Peppol-factuur onzichtbaar? Zo laat Schoonmaak Kempen klanten wél vlot betalen

Zelfs wanneer facturen volautomatisch via Peppol vertrekken, betekent dat niet dat ze sneller betaald worden. Dat ondervond ook Kim Bogaerts, bestuurder van Schoonmaak Kempen.

Dankzij Clearnox slaagde het bedrijf erin om de gemiddelde betalingstermijn drastisch te verlagen en maar liefst 30 uur per week aan manueel werk te schrappen. “Het geeft onze onderneming weer de nodige zuurstof.”

Schoonmaak Kempen is een gevestigde waarde met een diverse klantenportefeuille van zo’n 400 klanten. Van periodiek onderhoud in kantoren tot specifieke opdrachten in de bouw- en vastgoedsector, en met Ramenwas Kempen bedienen ze ook de B2C-markt. Maar met die groei kwam ook een aanzienlijke administratieve last: het debiteurenbeheer.

Een gemiddelde betalingstermijn van 60 dagen

Vóór de komst van Clearnox was het debiteurenbeheer bij Schoonmaak Kempen een proces van lange adem. Alles verliep voornamelijk manueel, vaak met de gevreesde Excel-lijsten die nooit helemaal up-to-date waren.

“We hadden een echt cashflowprobleem,” geeft Kim eerlijk toe. “De gemiddelde betalingstermijn schommelde tussen de veertig en zestig dagen. Dat weegt zwaar op een KMO.

Je steekt ontzettend veel tijd in het manueel opvolgen van klanten — tot wel 50% van onze tijd ging daaraan verloren — terwijl je die uren liever in je kernactiviteiten investeert.”

Weg Peppol-frustraties, hallo tevreden klanten

Het was al snel duidelijk dat Clearnox de juiste oplossing bood. Naast een correcte prijs, gaf vooral de proactieve aanpak de doorslag. Vandaag worden facturen volautomatisch via Peppol verstuurd, maar Kim weet dat techniek alleen niet volstaat om klanten vlot te laten betalen.

“Het betaalgedrag van klanten verandert niet zomaar omdat een factuur via Peppol komt,” legt Kim uit. “Dankzij Clearnox kunnen we daar nu proactief op inspelen. De koppeling met onze boekhouding zorgt voor accurate cijfers, waardoor we altijd weten waar we staan.”

De opstart verliep vlekkeloos dankzij de goede begeleiding. “Vanaf het moment dat we met Clearnox startten, kwam er direct reactie van onze klanten, maar ook op onze bankrekening, op een uiterst positieve manier.”

De resultaten: 30 uur tijdwinst en totale transparantie

De impact van de automatisering is bij Schoonmaak Kempen bijna niet te overzien. De cijfers spreken voor zich: “Ik kan echt wel zeggen dat Clearnox ons 30 werkuren per week bespaart,” bevestigt Kim. “Dat is bijna een voltijdse kracht die vrijkomt voor taken die de onderneming écht vooruithelpen.”

Zicht op cashflow: De tool geeft een duidelijk beeld van welke cash er wanneer gaat binnenkomen. Dit geeft rust en een betere basis voor strategische beslissingen.

Als er iemand afwezig is, weet iedereen direct wat de situatie is op dat moment. Geen gezoek meer in persoonlijke mailboxen of Excel-lijstjes.”

“Stop met aanmodderen in Excel”

Kim heeft een duidelijke boodschap voor andere zaakvoerders die hun debiteurenbeheer nog manueel doen: “Aan de zaakvoerders van KMO’s die nu nog hun debiteurenbeheer via Excel doen: ik wil Clearnox echt adviseren. Het is zeer gebruiksvriendelijk en de support is altijd bereikbaar.”