Relance facture impayée : guide complet et templates

Une facture en attente, un client qui tarde à payer… et c’est toute votre trésorerie qui s’en trouve fragilisée. Pour les PME comme pour les ETI, les retards de paiement ne sont pas une exception, mais une réalité quotidienne. Et si relancer ses clients fait partie du jeu, encore faut-il savoir quand, comment et avec quels outils le faire pour être réellement efficace… sans détériorer la relation commerciale !

Dans cet article, découvrez les étapes clés d’un processus de relance structuré, les bons réflexes à adopter pour éviter les impayés durables, et surtout, comment l’automatisation peut vous faire gagner du temps et du cash. Que vous soyez DAF, comptable ou dirigeant, vous trouverez ici des conseils concrets, des modèles prêts à l’emploi de relance et des leviers concrets pour professionnaliser la gestion de votre poste client.

Relance facture impayée : pourquoi est-il essentiel de s’en réoccuper ?

Malheureusement, les factures impayées sont monnaie courante, notamment en B2B. Toutes les entreprises, quels que soient leur secteur ou leur taille, y sont confrontées. Or, les retards de paiement ne sont pas sans conséquences : pression sur la trésorerie, désorganisation interne, voire ralentissement de la croissance. C’est pourquoi mettre en place un processus de relance efficace est indispensable pour préserver la santé financière de l’entreprise et anticiper les risques d’impayés.

Quels sont les risques d’impayés ?

Quelles sont les conséquences financières ou juridiques des factures impayées pour les entreprises ?

Des procédures de recouvrement longues et coûteuses : amiables au départ, elles peuvent rapidement évoluer vers des démarches contentieuses complexes.
Un impact direct sur la trésorerie : l’entreprise voit son fonds de roulement diminuer et peut être contrainte de contracter un crédit ou de passer en découvert.
Des projets stratégiques freinés ou annulés : investissements, recrutements ou développements peuvent être reportés, voire abandonnés.
Un déséquilibre comptable : les impayés perturbent les résultats de fin d’exercice et la gestion prévisionnelle..

Les impayés représentent la première cause de faillite en France et concernent environ 25 % des défaillances d’entreprises (Suivi mensuel des défaillances par la Banque de France). Un processus actif de relance des factures impayées est donc indispensable pour limiter les risques.

Comment relancer une facture impayée ?

Face à un client qui tarde à régler une facture, il est essentiel d’agir rapidement, méthodiquement, et en préservant la relation commerciale. Une relance efficace s’appuie sur une procédure graduée, rigoureuse et bien documentée. Voici comment structurer votre processus de recouvrement.

Quelles sont les étapes de recouvrement ?

Mettre en place un processus clair et anticipé de relance permet de prévenir les retards de paiement et de gagner un temps précieux dans le traitement des impayés. Voici les 7 étapes clés pour relancer vos clients efficacement, tout en préservant la relation commerciale.

Première relance par email (dès le dépassement de l’échéance). Dès qu’une facture n’est pas réglée à la date prévue, envoyez un premier message courtois. Rappelez les références de la facture concernée, son montant, la date d’échéance, son délai de paiement… Lors de la rédaction de votre mail de relance, adoptez un ton professionnel et constructif : l’objectif de cette relance amiable est de rappeler la dette sans brusquer.
Deuxième relance par email, plus ferme. Sans réponse au premier message, renvoyez un second email sous 7 à 10 jours. Soyez plus direct et mentionnez les conséquences possibles en cas de non-paiement (intérêts de retard, suspension de services…).
Relance téléphonique. Si le silence persiste, appelez votre interlocuteur. Ce contact humain permet souvent de débloquer la situation, de comprendre les raisons du retard et d’identifier un point de blocage éventuel (litige, erreur d’email, absence, etc.).
Troisième relance par mail et proposition d’une solution de paiement adaptée. Dans une logique de résolution amiable, proposez une solution sur mesure : paiement échelonné, remise partielle, ou délai supplémentaire sous conditions. Cette flexibilité peut accélérer le règlement et préserver la relation.
Lettre de relance par courrier recommandé. Si le client fait la sourde oreille, il est recommandé d’envoyer une lettre de relance par courrier recommandé avec accusé de réception. Cette lettre doit être rédigée de manière professionnelle et doit rappeler les termes de paiement de la facture ainsi que les conséquences en cas de non-paiement.
Mise en demeure de payer par courrier. Envoyée elle-aussi par courrier recommandé avec accusé de réception, cette mise en demeure doit demander le paiement de la facture dans un délai précis et clairement indiquer les conséquences en cas de non-paiement.
En dernier recours, passer à la phase contentieuse. La phase contentieuse doit être mise en place lorsque le recours à l’amiable ne donne aucun résultat. Pour cela, vous devez saisir le juge du Tribunal de commerce et obtenir une injonction de payer. Vous pouvez assigner le débiteur en référé-provision.

Le conseil Clearnox : pour gagner en performance, anticiper les éventuels litiges et améliorer son image de marque, il est conseillé d’opter pour la prévenance en amont de la date d’échéance de la facture, sans oublier de remercier votre client lorsque la facture est réglée.

Comment rédiger un mail ou une lettre de relance ?

Une lettre de relance doit avant tout être courtoise mais ferme, en rappelant les éléments clés de la facture (montant, date d’échéance, numéro), sans agressivité. Il est essentiel d’adapter le ton au profil du client et au niveau de retard constaté. Une bonne relance contient :

les coordonnées de l’entreprise et du destinataire,
un rappel clair de la créance (objet, montant, date),
une demande explicite de règlement,
un délai précis pour la réponse ou le paiement,
une formule de conclusion ouverte au dialogue.

Besoin d’un modèle de lettre de relance client ? Téléchargez nos templates.

Quels sont les délais de relance ?

En matière de relance de factures impayées, le bon timing joue un rôle décisif dans le taux de recouvrement. Un calendrier bien structuré permet d’agir au bon moment, sans nuire à la relation client.

En général, la première action intervient 5 à 8 jours avant l’échéance, via un message de prévenance. Si le paiement n’est pas reçu à temps, une première relance par email est envoyée une semaine après la date d’échéance, suivie d’une seconde relance dans les 7 jours suivants.

En l’absence de réponse, un appel téléphonique s’impose, puis, si nécessaire, des courriers simples voire recommandés peuvent conclure le cycle. Cette approche graduée permet de rester à la fois rigoureux et respectueux du client.

Adapter la fréquence et l’intensité des relances en fonction du profil payeur reste une bonne pratique : un grand compte ou un client export ne se relance pas comme une TPE locale. L’important reste la régularité et la traçabilité des actions engagées.

Bon à savoir : Quel est le délai de prescription pour relancer une facture impayée ? Entre professionnels (B2B) : 5 ans à compter de la date d’échéance de la facture. Avec un particulier (B2C) : 2 ans à compter de l’exigibilité.

Ce délai peut être interrompu par une action (mise en demeure, assignation au tribunal…), ce qui relance un nouveau délai. Pensez donc à conserver la preuve de vos relances (emails, courriers, appels consignés) !

Quand envoyer une mise en demeure ?

Lorsque les relances amiables n’ont donné aucun résultat, l’envoi d’une lettre de mise en demeure marque une dernière tentative avant une éventuelle procédure judiciaire. Ce document, généralement envoyé en recommandé avec accusé de réception, vise à formellement exiger le paiement sous un délai précis, en rappelant les conséquences en cas de non-respect.

Une mise en demeure peut être adressée 15 à 30 jours après la dernière relance restée sans effet, selon la situation et la relation commerciale avec le client. Elle doit être claire, précise et datée, tout en restant factuelle et professionnelle.

Pour un exemple de courrier formel, consultez notre modèle gratuit de mise en demeure.

Ces 3 fléaux qui vous empêchent de relancer efficacement vos factures impayées

Le manque de visibilité

Il est nécessaire d’avoir une bonne visibilité sur les encours pour pouvoir relancer efficacement ses factures. En effet, vous avez besoin de savoir qui vous doit quoi (le montant de la facture) et pour quand (la date d’échéance de la facture).

Le manque de visibilité peut être à la source de factures impayées et de processus de recouvrement longs et complexes, tout comme le manque de temps pour relancer efficacement.

La difficulté à collaborer

Les difficultés de collaboration entre différents services peuvent également être à l’origine de perte de temps délétères. En effet, chaque équipe a un traitement particulier de gestion des impayés : la relance des commerciaux ne sera pas la même que la relance du service de comptabilité et des doublons peuvent survenir. Pour faciliter la collaboration entre les différents services, l’entreprise a besoin d’un outil avec des tableaux de bord clairs et intuitifs.

Des processus de relance artisanale

Enfin, les méthodes de relance artisanales ne permettent pas de mettre en place un processus de recouvrement qui soit rapide, efficace et adapté aux spécificités de chaque client. De plus, les risques d’oublis et d’erreurs sont élevés avec un fonctionnement manuel. Pour toutes ces raisons, il peut être opportun d’automatiser la procédure de relance.

Relance facture impayée : automatisez votre poste client pour une performance accrue

Vous l’aurez compris, le processus manuel de relance de facture impayée n’est aujourd’hui plus compatible avec les enjeux de viabilité de l’entreprise. Chronophage, source d’erreurs et non collaboratif, il va en effet à l’encontre des besoins en agilité, fiabilité, instantanéité et efficacité, que nécessitent les activités de gestion du cash.

Aussi, il paraît essentiel de s’équiper d’une solution d’automatisation du processus de relance facture impayée. L’objectif : réduire les pertes liées aux créances non réglées et optimiser le niveau de trésorerie. À ce titre, un bon outil de recouvrement de créances s’appuie sur différents leviers :

La centralisation des informations liées au client

Comptabilité, finance, force de vente… Chaque service concerné a sa part de responsabilité concernant la relance facture impayée. Aussi, il est important que les collaborateurs aient accès à une information unique, même si leurs méthodes de recouvrement diffèrent.

Un outil digital leur offre une visibilité commune sur des données telles que le cycle de facturation, les paiements reçus, les retards enregistrés ou encore les actions entreprises. Ils collaborent davantage dans un esprit d’efficacité opérationnelle : les coûts liés aux erreurs diminuent et la productivité s’améliore… automatiquement !

Le suivi en temps réel de la situation de chaque client

Un outil de recouvrement analyse de manière continue les données de l’activité client. Ainsi, il fournit sous forme de tableaux de bords, des rapports détaillés et mis à jour en temps réel permettant de connaître les créances en cours de chaque client à tout moment. Aussi, il constitue un atout de taille pour l’aide à la décision et la pertinence des actions à mener.

Une approche personnalisée

En amont de l’échéance, l’envoi d’un message personnalisé encourage le règlement des factures dans les temps. En cas de défaut de paiement, la relance automatique de facture impayée n’en sera que mieux accueillie. Au final, l’expérience client et l’image de l’entreprise gagnent en qualité.

De meilleures conditions de travail pour les collaborateurs

Certaines tâches récurrentes considérées à juste titre comme fastidieuses, sont susceptibles de générer une véritable démotivation. En effet, vérifier la bonne réception des factures, leur relance ou encore leur contrôle n’entre pas dans le cercle des activités gratifiantes.

L’automatisation de ces tâches soulage non seulement les équipes, mais professionnalise également les processus métiers… Les collaborateurs gagnent un temps considérable qu’ils peuvent dédier au développement de leur cœur de métier. Un bon argument pour retenir les talents de la fonction finance au sein de l’entreprise !

Un processus de règlement des factures accéléré

Il va sans dire que récupérer rapidement les sommes dues permet de gérer l’entreprise de manière plus sereine. En effet, réduire les délais de paiement signifie optimiser la trésorerie. Et une trésorerie sécurisée est synonyme de charges payées dans les temps et de diminution des coûts.

Dès lors, des actions destinées à maximiser les bénéfices et financer des investissements peuvent être mises en œuvre. Un véritable avantage concurrentiel !

Clearnox : la solution automatisée de relance facture impayée

Une solution pensée pour toutes les équipes, de la direction à l’opérationnel

Pour le suivi, la relance et le règlement des factures clients, Clearnox, solution cloud de recouvrement en ligne, répond à tous les impératifs liés aux enjeux de performance de l’entreprise.

Adapté aux directions générales et financières aussi bien qu’aux équipes opérationnelles (chargés de recouvrement ou commerciaux) l’outil représente à ce titre un allié de poids en termes d’optimisation de l’encours client.

À travers les avantages liés à l’automatisation il permet à l’entreprise de se prémunir des impayés et d’éviter les fâcheuses conséquences sur sa trésorerie.

Côté pratique, les tableaux de bord sont intuitifs et détaillés. À tout moment, ils permettent de suivre des indicateurs clés de performance comme le DSO et le taux de recouvrement. Ils fournissent également à chaque instant de précieuses données telles que l’état des paiements, les factures en retard, le montant de l’encours, ou encore la nature des risques que représente tel ou tel client.

Des fonctionnalités avancées pour automatiser et personnaliser vos relances

L’envoi de mails de prévenance et de relance est automatisé et il est possible de personnaliser des scénarios de relance selon les profils des clients. Les fonctionnalités riches et avancées sont prêtes à l’emploi et simples à utiliser.

Développé en mode SaaS et synchronisé avec votre propre outil de comptabilité, le logiciel de relance facture impayée Clearnox s’active en ligne et se déploie rapidement. Il permet en outre un traitement des données de masse, quelles que soient la taille de votre entreprise et la nature de votre secteur d’activité. Un seul clic et ce sont plusieurs relances qui sont générées en une fois !

Collaboration, productivité et trésorerie : les bénéfices concrets de Clearnox

Favorisant le travail collaboratif, la solution Clearnox constitue un catalyseur d’efficacité, qu’il s’agisse de gérer les factures ou les litiges. Il participe ainsi à la création de meilleures conditions de travail et améliore la relation client, en même temps que l’image de l’entreprise.

C’est un fait. La digitalisation et la professionnalisation du process de recouvrement constituent un axe majeur de la maîtrise des délais de règlement. Et question productivité, les résultats sont éloquents : à travers l’utilisation quotidienne de la solution Clearnox, les entreprises gagnent en moyenne 30 % de trésorerie et économisent 50 % de temps dans leurs activités de suivi et de relance facture impayée !

Maîtriser vos délais de paiement ne repose pas seulement sur des rappels bien placés, mais sur un processus structuré, collaboratif et outillé. La relance ne doit plus être vécue comme une contrainte, mais comme un levier stratégique au service de votre trésorerie et de vos équipes.

Besoin d’être accompagné sur vos relances ? Demandez une démo de l’outil et découvrez comment Clearnox peut fluidifier et solidifer vos process.

Et si vous souhaitez avoir une vue globale sur la gestion de vos créances, téléchargez l’ebook : Anticiper, relance, récouvrer | La méthode complète pour gérer vos créances.