C’est décidé, j’équipe mon entreprise d’un logiciel de recouvrement de créances !

Si la crise du Covid-19 a été au cœur de toutes les préoccupations ces dernières semaines. Avec le déconfinement les salariés ont peu à peu repris le chemin du bureau et la reprise économique a enfin pu s’amorcer. Si elle a forcé les entreprises à ralentir la cadence, cette crise aura rappelé l’importance d’une bonne gestion de sa trésorerie. Ce sont en effet les entreprises avec les process de recouvrement les plus rôdés qui s’en sont le mieux sorties et qui repartent désormais plus vite que les autres ! A l’heure des bonnes résolutions, est-ce qu’il ne serait pas temps de s’équiper d’un logiciel de recouvrement de créances ? Voici 4 bonnes raisons de sauter le pas !

 

Un logiciel de recouvrement pour sécuriser ma trésorerie

Stratégiques pour la pérennité d’une entreprise, les enjeux de trésorerie se sont révélés d’autant plus criants pendant la crise. Avant de prendre toute décision visant à sécuriser sa trésorerie, encore faut-il disposer d’une vision exhaustive sur son encours client.  En s’équipant d’un logiciel de recouvrement, un chef d’entreprise peut savoir à tout moment et en temps réel :

–          Le montant des créances en retard

–          Le montant des encaissements à venir

Grâce à sa synchronisation sécurisée avec la comptabilité, et à l’affichage calendaire, il est ainsi possible de s’appuyer sur une prévision des encaissements claire. Cette prévision tient compte de l’échéance initiale de la facture, mais aussi de la date de paiement anticipée. Il est donc facile de repositionner une créance suite à un échange téléphonique avec un client. En outre, le scoring de bon et mauvais payeur proposé par le logiciel de recouvrement permet de mettre en place des actions différentes et de savoir où concentrer ses efforts. En résumé, un logiciel de recouvrement offre une vision à 360° sur l’encours client, afin de prendre les décisions les plus appropriées.

Un logiciel de recouvrement pour améliorer les process de recouvrement

Vous le savez : rare sont les clients qui règlent leurs factures en temps et en heure, sans relance préalable. Mettre en place un logiciel de recouvrement, c’est l’occasion de structurer sa démarche de recouvrement et d’améliorer sa relation client.

Ce type d’outil permet en effet de mettre au point différents scénarios de relance, selon la structure de l’entreprise, son profil client et les différents enjeux de la relation commerciale. Il est ainsi possible de prévoir un scénario pour les TPE/PME et un pour les grands comptes, qu’il convient d’approcher différemment. Une fois ces paramètres définis, le logiciel de recouvrement pourra prendre en charge les trois grandes étapes suivantes :

–          Prévenance : rappeler une échéance imminente, c’est rendre service au client débiteur, tout en augmentant ses chances d’être payé rapidement.

–          Relance : une fois l’échéance arrivée, la relance doit être graduelle, avec un niveau de pression adapté. Email de courtoisie, email au ton plus ferme, relance téléphonique, démarche par courrier… La mise en place du logiciel de recouvrement et le paramétrage des différents scénarios vous donnent l’occasion de structurer vos process. Sachant que les premières relances par mail peuvent être automatisées, le logiciel vous fait gagner un temps précieux à redéployer sur les appels téléphoniques.

–          Remerciements : en remerciant systématiquement les bons payeurs, vous vous donnez toutes les chances que le prochain règlement de facture soit effectué dans les plus brefs délais, tout en soignant votre relation client. Cette étape peut également être automatisée.

 

Un logiciel de recouvrement pour faire gagner du temps aux équipes comptables

Grâce à l’automatisation de procédures jusque-là très chronophages, vos équipes comptables gagnent un temps considérable et sont en mesure de relancer 100% des clients, contre 20% lorsque ces tâches étaient faites manuellement. Leurs compétences sont utilisées à bon escient, sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et l’ensemble de l’entreprise gagne en productivité.

Avec une solution cloud collaborative telle que proposée par Clearnox, tous les services concernés peuvent être sollicités pour réduire encore plus les délais de paiement. De cette façon, les équipes sont mieux organisées et chacun sait ce qu’il a à faire.

 

Un logiciel de recouvrement pour mettre en place une culture cash

En tant que chef d’entreprise, vous êtes conscient de l’importance cruciale d’une trésorerie optimisée pour développer votre activité. Mais est-ce bien le cas pour l’ensemble de vos collaborateurs ? En vous équipant d’un logiciel de recouvrement, vous vous donnez la possibilité d’instaurer une véritable culture cash au sein de votre entreprise.

La visibilité offerte par le logiciel de recouvrement permet en effet de fixer des process efficaces pour améliorer ses finances. Une fois votre politique de trésorerie établie, vous pourrez communiquer sur les grands axes de votre culture cash à tous les niveaux de l’entreprise. En effet, il ne faudrait pas croire que seuls les financiers sont concernés ! Il s’agit d’insuffler dans chaque service une volonté collective de maintenir un niveau de cash suffisant, en assignant à chacun des objectifs. Le service achat peut par exemple optimiser la rotation des stocks pour ne pas mobiliser les liquidités outre-mesure, tandis que les commerciaux peuvent collaborer avec le service comptable pour réduire les délais de paiement des créances clients.

Les fonctionnalités de visibilité partagée du logiciel de recouvrement Clearnox font que la situation de l’encours client est connue de tous. Il est ainsi possible d’instaurer un véritable travail collaboratif, afin que chacun puisse agir à son niveau pour faire respecter la politique de culture cash établie en amont par la direction. Ce fonctionnement permet notamment d’impliquer davantage les commerciaux qui jouent un rôle primordial dans la procédure de relance client. Interlocuteurs privilégiés du client, ils peuvent permettre d’accélérer le délai de paiement, tout en préservant la relation commerciale. De cette façon, le BFR est réduit et la trésorerie optimisée.

 

Malgré les dégâts qu’elles peuvent occasionner, les crises représentent autant d’opportunités à saisir pour rectifier sa trajectoire. Ces derniers mois, les enjeux de trésorerie ont été au cœur de toutes les attentions. Décider de vous équiper dès à présent d’un logiciel de recouvrement vous permettra de traverser les turbulences à venir plus sereinement, en consolidant durablement votre trésorerie.