Suivi des créances : bonnes pratiques pour réduire le DSO

Un retard de paiement de 30 jours sur une facture de 50 000 € revient à immobiliser 50 000 € de trésorerie pendant un mois, une somme qui peut peser sur la capacité d’investissement ou le besoin en fonds de roulement d’une PME. Et si ces retards s’accumulent, c’est la trésorerie de l’entreprise tout entière qui en pâtit. Pour une entreprise du marché intermédiaire, un DSO (Days Sales Outstanding) trop élevé peut signifier des millions d’euros bloqués, une dépendance aux découverts bancaires, et une stabilité financière menacée. Saviez-vous que réduire votre DSO de 25 % peut libérer des sommes conséquentes au niveau de votre trésorerie ?
La plupart des entreprises disposent déjà des informations nécessaires pour mieux encaisser. Le véritable défi est souvent de les centraliser, les partager et agir au bon moment.

Pourquoi le suivi des créances clients est-il important ?

Le Code de commerce (articles L441-10 à L441-16) encadre les délais de paiement entre professionnels. Le délai légal par défaut est de « trente jours à compter de la date de réception des marchandises ou de réalisation de la prestation des services, à moins qu’il n’en soit expressément stipulé autrement par contrat », sans pour autant pouvoir dépasser « soixante jours après la date d’émission de la facture ». Au-delà de ces seuils, des pénalités de retard s’appliquent automatiquement lors du recouvrement des créances.

Les risques d’un mauvais suivi des créances

Sur le plan financier, chaque facture impayée (ou payée en retard) bloque une partie de votre trésorerie. Une facture impayée sur un total de dix factures peut donc très vite mettre une PME en difficulté, surtout lorsque ses marges sont serrées. Sur le plan opérationnel, les tâches répétitives de relance prennent du temps. Vos équipes peuvent passer des heures à envoyer des emails, à passer des coups de fil et à classer des dossiers, au lieu de se concentrer sur des missions plus importantes. Sans un outil de gestion du poste client adapté, le risque d’oubli ou d’erreur augmente : relance oubliée, ton inapproprié, suivi incohérent, etc.

Les bénéfices d’un suivi bien géré

À l’inverse, un suivi bien géré transforme ces risques en opportunités. La trésorerie de votre entreprise s’en trouve renforcée : jusqu’à +30 % de flux de trésorerie supplémentaires, avec une réduction du DSO. Côté productivité, l’automatisation vous fait gagner du temps sur les relances. Vos équipes récupèrent des heures chaque semaine pour se concentrer sur l’analyse, la stratégie ou la relation client. La collaboration entre les services finance et commercial s’en trouve aussi améliorée, avec des informations partagées et des processus clarifiés.

Pourquoi les entreprises perdent encore le contrôle de leurs créances ?

À mesure qu’une entreprise se développe, les volumes de factures augmentent, les interlocuteurs se multiplient et les informations se dispersent entre différents outils. Sans une organisation adaptée, il peut être difficile de conserver une vision claire de l’ensemble des encours.

Dans de nombreuses entreprises, le suivi se fait encore sur des fichiers Excel, avec des relances manuelles et des informations éparpillées : logiciel comptable, mails, équipes commerciales, etc. Cette dispersion complique l’identification des dossiers prioritaires et augmente le risque d’oubli ou de retard dans les relances.

À cela s’ajoute parfois un manque de coordination et de communication entre les différents services. Lorsque l’équipe commerciale, le service comptable et le dirigeant de l’entreprise ne disposent pas des mêmes informations au même moment, les décisions sont plus difficiles à prendre et la relation client peut se dégrader.

3 méthodes de suivi pour piloter vos encours clients

Il existe trois approches principales pour suivre vos encours clients : le suivi manuel sur tableur, les logiciels comptables et ERP (Enterprise Resource Planning), ainsi que les solutions logicielles dédiées au suivi des créances clients.

Le suivi manuel sur tableur

Le suivi manuel des créances, souvent réalisé via Microsoft Excel ou Google Sheets, permet de garder le contrôle sur chaque étape du processus. Pour les petites structures avec un volume limité de factures à suivre (moins de 30 clients actifs), un suivi hebdomadaire sur tableur peut sembler suffisant. Le temps consacré aux relances et au suivi des créances peut toutefois devenir contraignant : gérer des factures demande du temps, et le risque d’oubli ou d’erreurs humaines n’est pas nul. De plus, le ton d’un email peut varier d’un collaborateur à l’autre, ce qui pourrait créer une incohérence dans la stratégie de communication de votre entreprise.

Avec le suivi manuel, vous manquez de visibilité : pas de tableau de bord pour suivre l’ensemble de vos encours, pas d’alerte automatique sur les retards. Bref, difficile de prendre des décisions sans une vision claire de votre gestion des encours clients.

Les logiciels comptables et les ERP

Un logiciel comptable permet de centraliser les données liées aux factures et aux règlements, afin de faciliter le suivi administratif des créances. Les ERP, quant à eux, centralisent différents processus de l’entreprise, comme la comptabilité, les ventes ou encore la production. Ils répondent principalement aux besoins des entreprises qui souhaitent piloter l’ensemble de leur activité depuis un outil unique.

Certains logiciels comptables et ERP proposent également des fonctionnalités de relance en masse. Cependant, ces fonctionnalités restent généralement limitées à l’envoi de rappels standardisés et offrent peu de possibilités pour adapter les actions en fonction du profil du client, de son comportement de paiement ou de l’historique de la relation commerciale.

Sans fonctionnalités dédiées au pilotage du poste client, à la gestion des promesses de paiement, au suivi des litiges ou à la personnalisation des stratégies de relance, les entreprises restent souvent limitées à un suivi financier des créances plutôt qu’à une véritable gestion opérationnelle du risque client.

Des solutions logicielles pour le suivi des créances clients

Le suivi des créances clients intervient après l’émission de la facture et nécessite de récupérer les informations depuis votre logiciel comptable, votre logiciel de facturation ou votre outil de gestion commerciale (numéro de facture, montant, échéance, contacts clients, etc.) afin de faciliter le pilotage du poste client. Ces données sont ensuite regroupées grâce à un logiciel de recouvrement permettant :

De synchroniser les données avec vos outils existants : intégration avec votre logiciel comptable, votre ERP ou votre logiciel de gestion commerciale afin d’éviter les doubles saisies.
D’automatiser les scénarios de relance : emails, SMS ou courriers personnalisés selon le profil du client et le nombre de jours de retard.
De suivre vos encours en temps réel : utilisation d’un tableau de bord pour avoir une vision claire des retards, des échéances et des promesses de paiement.
De faciliter la collaboration entre les équipes : partage des informations, historique des échanges, mentions et notifications pour fluidifier les interactions entre la comptabilité, la direction et les commerciaux.
De structurer le traitement des situations complexes : suivi des litiges, gestion des mises en demeure et transmission éventuelle aux cabinets externes.

Pour les entreprises qui souhaitent aller plus loin qu’un simple suivi comptable, ces logiciels permettent de structurer et d’automatiser le suivi des créances, là où un logiciel comptable ou un ERP donnent principalement une vue d’ensemble des encours.

Les bonnes pratiques pour bien gérer son suivi

Quelle que soit la taille de votre entreprise, une organisation claire permet un suivi efficace des créances. Pour ce faire, il existe quelques bonnes pratiques à mettre en place pour gagner en visibilité, réduire les retards de paiement et faciliter le travail des équipes.

Centraliser l’information

Le suivi des créances est plus efficace lorsque toutes les informations sont regroupées au même endroit. En effet, pour que tous vos collaborateurs aient accès aux mêmes informations, doivent être facilement accessibles :

Les factures ;
Les échéances ;
Les historiques des échanges ;
Les promesses de paiement ;
La liste des litiges en cours.

Prioriser les dossiers à risque

Toutes les créances ne nécessitent pas le même niveau de suivi. Identifier les clients qui présentent des retards récurrents, avec des montants importants ou des comportements de paiement inhabituels permet de concentrer les efforts sur les dossiers les plus sensibles et d’intervenir au bon moment.

Automatiser les tâches répétitives

Les relances, les rappels d’échéance et les notifications représentent une part importante du travail administratif. Leur automatisation permet de sécuriser le processus de suivi des créances, de limiter les oublis et de libérer du temps pour les dossiers qui nécessitent une analyse plus approfondie.

Faciliter la collaboration entre la comptabilité et les commerciaux

Le suivi des créances concerne plusieurs services (équipes comptables, service commercial, direction), ce qui nécessite un partage d’information rapide et efficace. Ainsi, chacun dispose du même niveau d’information et peut intervenir plus rapidement lorsqu’une action est nécessaire.

Mesurer les bons indicateurs

Le suivi régulier des indicateurs de performance permet d’identifier les axes d’amélioration, de mesurer l’efficacité des actions mises en place et d’adapter, si nécessaire, la stratégie de recouvrement des créances.

Les indicateurs à suivre

Aucun indicateur ne permet à lui seul de piloter efficacement les créances clients. Pour disposer d’une vision fiable de votre poste client, il est recommandé de combiner des indicateurs de performance, de risque et de suivi des actions en cours.

Pour gérer au mieux vos encours, surveillez en priorité les indicateurs suivants :

Indicateurs	À quoi sert-il ?
DSO (Days Sales Outstanding)	Mesurer le délai moyen nécessaire pour encaisser les créances clients Évaluer l’efficacité du processus de suivi et d’encaissement, ainsi que son impact sur la trésorerie.
Balance âgée	Répartir les créances selon leur ancienneté afin d’identifier rapidement les factures en retard et de prioriser les actions de suivi.
Montant des encours clients	Indiquer les sommes restant à encaisser à un instant donné Mesurer l’exposition financière de l’entreprise et l’impact potentiel sur la trésorerie.
Taux de retard de paiement	Mesurer la proportion de factures réglées après leur échéance Suivre l’évolution du comportement de paiement des clients et détecter d’éventuelles dérives.
Promesses de paiement et litiges en cours	Suivre les dossiers qui nécessitent votre attention Anticiper les encaissements Mieux piloter les actions de relance.

Comment la technologie transforme-t-elle le suivi des créances ?

Les solutions logicielles spécialisées dans le suivi des créances permettent aujourd’hui d’aller plus loin qu’un simple suivi comptable. Connectées aux logiciels comptables, aux logiciels de facturation ou aux outils de gestion commerciale, elles centralisent les informations relatives aux créances et permettent de suivre en temps réel les encours. Grâce à l’automatisation des relances, les tableaux de bord, le suivi des promesses de paiement et les fonctionnalités collaboratives, elles contribuent à réduire les tâches répétitives, ce qui permet aux équipes de gagner en efficacité.

Le suivi des créances ne consiste plus uniquement à constater les retards de paiement. Il permet d’identifier les risques, de prioriser les actions et d’améliorer durablement la visibilité sur le poste client. Les entreprises qui disposent d’informations fiables et partagées sont mieux armées pour sécuriser leurs encaissements et préserver leur trésorerie.

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