Groupe Factoria : “Grâce à Clearnox, les impayés ont diminué de 20% !“

Né en 2006, le Groupe Factoria, partenaire des plus grandes marques, propose à ses clients un service complet et unique pour concevoir, équiper et entretenir leurs infrastructures internes. Si le déploiement des systèmes d’impression et de numérisation est son cœur de métier historique, Factoria a enrichi ses services, fort de ses deux départements dédiés aux data et télécom et aux solutions informatiques.

Présent depuis plus de 15 ans sur le marché français, le groupe Factoria accompagne les PME et PMI, des professions libérales juridiques et des grands comptes, en agissant en véritable partenaire. La présence de ses équipes sur 30 sites en Ile de France comme en régions lui permet de garantir une maintenance de manière préventive ou curative pour proposer des solutions sur mesure sous 24h. Fort de 330 salariés, le groupe Factoria réalise un chiffre d’affaires de 80 millions d’euros

Depuis 2019, le groupe a choisi d’utiliser la solution Clearnox pour améliorer sa gestion comptable, mieux organiser ses relances et le suivi des factures client.

Christophe Delmarre, responsable du recouvrement au groupe Factoria

«Le groupe Factoria est constitué d’une vingtaine de structures différentes, qui ont chacune leur cœur de métier et leur clientèle. Représentant près de 10000 interlocuteurs, notre clientèle professionnelle est variée, à la fois par leur statut et leur taille (TPE, indépendants, grands groupes…) comme par leur secteur d’activité. Lors de mon arrivée en juillet 2020, le groupe avait accumulé de nombreux retards de paiement en raison notamment du contexte de crise sanitaire. Les comptables en charge du recouvrement manquaient également de temps pour relancer les clients.

La solution Clearnox, très facile et agréable d’utilisation, présente de nombreux avantages pour optimiser le recouvrement. Depuis juillet dernier, sur l’ensemble des portefeuilles clients, les impayés ont diminué d’environ 20 % ! »

Une méthode de travail optimale pour la relance

« Clearnox permet d’abattre une charge de travail importante en très peu de temps. Car grâce à l’outil intégré de suivi des dossiers, Clearnox nous apporte une méthode de travail qui favorise la régularité et la rapidité de toutes nos relances. La solution automatise à la fois l’envoi des mails, de courriers comme la remontée des données chiffrées en temps réel, les engagements et contrats des clients. Le gain de temps en termes de traitement est énorme. Désormais, en une seule journée, je peux réaliser les relances sur 2 à 3 portefeuilles clients par courrier ou mail. C’est ce qui a permis de réduire significativement les impayés.

Le logiciel permet aussi de visualiser l’évolution des encaissements, mois par mois, sur chacun des portefeuilles, ce qui est une véritable aide pour s’améliorer dans le recouvrement. »

Des relances personnalisées…

« La personnalisation des textes de nos courriels comme de la signature est également un atout de la solution Clearnox. En effet, je peux utiliser, selon les besoins, une de mes deux casquettes, car je suis en charge du recouvrement comme des litiges juridiques. Ainsi, au fil des relances, nous avons pu programmer à la 4e relance un passage vers notre service juridique. Ce changement d’expéditeur a souvent un impact significatif sur nos clients et permet de trouver une solution avant un litige qui nécessite de recourir aux avocats.

Cette personnalisation a notamment permis pendant la crise d’adapter notre discours pour rappeler que nous étions tous dans le même bateau et que nous allions chercher une solution notamment en cas de difficulté de paiement.
De même, les différentes entités du groupe peuvent être amenées à fusionner, changer de nom… l’actualisation permanente de ces données, qui comprend le logo qui accompagne la signature, représente également un gain de temps considérable. »

…vecteur d’une meilleure relation clientèle

« Désormais les clients sont aussi plus rigoureux. C’est dû à la meilleure visibilité offerte par Clearnox sur les nombres de jours de retard, les alertes à plus de 30 jours, 60 jours… Désormais en une seule manipulation, je peux relancer tous les clients en retard de 30 jours alors qu’auparavant nous avions à peine le temps de relancer à plus de 60 jours. Cette traçabilité, ainsi que l’envoi d’un mail de prévenance a permis de diminuer les impayés et surtout les clients payent plus vite ! Depuis le mois de juillet, nous avons gagné 2 à 3 semaines sur le délai d’encaissement de leur paiement.

Enfin, autre atout de la solution, Clearnox permet de visualiser l’activité du salarié qui l’utilise sur la journée, la semaine comme les 15 ou 30 derniers jours. Ce récapitulatif constitue une aide, a fortiori durant les périodes de télétravail qui sont nombreuses !

Je recommande vraiment la solution Clearnox, qui allie facilité d’utilisation et gain de temps au quotidien, pour une réduction rapide des impayés.»

Mathias Eleaume, CEO de Clearnox :

«Nous partageons avec le groupe Factoria le même souci d’un service sur mesure pour une typologie de clientèle très variée. Je me réjouis que le groupe ait trouvé en Clearnox une solution adaptée à ses besoins de croissance comme à son actualité, qui passe par le rachat de sociétés et donc la gestion de nombreux portefeuilles clients. Et dans cette période délicate pour ses clients, grâce à notre outil, le groupe a pu personnaliser ses relances clients, fidèle à ses valeurs de proximité !».

Facturer c’est bien, encaisser c’est mieux !

Demandez une web démo

contact@clearnox.com

Tel. : +33 2 47 60 65 96