implementatie van Clearnox was het debiteurenbeheer bij Mensia Fiduciaire allesbehalve efficiënt. Er was geen structuur en de opvolging hing volledig af van de (beperkte) tijd van Bertrand zelf.

“Eerlijk gezegd was de situatie een catastrofe,” geeft Bertrand toe. “Ik schoot pas in actie wanneer de bankrekening te laag kwam te staan. Dan stuurde ik snel wat rappels uit, maar zodra het weer wat beter ging, verslapte de aandacht omdat er duizend andere dingen te doen waren. Het was totaal niet georganiseerd.”

De cijfers logen er niet om: de omzet steeg wel, maar de openstaande klantvorderingen groeiden mee, terwijl het geld op de bankrekening afnam. Er was een oplossing nodig die het werk zou doen waar Bertrand zelf niet aan toe kwam.

Een eenvoudige switch naar meer cash

Na een demo van Clearnox was de beslissing snel genomen. De tool beloofde precies datgene te doen waar het kantoor mee worstelde: structuur aanbrengen in de herinneringen zonder dat het de accountant extra tijd kost.

De integratie verliep vlot en werd ondersteund door gerichte trainingen voor het team. “De overstap was relatief eenvoudig,” vertelt Bertrand. “Het team van Clearnox stond klaar om ons te begeleiden, precies op basis van onze behoeften. De applicatie doet nu het werk dat ik voorheen telkens vooruitschoof.”

Transparantie en een gezonde bankrekening

Sinds Clearnox draait binnen Mensia Fiduciaire, zijn de resultaten niet alleen merkbaar in de processen, maar ook direct zichtbaar op de balans.

“Ik heb het echt aan den lijve ondervonden: mijn bankrekening is er wel op een zeer aangename manier op vooruitgegaan,” glimlacht Bertrand.

Alle interacties met klanten worden nu op één centrale plek bijgehouden. “We weten altijd wat er gezegd is en wat niet. Die transparantie is goud waard, ook wanneer we eventueel de stap naar een advocaat of deurwaarder moeten zetten.”

Bertrand is bevrijd van de administratieve last. De automatisering zorgt ervoor dat herinneringen consistent en professioneel vertrekken, zonder manuele tussenkomst. Door de structuur en consistentie weten klanten precies waar ze aan toe zijn, wat de professionele uitstraling van het kantoor versterkt.

“Een absolute aanrader voor elke accountant”

Bertrand hoeft niet lang na te denken over zijn advies aan collega-accountants: “Als je een comptabel bent die zijn manier van rappelleren wil veranderen, dan raad ik Clearnox absoluut aan. Je wint tijd, je wint aan efficiëntie en bovenal: je cashflow vaart er wel bij.”